เครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีอยู่มากมาย แต่เมื่อพูดถึงเรื่องการทำงาน อีเมลมักเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับทุกองค์กร วันนี้เราจะมาช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างชาญฉลาดมากยิ่งขึ้นโดยการผสมผสานระหว่างแพลตฟอร์ม Asana เข้ากับระบบอีเมลของคุณ ซึ่งจะมี 4 เคล็ดลับง่าย ๆ ดังต่อไปนี้ 1. การอัปเดตข้อมูลผ่าน Email บน Asana ในแบบของคุณ คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวและจัดการโปรเจกต์บน Asana ได้ตามต้องการโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ Asana เพียงใช้การแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล เพื่อติดตามงานและการอัปเดตที่สำคัญ โดยคุณสามารถเลือกความถี่และประเภทของการอัปเดตทางอีเมลที่คุณได้รับจาก Asana ได้ด้วยตัวเองดังนี้ การอัปเดตกิจกรรม (Activity updates) รับอีเมลเกี่ยวกับทุกการ @mention งานใหม่ที่ได้รับมอบหมายให้คุณทำและการอัปเดตความคืบหน้าสำหรับงานที่คุณเกี่ยวข้อง เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการอัปเดตข้อมูลงานใน Asana บ่อย ๆ การกล่าวถึง (Mentions only) คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่ถูก @กล่าวถึงในงานหรือการแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับข้อความหรือมีการมอบหมายงาน การสรุปรายวัน (Daily summaries) ได้รับภาพรวมประจำวันของงานที่คุณได้รับมอบหมายและวันครบกำหนดที่ใกล้จะถึง คุณจะเห็นการอัปเดตทั้งหมดเหล่านี้รวมอยู่ในอีเมลฉบับเดียว การรายงานรายสัปดาห์ (Weekly reports) หากคุณต้องการการอัปเดตที่ไม่ถี่จนเกินไป สามารถเลือกรับอีเมลแบบรายสัปดาห์ ที่มีรายงานสถานะเกี่ยวกับโปรเจกต์ใน Portfolio ของคุณ การอัปเดตเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวได้ทุกที่ทุกเวลา โดยเฉพาะในวันที่คุณไม่มีเวลาเข้ามาใน Asana มากนัก และอยากบอกว่าข้อมูลทั้งหมดที่เราส่งแจ้งเตือนไปยังอีเมลของคุณนั้น ยังสามารถดูในกล่องข้อความของ Asana ได้ด้วยเช่นกัน 2. สร้างงานผ่าน Email ไปที่ My Tasks โดยตรง เป็นเรื่องง่ายมากที่จะพลาดอีเมลสำคัญไม่ว่าจะเป็นไฟล์ การแจ้งเตือน การอัปเดตโปรเจกต์ หรืออะไรก็ตาม หากคุณไม่มีวิธีเตือนความจำที่ง่ายดายในการย้อนกลับมาดูอีเมลอีกครั้ง อาจทำให้บางสิ่งที่สำคัญหลุดรอดไปได้ การสร้าง Tasks (งาน) เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกรายการงานเหล่านั้น เพื่อให้คุณทราบว่าอะไรบ้างที่ต้องทำให้เสร็จเมื่อใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบ Asana ช่วยให้คุณสร้าง Tasks งานใหม่ได้ง่าย ๆ ผ่านอีเมลของคุณได้ดังนี้ ส่งต่ออีเมลไปที่ x@mail.asana.com สิ่งนี้จะสร้างงาน (มอบหมายให้คุณ) ในพื้นที่ทำงานบน Asana ที่เชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลของคุณ คุณยังสามารถสร้างอีเมลใหม่และเปลี่ยนให้เป็นงานได้ โดยหัวเรื่องของคุณจะกลายเป็นชื่องาน ในขณะที่เนื้อหาอีเมลจะกลายเป็นคำอธิบายงาน และส่งไปที่ x@mail.asana.com...
Continue reading
