Paperless สร้างระบบไร้กระดาษอย่างยั่งยืนด้วย Google Workspace

Paperless สร้างระบบไร้กระดาษอย่างยั่งยืนด้วย Google Workspace Google Workspace พื้นที่การทำงานร่วมกันแบบ Real-time ที่เหมาะกับสถานการณ์ปัจจุบันและเป็นพื้นที่แห่งอนาคตที่ไม่ว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานร่วมกันได้ทันทีที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ช่วยให้คุณประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากร หากคุณกำลังสงสัยว่า Google Workspace ช่วยให้คุณสามารถทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ได้อย่างไร และ Google Workspace ตอบโจทย์ในการเป็นเครื่องมือเพื่อการทำงานแห่งอนาคตได้อย่างไรนั้น มาดูกันเลย! เปลี่ยนแบบสำรวจหรือแบบสอบถามจากกระดาษสู่ฟอร์มออนไลน์ การสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ช่วยประหยัดกระดาษและเวลาในการเก็บและตรวจแบบสอบถามได้อย่างมาก คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มได้ในเวลาไม่กี่นาที ไม่ว่าจะเป็นแบบสำรวจความต้องการ, แบบฟอร์มอาสาสมัคร, และอื่นๆ ซึ่งคุณสามารถตั้งค่ารับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนส่งแบบฟอร์มใหม่เข้ามาผ่านทางอีเมลด้วย Gmail  ได้อีกด้วย ผลลัพธ์จะอยู่ในรูปแบบข้อมูลสรุปและแผนภูมิโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถนำข้อมูลไปใช้ได้ในทันที ติดตามรายละเอียดก่อนการประชุมผ่านทางออนไลน์ ใช้ปฏิทิน (Calendar) สร้างปฏิทินของสมาชิกในทีมเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและอัปเดตได้ทันทีเมื่อมีการประชุมใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงกำหนดการเวลาในการประชุม ซึ่งคุณและสมาชิกในทีมสามารถนำข้อมูลรายละเอียดสำหรับการประชุมใส่ไว้ในกำหนดการนั้นๆในปฏิทิน เพื่อให้ทุกคนสามารถอัปเดตและทำความเข้าใจกับข้อมูลรายละเอียดการดำเนินงานก่อนเข้าร่วมการประชุมได้ สร้าง จัดเก็บ และแชร์ข้อมูลออนไลน์แทนการพรินต์กระดาษ การจัดเก็บใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารที่เป็นกระดาษอาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้ง่าย แต่ไดรฟ์ (Drive) จะทำให้การทำงานร่วมกันกับทีมและพาร์ทเนอร์เป็นเรื่องง่ายและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เมื่อคุณทำการจัดเก็บไฟล์ต่างๆบนไดรฟ์แล้ว ระบบจะซิงค์และจัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการให้ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์ของคุณ คุณสามารถทำได้ง่ายๆเพียงเปิดฟีเจอร์การแชร์และเลือกแชร์ให้กับคนที่คุณต้องการได้ในทันที ประหยัดกระดาษเมื่องานของคุณมีเอกสารแบบร่างหลายฉบับ เป็นเรื่องปกติสำหรับการทำงานที่คุณจะมีข้อมูลอยู่มากมายกระจัดกระจายอยู่หลายแห่ง มีแบบร่างหลายฉบับกว่าโครงการของคุณจะได้รับการอนุมัติ การเก็บแบบร่างไว้ทั้งหมดเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการทำงานในอนาคตอาจเป็นเรื่องยากทั้งในเรื่องการจัดเก็บและการค้นหา แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปหากคุณใช้เอกสาร (Docs), ชีต (Sheets), หรือสไลด์ (Slides) ระบบเหล่านี้จะบันทึกและเก็บฉบับร่างทั้งหมดไว้ในไฟล์เดียวกันโดยอัตโนมัติ หากต้องการใช้ข้อมูลเดิมเพียงแค่เปิดประวัติการแก้ไขและกดเปลี่ยนไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้ทันทีที่คุณต้องการ แชร์ข้อมูลและทรัพยากรด้วยเว็บไซต์ภายใน การเก็บรวบรวมทรัพยากรข้อมูลทั้งหมดขององค์กรเพื่อนำมาอ้างอิงในการจัดโครงการใหม่อาจใช้เวลาในการรวบรวมมากโดยเฉพาะเมื่อองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ และมีข้อมูลจากหลายสาขา การเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวกันด้วย Sites เฉพาะภายในองค์กร ทำให้สมาชิกในองค์กรของคุณที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็สามารถเข้าถึงและค้นหาข้อมูลทรัพยากรล่าสุดขององค์กรได้ทันที ฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ทุกที่ทุกเวลา คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายเรื่องของสถานที่และเอกสารประกอบการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้อย่างมาก เพียงแค่ใช้ Google Meet คุณก็จะสามารถจัดการฝึกอบรมพนักงานใหม่ผ่านทางออนไลน์ได้พร้อมกันทั่วโลก แม้ว่าคุณและพนักงานของคุณจะไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกันก็ตาม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานของคุณประหยัดเวลาและค่าเดินทางได้ จากนั้นใช้ Sites เพื่อสร้างหน้าเว็บไซต์เพื่อแชร์เอกสารประกอบการฝึกอบรมให้พนักงานได้ทำการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรม ระบบการทำงานแบบไร้กระดาษเป็นเพียงหนึ่งในหลายๆเหตุผลที่ทำไมคุณถึงต้องลองใช้ Google Workspace กับการทำงานในองค์กรของคุณ เพราะนอกจากจะช่วยให้การทำงานของคุณสะดวกขึ้นแล้วยังช่วยให้องค์กรของคุณขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างยั่งยืนอีกด้วย เปลี่ยนการทำงานร่วมกันที่แสนยุ่งยากให้ง่ายขึ้นด้วย Google Workspace นำองค์กรของคุณก้าวสู่อนาคตไปกับ ดีมีเตอร์ ไอซีที อัปเกรดแพ็กเกจหรือสมัครแพ็กเกจเพื่อรับบริการจาก Google Workspace กับ ดีมีเตอร์ ไอซีที พันธมิตรระดับ Google Premier...

Continue reading