ไม่มีบัญชี Google ก็แชร์ไฟล์เอกสารได้

ผู้ที่ไม่มีบัญชีกูเกิ้ล จะสามารถดู คอมเมนต์ หรือแก้ไขไฟล์เอกสาร Google Docs, Sheets, และ Slides ได้ในเร็วๆ นี้

องค์กรของคุณอาจต้องมีการทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอกอยู่บ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นคู่ค้า พันธมิตร รวมไปถึงลูกค้าของคุณ ในการแชร์เอกสาร Google ร่วมกัน จำเป็นต้องมีบัญชีกูเกิ้ล หากพวกเขาไม่มี การแชร์ไฟล์เอกสารร่วมกันคงจะเป็นเรื่องยากทีเดียว

ทางกูเกิ้ลแนะนำระบบสำหรับกระบวนการตรวจสอบตัวตนด้วยรหัสผ่านแบบง่าย ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ G Suite สามารถเชิญบุคคลภายนอกที่ไม่มีบัญชีกูเกิ้ลให้ทำงานร่วมกันในฐานะผู้เยี่ยมชม โดยใช้ PIN (หมายเลขประจำตัวส่วนบุคคล) ตามขั้นตอนดังนี้:

1. เมื่อเจ้าของไฟล์แชร์สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์มาทางอีเมล คลิกเปิดไฟล์เอกสาร

2. กล่องข้อความให้คุณยืนยันตัวตนจะปรากฏขึ้น คลิกที่ Send code

3. ระบบจะทำการส่งรหัสลับ 6 หลัก ให้ทางอีเมล

4. กรอกรหัสนั้นลงในกล่องข้อความ แล้วคลิก Next

5. เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถเข้าดูไฟล์เอกสาร Google ได้ แม้จะไม่มีบัญชีกูเกิ้ลก็ตาม

เจ้าของไฟล์เอกสารและแอดมินสามารถควบคุมการแชร์ได้อย่างเต็มรูปแบบ

เจ้าของไฟล์สามารถดูรายละเอียดกิจกรรมต่างๆ ในไฟล์ได้ และสามารถยกเลิกการขอสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เอกสารจากกล่องข้อความใน Drive ได้ทุกเมื่อ แอดมินดูแลระบบสามารถจัดการการแชร์ภายนอก และการใช้งานการตรวจสอบทั้งหมดได้

Google Tip & Trick, เรื่องราวของกูเกิ้ล,