มีอีเมล์บริษัทโดเมนตัวเอง ง่ายนิดเดียว

สืบเนื่องจากงานสัมมนาที่ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ร่วมกับกูเกิ้ล (Google) เมื่อปลายเดือนกันยายน 2560 ที่ผ่านมา มีท่านผู้ประกอบการหลายท่านได้สอบถามว่าตอนนี้ใช้อีเมล์แบบฟรีอยู่คือใช้เป็นชื่อบริษัทแล้วตามด้วย @gmail.com หรือ @yahoo.com หรือ @hotmail.com หรือที่มีอีกแบบคือใช้ชื่อตัวเองแล้วตามด้วยโดเมนฟรีทั้งหลาย ปัญหาที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่านรับทราบร่วมกันคือการทำธุรกิจแต่ใช้โดเมนอีเมล์แบบฟรีดูแล้วไม่น่าเชื่อถือ เพราะว่าโดเมนเนมของตัวเองเปรียบเหมือนการเอาใจใส่หน้าบ้าน ว่าง่ายๆ เปรียบเหมือนป้ายชื่อบริษัทเราถ้าทำไม่ดี เอากระดาษ A4 มาแปะแล้วเขียนชื่อ ความน่าเชื่อถือก็หายไปทันที เพราะการมีโดเมนตัวเองนั่นหมายถึงการพิสูจน์ตัวตนมาระดับหนึ่ง

คำถามที่ผู้ประกอบการหลายท่านมักจะถามว่าอยากอีเมล์โดเมนตัวเองจะต้องทำอย่างไรบ้าง เพราะไม่รู้วิธีจะทำอย่างไร ซึ่งเราสามารถทำได้ง่ายๆ ตามขั้นตอนดังนี้ครับ

ขั้นตอนที่ 1 : จดโดเมนเนม (Domain Name) ก่อน การมีโดเมนก็เหมือนการมีเลขที่บ้านเป็นของตัวเอง ใครผ่านไปผ่านมาก็จะรู้ว่า อ๋อ นี่คือบ้านจริงๆ นะ มีตัวตน มีทะเบียนบ้าน คล้ายๆ กับการที่เราไปจดทะเบียนการค้านะครับ คนที่มาซื้อของกับเราก็จะเชื่อถือ เพราะการจดโดเมนโดยเฉพาะโดเมน .co.th เราต้องมีการยืนยันตัวตนไม่มากก็น้อย ซึ่งการมีโดเมน .co.th นี่ชัดเจนเลยว่าต้องเป็นบริษัทอยู่ในประเทศไทยเท่านั้น ใครที่มาเถียงบอกว่าไม่จริงหรอก ทำไมต้องจดทะเบียนการค้าหรือมีโดเมนตัวเอง ก็ลองดูไปเสนอสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้ารายใหญ่ๆ หรือขยายช่องทางการขายแบบ mass ดูนะครับแล้วท่านจะเข้าใจ หลังจดโดเมนเนมท่านก็จะมีเลขที่ต่างๆ หลังบ้านที่บอกว่าโดเมนของเราเบอร์อะไร จะให้เว็บไซต์เราชี้ไปที่เบอร์อะไร และอีเมล์คืออะไร ค่าใช้จ่ายไม่แพงหลักร้อยบาทเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2 : มีข้อมูลหน้าบ้านบนเว็บไซต์และอีเมล์เท่ห์ๆ ถึงขั้นนี้เราต้องร้องเฮเพราะเรามีโดเมนตัวเองเรียบร้อยแล้ว ทีนี้อยากมีเว็บไซต์กับอีเมล์ตัวเองบ้างที่เป็น www.mydomain.com และอีเมล์ somchai@mydomain.com จะทำได้อย่างไรบ้าง ซึ่งสองเรื่องนี้ต้องแยกกันนะครับ การมีเว็บไซต์ตัวเองเราเปรียบเหมือนกับเราเอาบ้านเลขที่เราไปแขวนหน้าบ้าน ว่าแต่บ้านเราอยู่ไหนครับ ก็มีสองวิธีคือ 1 ซื้อเครื่องเซิร์ฟเวอร์มาเอง (ปลูกบ้านเอง) อันนี้วุ่นวายมากสำหรับมือใหม่ ไม่แนะนำ กับวิธีที่ 2 คือ เช่าพื้นที่กับผู้ให้บริการโฮสติ้ง (เช่าบ้านเค้าอยู่ จ่ายค่าเช่ารายปี) ค่าเช่าจ่ายก็แล้วแต่ขนาดความกว้างของบ้านมีตั้งแต่สามพันจนถึงมากกว่านั้น ซึ่งโดเมนเราก็ต้องบอกกับคนทั่วโลกด้วยการใส่ตัวเลขในระบบโดเมนในขั้นแรกว่าเว็บเราบ้านเลขที่เท่าไหร่ (แต่ถ้ายังไม่อยากมีเว็บไซต์ตัวเอง ก็ข้ามไปขั้นตอนที่ 3 นะครับ) ซึ่งโดยปกติถ้าเช่าเว็บโฮสติ้งเค้าจะมีฟรีอีเมล์มาให้ด้วยที่เป็นโดเมนตัวเอง somchai@mydomain.com แบบฟรีๆ แต่แบบที่ทราบกันครับว่าของฟรีของแถมต้องทำใจกับความเสถียรและข้อจำกัด เพราะว่ามันเป็นซอฟต์แวร์ฟรีที่ผู้ให้เช่าเอามาแถมให้ เช่น อาจจะส่งไฟล์ใหญ่ๆ ไม่ได้ แปะไฟล์ให้ลูกค้าได้นิดเดียว โดยแฮ๊ก เซิฟเวอร์ล่มบ่อย ฯลฯ แต่ก็ใช้ได้ในระดับหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 3 : อยากมีระบบอีเมล์โดเมนตัวเองและทำงานร่วมกันในองค์กร ซึ่งจะตอบโจทย์ข้อเสียของการใช้อีเมล์ฟรีแบบ @gmail.com หรือ @hotmail.com มาใช้ในองค์กรก็คือ ถ้าเราให้พนักงานทุกคนใช้ฟรีอีเมล์หมด เราจะควบคุมข้อมูลและอีเมล์ได้อย่างไร เช่น พนักงานอยู่กับเรามาหลายปีชื่อสมศรี ใช้อีเมล์ somsri.abc@gmail.com โดยสมมติว่าบริษัทเราชื่อ abc จะได้รู้ว่า อ้อ นี่คือเมล์ที่สมศรีใช้ในงานบริษัท แล้วถ้าวันหนึ่งสมศรีลาออกไป คำถามคือเราจะเอาข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในเมล์ของสมศรีออกมาได้อย่างไร แล้วจะแน่ใจได้หรือไม่ว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะไม่ติดไปกับอีเมลนั้นและถูกเผยแพร่ หรือส่งต่อให้กับบริษัทคู่แข่งรายอื่น

ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดก็สืบเนื่องมาจากการที่เรามีโดเมนตัวเองแล้ว ก็คือการใชัระบบอีเมล์และการทำงานร่วมกัน บนระบบ Cloud นั่นเอง

ระบบ Google Workspace ก็คือระบบอีเมล์และการทำงานร่วมกันบนระบบ Cloud คุณสามารถเรียนรู้คุณสมบัติเพิ่มเติมได้ที่นี่เลยครับ

การทำงานบน Google Workspace จะตอบโจทย์บริษัทในยุค 4.0 ที่ต้องการประสิทธิภาพการทำงานที่รวดเร็ว ไม่ว่าจะส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ควบคุมการเอาข้อมูลขององค์กรออกไปถ้าพนักงานลาออก การจัดการบัญชีและรหัสผ่าน การนัดหมายผ่านปฏิทิน การเก็บข้อมูลบน cloud ที่เราไปไหนก็ทำงานได้จากอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โน๊ตบุ๊ค หรือโทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการแชททั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร (อย่าลืมนะครับว่าที่เราแชทกันบนโปรแกรมแชทอื่นๆ เราจะเอาหลักฐานจากไหนมายืนยันข้อมูลที่คุยกับลูกค้า แต่ Google Workspace ข้อมูลอยู่ในนั้นหมด อ้างอิงได้ทุกข้อความ)

ส่วนค่าใช้จ่ายก็ตอบโจทย์องค์กรที่สามารถจ่ายตามขนาดขององค์กร พูดง่ายๆก็คือใช้น้อยก็จ่ายน้อย ใช้มากก็จ่ายมากหน่อย เพราะเราคิดราคาแบบต่อหน่วย แต่ไม่ว่าจะใช้มากหรือน้อยก็คุ้มค่าแน่นอน นอกจากนี้คุณไม่ต้องไปลงทุนซื้อฮาร์ดแวร์มารองรับ และปวดหัวกับเรื่องปัญหาความจุในอีเมล์ สนนราคาค่าบริการเริ่มต้นแค่วันละ 3 บาทเท่านั้น การติดตั้งระบบก็ง่ายแสนง่าย

หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติม สามารถติดต่อเราได้ที่  บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด