6 วิธีใช้ G Suite ร่วมกับค่ายอื่น

ทริคการใช้ G Suite ร่วมกับ Non G Suite หลายคนอาจจะยังสงสัยว่า ถ้าใช้ G Suite แล้ว จะสามารถทำงานร่วมกับผู้ที่ไม่ได้ใช้ G Suite อย่าง Microsfoft Office ได้อยู่หรือไม่ เนื่องจากมีเคสที่ต้องส่ง-รับไฟล์ ที่นอกเหนือจาก Google files กับลูกค้าหรือผู้ร่วมงานอื่น คำตอบก็คือ ได้แน่นอนครับเนื่องจากเป็นการทำงานรูปแบบ cross ค่ายกัน ซึ่งต้องรู้วิธีการใช้หลักๆ เพื่อให้การใช้งาน G Suite กับ non G Suite เป็นไปอย่างลื่นไหล  ซึ่งผมหยิบวิธีการใช้งาน G Suite กับ Microsoft มาประมาณ 6 หัวข้อที่ใช้งานกันบ่อยที่สุดมาฝากกัน จะบอกว่าถ้าทำเป็นแล้ว ครั้งต่อไปก็จะเร็วขึ้นกว่าเดิมแน่นอนครับ  1. นัดหมายและประชุมวิดิโอคอลข้ามค่ายได้เลย หากต้องการนัดหมายและประชุมวิดิโอคอลกับผู้ที่ไม่ได้ใช้ G Suite หรือ นอกเหนือจาก @gmail.com ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยใช้ Calendar เพื่อสร้างอีเว้นท์และทำการเชิญเข้าร่วมประชุม โดยให้ผู้ใช้ G Suite เป็นคนสร้างการนัดหมายประชุม และเชิญผู้ที่ไม่ใช่  G Suite เข้าร่วม จะเห็นได้ว่าวิธีการนัดประชุมกับวิดิโอคอลก็ทำได้ปกติเลยครับ โดยเฉพาะ Hangouts Meet ที่ถ้าผู้ไม่ได้ใช้ G Suite ก็สามารถเข้าร่วมได้ แค่กดผ่านลิ้งค์เท่านั้นเอง เหมือนปกติทุกอย่างเลยครับ  2. เปลี่ยนไฟล์ Microsoft Office ให้เป็น Google files ผู้ที่ใช้งาน G Suite ก็ยังสามารถใช้งาน Office ไฟล์ ได้เช่นกัน แม้จะไม่มีโปรแกรม Office ในเครื่อง PC  โดยที่คุณสามารถเปิดไฟล์นั้นบน Chrome browser เพื่อดู...

Continue reading

6 เคล็ดลับ Video Conference อย่างไรให้ราบรื่น

ในช่วงที่ประสบปัญหาวิกฤติ COVID-19 อยู่ในตอนนี้ หลายคนเลือก Video Conference หรือการประชุมผ่านวิดีโอเป็นตัวหลักในการทำงานแบบ Work from home แต่การประชุมผ่านวิดีโอนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทุกคนเสมอไป โดยเฉพาะบ้านที่มีเด็กๆ หรือสัตว์เลี้ยง ซึ่งอาจมีเสียงรบกวนเล็ดลอดเข้ามาขณะประชุมได้ วันนี้เรามี 6 เคล็ดลับดีๆ จาก Google ที่จะช่วยให้คุณสามารถประชุมทางวิดีโอได้อย่างราบรื่นขณะอยู่ที่บ้าน อ่านบทความเพิ่มเติม: 6 เคล็ดลับจาก Google | Work from home อย่างไรให้เวิร์ค เคล็ดลับที่ 1: เลือกบรรยากาศที่เหมาะสม การพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อน หรือระดมความคิด วิดีโอคอนเฟอเรนซ์จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการพิมพ์แชทหรืออีเมล แต่ก็ควรนึกถึงสภาพแวดล้อมรอบตัวคุณด้วย เช่น พยายามเลือกฉากหลังเป็นกำแพงธรรมดาและหลีกเลี่ยงหน้าต่างที่อาจะทำให้เกิดการย้อนแสง หรือหากคุณวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ด้วยแล็ปท็อป ไม่ควรวางแล็ปท็อปไว้บนตัก หรือขยับหน้าจอไปมาบ่อยๆ เพราะการส่ายหน้าจอเพียงเล็กน้อยนั้นอาจะทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นเสียสมาธิได้ เคล็ดลับที่ 2: นัดประชุมง่ายๆ เพียงไม่กี่คลิก สามารถตั้งค่าการประชุมและเชิญผู้เข้าร่วมได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างง่ายดายจาก Google Calendar ที่ซิงค์เข้ากับ Hangouts Meet โดยระบบจะสร้างลิงก์สำหรับเข้าร่วมประชุมให้คุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่ เคล็ดลับที่ 3: ได้ยินไม่ถนัด? ลองเปิดโหมดคำบรรยายใต้ภาพ หากคุณอยู่ในสถานการณ์ที่มีเสียงดังรบกวน แถมยังไม่มีหูฟังด้วย คุณสามารถเปิดใช้ฟีเจอร์คำบรรยายใต้ภาพหรือโหมด Caption ได้ใน Hangouts Meet เพื่อแสดงคำบรรยายใต้ภาพแบบเรียลไทม์ (เช่นเดียวกับคำบรรยายในทีวี) แต่ปัจจุบันฟีเจอร์นี้รองรับเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น เคล็ดลับที่ 4: แชร์หน้าจอเฉพาะสิ่งที่ต้องการนำเสนอ ในระหว่างการนำเสนอผ่านการแชร์หน้าจอ แล้วทุกคนที่เข้าร่วมประชุมเห็นทุกอย่างบนหน้าจอของคุณ ไม่ว่าจะเป็นหน้าอีเมลที่อาจมีอีเมลสำคัญ หรือหน้าเพจโซเชียลมีเดียที่กำลังเปิดค้างอยู่ ก็อาจจะดูไม่เหมาะสมเท่าไหร่ ให้ลองเลือกแชร์หน้าจอแบบหน้าต่างเดียว (A window) แทนการแชร์หน้าจอทั้งหมด (Your entire screen) เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะแชร์หน้าจอเฉพาะสิ่งที่ต้องการนำเสนอเท่านั้น เคล็ดลับที่ 5: เปลี่ยนเลย์เอาท์ของหน้าจอให้เหมาะสม ใน Hangouts Meet สามารถปรับเปลี่ยนเลย์เอาท์ของวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้ ลองปรับเลย์เอาท์ให้เหมาะสมกับการพูดคุยภายในทีมของคุณ เช่น ตั้งค่าให้เห็นเฉพาะหน้าจอที่เพื่อนในทีมแชร์ หรือจะให้สามารถเห็นผู้พูดขณะแชร์หน้าจอด้วยก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าต้องการมุ่งเน้นไปที่ผู้พูดหรือหน้าจอการนำเสนอ เคล็ดลับที่ 6: ปล่อยตัวตามสบาย...

Continue reading