ถึงเวลาแล้วหรือยัง? สำหรับการบริการลูกค้าแบบ omnichannel

Omnichannel เป็นคำศัพท์ใหม่ในอุตสาหกรรมการบริการลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่หลาย ๆ ธุรกิจให้ความสนใจที่จะทำอะไรสักอย่างกับกระแสการบริการในรูปแแบบใหม่นี้ หากจะพูดให้เข้าใจง่าย ๆ omnichannel solution คือ การรวมช่องทางการบริการลูกค้าทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวกัน เพื่อเก็บรวบรวมและรักษาบทสนทนาทั้งหมดของลูกค้าเอาไว้ ซึ่งช่วยให้ทีม customer service สามารถเข้าถึงข้อมูลอ้างอิงของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว อย่างเช่น ลูกค้าเป็นใคร? เคยติดต่อเข้ามาผ่านช่องทางใด? เคยได้มีการสนทนาอะไรกับเจ้าหน้าที่คนไหน? และเคยได้ซื้อผลิตภัณฑ์ใดบ้าง? เป็นต้น ซึ่งนับเป็นการจบปัญหาต่าง ๆ ที่มักเกิดขึ้นจากการแยกช่องทางการบริการลูกค้าหลายช่องทางออกจากกันโดยไม่มีจุดเชื่อมโยงกันอย่างสิ้นเชิง แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าถึงเวลาที่ธุรกิจควรปรับเปลี่ยนการบริการลูกค้าแบบเดิมไปสู่การบริการลูกค้าแบบทุกช่องทาง (omnichannel customer service)

หากคุณกำลังต้องการคำตอบสำหรับคำถามนี้อยู่ ลองอ่านและพิจารณาถึงสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้:
เจ้าหน้าที่หนึ่งคนรับงานหนักเกินไป
ปริมาณ ticket เพิ่มขึ้นจนเป็นเหตุให้จำนวน ticket ไม่สัมพันธ์กับจำนวนเจ้าหน้าที่หรือไม่? เจ้าหน้าที่ของคุณรู้สึกทำงานหนักเกินไปจนเกิดความเครียดหรือไม่? ไม่ว่าพนักงานของคุณจะมีความสามารถมากแค่ไหน แต่เมื่อต้องเจอกับปริมาณ อีเมล โทรศัพท์ และคำถามที่เข้ามาจากช่องทางต่าง ๆ มากเกินไปจนรู้สึกรับมือไม่ไหว จัดการได้ไม่ทันใจลูกค้า อาจทำให้เจ้าหน้าที่รู้สึกเครียดเกินไป เพราะในโลกของการบริการลูกค้า ไม่มีอะไรที่จะเครียดไปกว่าจำนวน ticket ค้างที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากขาดทรัพยากรเข้ามาช่วยแบ่งเบางาน ซึ่งหากเจ้าหน้าที่ของคุณไม่มีการเชื่อมต่อระหว่างเจ้าหน้าที่ด้วยกัน กล่าวคือ เจ้าหน้าที่ไม่สามารถสื่อสารหรือทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์ได้ ถือเป็นการขาดประสิทธิภาพในการซัพพอร์ตลูกค้าขั้นพื้นฐานที่จะส่งผลกระทบถึงค่า CSAT และ ASAT ได้

การบริการไม่สอดคล้องกันในทุกช่องทาง
หากทีมของคุณให้การซัพพอร์ตลูกค้าข้ามช่องทางโดยไม่สอดคล้องกัน หากจะให้ยกตัวอย่างเคสง่าย ๆ คงหนีไม่พ้นการให้ลูกค้าต้องเล่าซ้ำ ๆ ถึงปัญหาของพวกเขาเมื่อมีการโอนสายไปยังเจ้าหน้าที่ท่านอื่น หรือ วันนี้ลูกค้าโทรหาคุณโดยที่คุณไม่เคยรู้เลยว่าลูกค้าคนเดียวกันนี้เคยส่งอีเมลมาหาคุณแล้ว เป็นต้น การทำให้ลูกค้ารู้สึกสับสนว่าช่องทางไหนบ้างที่สามารถไว้วางใจได้อาจส่งผลกระทบถึงความไม่ไว้วางใจในบริษัทไปด้วย ถือเป็นข้อผิดพลาดที่ไม่ควรมองข้าม

การบริการและการสื่อสารข้ามช่องทางที่ไม่สอดคล้องกันนี้ยังรวมไปถึงบริบทต่าง ๆ ของลูกค้าที่อาจสูญหายไป และ ticket อาจมีการตกหล่นอีกด้วย ซึ่งส่งผลให้การสนทนากับลูกค้ามีความยืดเยื้อ เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาในการแก้ปัญหานานกว่าเดิม และเกิดเป็น ticket คงค้างมากยิ่งขึ้น ส่งผลกระทบให้ได้รับค่าความพึงพอใจของลูกค้าในระดับต่ำ อีกทั้งพนักงานของคุณจะรู้สึกหงุดหงิดเนื่องจากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการหาข้อมูลและทำงานร่วมกัน ฉะนั้นอย่าปล่อยให้ทีมซัพพอร์ตของคุณต้องใช้เวลาถึง 20 นาทีในการโทรหาแผนกอื่นเพื่อหาคำตอบให้กับลูกค้าของคุณ

เจ้าหน้าที่แอดมินต้องพยายามดิ้นรนเพื่อให้ได้มาซึ่ง report
ประสบการณ์ของลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญ ทุกธุรกิจควรมีการตั้งเป้าหมายและมีตัวชี้วัดในด้านประสบการณ์ของลูกค้า (customer experience) ซึ่งหากเจ้าหน้าที่แอดมินหรือผู้ดูแลระบบของคุณต้องหัวหมุนและดิ้นรนเพื่อให้ได้มาซึ่งการรายงานผลต่าง ๆ จากช่องทางการติดต่อสื่อสารทั้งหมดของบริษัท ไม่ว่าจะเป็น การวัดปริมาณของ ticket, ค่า CSAT, เวลาในการตอบสนองลูกค้าครั้งแรก ไปจนถึงประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่แต่ละบุคคล และอื่น ๆ ซึ่งหากบริษัทของคุณไม่มี omnichannel solution ที่มีประสิทธิภาพเข้ามาช่วยในเรื่องของการเก็บข้อมูลในการทำ report ก็เป็นการยากต่อการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกจุดได้