บันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อสำนักงานด้วย Google Forms

เมื่อพนักงานเชิญบุคคลภายนอกเข้ามาประชุม พรีเซ้นต์สินค้า หรืออื่นๆ ที่ออฟฟิศ จึงจำเป็นต้องแจ้งฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการจัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ คุณสามารถลดระยะเวลาและขั้นตอนได้ด้วยเครื่องมือจาก G Suite

Tools: Google Forms, Google Sheets, Google Hangouts

วันนี้เรามีไอเดียในการประยุกต์ใช้ G Suite ในองค์กรมาฝากกัน ครั้งนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลบุคคลภายนอกที่เข้ามาติดต่อธุรกิจภายในออฟฟิศ ลองให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มใน Google Forms เพื่อแจ้งข้อมูลเบื้องต้นไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง อย่างเช่น ชื่อของผู้ที่มาติดต่อ ชื่อพนักงานที่ติดต่อไว้ วันที่ เวลา ชื่อบริษัท เป็นต้น รวมไปถึงคำขอพิเศษอื่นๆ เช่น อินเตอร์เน็ต โปรเจ็คเตอร์ เป็นต้น

ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกลงใน Spreadsheets ที่เชื่อมกับแบบฟอร์มนั้น เมื่อผู้ติดต่อมาถึงที่ออฟฟิศ พนักงานต้อนรับจะสามารถยืนยันตัวตนบุคคลนั้นได้อย่างถูกต้อง และติดต่อพนักงานที่ติดต่อไว้ผ่าน Google Hangouts  

BENEFITS

• เพิ่มประสบการณ์ความประทับใจให้กับบุคคลภายนอก
• The workflow is simplified because separate requests for the different teams involved (for example, the front desk and IT) are no longer necessary.ขั้นตอนการประสานงานจะง่ายดายมากขึ้น เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีการแจ้งเรื่องแยกกันให้กับทีมอื่นที่เกี่ยวข้อง (เช่นแผนกต้อนรับ และไอที)
• ข้อมูลผู้ติดต่อ วันที่เช็คอินและเช็คเอาท์ จะถูกบันทึกเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบออนไลน์