ระบบ Help desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

เชื่อว่าบริษัทหรือองค์กรของคุณมักมีช่องทางติดต่อลูกค้ามากกว่า 2 ช่องทางขึ้นไปแน่นอน บางองค์กรมีอีเมล เบอร์โทรศัพท์ แล้วยิ่งเดี๋ยวนี้กระแสโซเชียลมีเดียก็มาแรงมาก จึงต้องเพิ่มช่องทางติดต่ออย่าง Facebook Youtube หรือ Twitter เป็นต้น พนักงานของคุณก็ต้องคอยตอบคำถามลูกค้าโดยการเปิดหน้าต่าง Facebook ทีนึง เปิดหน้าต่างอีเมลทีนึงกันจ้าละหวั่น จะดีกว่าไหมหากมีตัวช่วยที่สามารถรวบรวมช่องทางติดต่อลูกค้าเหล่านี้ นำมารวมไว้ภายในหน้าต่างเดียว! ซึ่งสิ่งนั้นมีอยู่จริง นั่นก็คือระบบ Help desk นั่นเอง แล้วมันคืออะไร เราไปทำความรู้จักกันดีกว่า

 

 

ลักษณะทั่วไปของระบบ Help desk

Help desk เป็นซอฟท์แวร์ที่ช่วยในเรื่องของการบริการลูกค้าได้หลากหลายช่องทาง ซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักๆด้วยกัน คือ ระบบการจัดการ Ticket (Ticket Management), ระบบการทำงานอัตโนมัติ (Automation Suite), และการรายงานผล หรือเพิ่มประสิทธิภาพ (Reporting/Optimization)

ระบบ Help desk ยังมีจุดเชื่อมต่อสำหรับติดต่อกับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าสามารถสอบถามปัญหาต่างๆ หรือการสั่งซื้อสินค้า แปลงค่าเป็น Ticket ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่สามารถติดตามผล และแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้นนั่นเอง นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่รวบรวมปัญหาและคำตอบซ้ำๆ จากลูกค้าลงในรูปแบบฐานความรู้ เช่น หน้าคำถามที่พบบ่อย (FAQs) หรือบทความแนะนำ (Guide Articles) และยังสามารถรวบรวมช่องทางติดต่อลูกค้าหลากหลายช่องทาง เอามารวมไว้ภายในซอฟท์แวร์ในหน้าต่างเดียว

 

ประโยชน์ต่อองค์กร

ประโยชน์ที่เราสามารถพบเห็นทั่วไปจากการใช้ระบบ Help desk

  • ระบบ Help desk ทั่วไปที่ใช้กันอยู่ปัจจุบัน สามารถช่วยจัดการกับฐานข้อมูลที่ซับซ้อนของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นปัญหาข้องใจ ข้อมูลส่วนตัวเบื้องต้น ประวัติการโทร บันทึกการแก้ปัญหา รวมถึงระดับความพึงพอใจต่อการรับบริการด้วย
  • ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใดก็สามารถติดตาม และแก้ปัญหาให้กับลูกค้า รวมถึงพนักงานได้อย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอโดยใช้ระบบ Help desk
  • ซอฟต์แวร์ Help Desk ช่วยให้งานต่างๆเช่น จัดประเภทและจัดลำดับความสำคัญของ Ticket รวมถึงสามารถดูได้ว่า Ticket เข้าชมเพจไหนในเว็บไซต์ของเราบ้าง การแจ้งเตือนและการจัดการสถานะของ Ticket และอื่น ๆ ด้วยการแก้ปัญหาด้านความช่วยเหลือที่เหมาะสม ทำให้ภาระงานของพนักงานคุณน้อยลง เนื่องจากงานต่างๆมากมายเช่นการติดตามปัญหา การกำหนด และการจัดการ Ticket สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ
  • ระบบ Help desk ให้ความช่วยเหลือ และช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์การรับบริการที่ดียิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์ Help desk สามารถจัดการฐานความรู้หรือหน้า FAQ ได้

ที่มา- Wikipedia

 

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการระบบ Zendesk ในประเทศไทย

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมโปรโมชั่นพิเศษ โทรเลย!  02-675-9371
 092-262-6390
 097-008-6314 (ฝ่ายขาย)
 support@dmit.co.th

Official LINE