10 ไอเดียการทำงานด้วย G Suite สำหรับการขายและการตลาด

1. การทำร่างข้อเสนอ Request for Proposal (RFP) ร่วมกันภายในทีม

ถ้าคุณต้องการใส่ข้อมูลที่มาจากหลายๆทีมใน Request for Proposal แต่คุณก็กลัวมีปัญหาการมีเอกสารหลายเวอร์ชันจากแก้ไขงาน คุณสามารถใช้ Google Docs เพื่อสร้างเอกสารที่ทำงานได้พร้อมกันและในเวลากัน ซึ่งผู้ร่วมงานของคุณสามารถเข้ามาแก้ไขเอกสารนี้ในระหว่างที่คุณทำอยู่ด้วยได้ และสามารถแสดงความคิดเห็นในเอกสารเดียวกันนี้เพื่อให้คุณแก้ไขงาน ข้อดีของ Google docs คือมีไฟล์เอกสารแค่อันเดียว ซึ่งคุณสามารถเข้าดู version history ได้และด้านในจะบอกเวลาและคนที่เข้ามาแก้ไข นอกจากนี้ทุกการเปลี่ยนแปลงบนเอกสารจะถูกบันทึกแบบอัตโนมัติ

2. จัดเก็บไฟล์อย่างไร ให้ทุกคนเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์การใช้งาน

ผู้ใช้งาน G Suite ทุกท่าน สามารถเข้าถึงไฟล์ที่สำคัญขณะที่ทำงานอยู่ภายนอกบริษัทได้ เมื่อเซลล์หรือนักการตลาดออกไปพบลูกค้าและต้องอัพเดตเอกสารระหว่างที่อยู่ในบริษัทลูกค้า แต่ดันลืมคอมพิวเตอร์มาด้วย ปัญหานี้จะหมดไป เมื่อผู้ใช้งานจัดเก็บไฟล์ไว้บน Google Drive หรือ Team Drive คุณก็สามารถเข้าถึงไฟล์เอกสารหรือไฟล์ต่างๆเพื่ออัพเดตหรือแก้ไขงานได้จากทุกอุปกรณ์ที่มีอินเตอร์เน็ต

3. สร้างและแชร์ศักยภาพในการใช้สินทรัพย์ทางความคิดสร้างสรรค์ให้กับเอเจนซี่

คุณเคยทำงานในการใช้สินทรัพย์ทางความคิดสร้างสรรค์กับเอเจนซี่หรือไม่ ?  ในการทำงานคุณจะต้องมั่นใจว่าทุกคนมีการไฟล์ออกแบบสินค้าอันใหม่ล่าสุด มีไฟล์วีดีโอโฆษณา มีไฟล์ PDFs และไฟล์เอกสารสำคัญต่างๆ ซึ่งผู้ใช้งาน G Suite สามารถจัดเก็บไฟล์ต่างๆนี้ได้ด้วย Google Drive หรือ Team Drive จากนั้นก็แชร์ไฟล์เหล่านี้ให้กับเอเจนซี่ได้ทันที เมื่อมีคนเข้ามาร่วมในโปรเจคของคุณ คุณสามารถแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่อยู่ใน Google Drive ให้กับเพื่อนร่วมโปรเจคได้ทันที ซึ่งทุกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารหรือไฟล์ต่างๆเหล่านี้จะถูกบันทึกแบบอัตโนมัติ ทำให้ทุกคนที่อยู่ในทีมเห็นหน้าเดียวกันนี้ทั่วทั้งภูมิภาคและเขตเวลา

4. สามารถฝึกอบรมพนักงานขายของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา

ถ้าคุณจำเป็นต้องอบรมพนักงานและต้องการลดค่าใช่จ่ายด้านการไปอบรมนอกสถานที่ คุณสามารถใช้ Hangouts Meet เพื่อเปิดคอร์สเรียนเสมือนนั่งเรียนอยู่ห้องเรียน เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทาง มากไปกว่านั้นคุณสามารถบันทึกวีดีโอระหว่างการอบรม เพื่อนำมาเปิดใช้งานที่หลังได้

5. จัดการงานแสดงสินค้า

ถ้าคุณมีเทศการแสดงสินค้าหลายงานจากหลากหลายทีมงานและต้องส่งงานให้ทันเวลา คุณต้องมั่นใจว่าไฟล์ต่างๆเช่น ไฟล์ PDFs ไฟล์เอกสารหรือไฟล์วีดีโอ จะเสร็จเรียบร้อยและส่งได้ตรงเวลา คุณอาจจะต้องจัดทำเอกสารบันทึกข้อมูลกระบวนการของงาน ว่าอยู่ในลำดับที่ขั้นตอนเท่าไหร่ และทำบันทึกหน้าที่ของเพื่อนร่วมทีมว่าแต่ละคนทำอะไรแล้วบ้าง คุณสามารถใช้ Google Sheets จัดเก็บ แบ่งปันและอัปเดตข้อมูลโครงการทั้งหมดในแบบเรียลไทม์

6. จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจ

คุณต้องการสำรวจกลุ่มเป้าหมายและเก็บข้อมูลอย่างรวดเร็วที่ไม่เกี่ยวกับ data expert หรือไม่ ?

สามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ได้ง่ายๆด้วย Google Forms ซึ่งคุณจะเห็นคำตอบได้แบบเรียลไทม์ และสามารถสร้างกราฟและตารางเพื่อวิเคราะห์คำตอบได้ทันทีบน Google Sheets

7. สร้างเว็บไซต์สำหรับทีม เพื่ออัพเดตข้อมูลล่าสุดไว้ในที่เดียว

เบื่อกับการตอบกลับอีเมล เพื่อขอเทมเพลตองค์กรล่าสุดหรือไม่ ? และต้องการวิธีการสื่อสารภายในทีมโดยไม่ต้องส่งอีเมลในรูปแบบเดียวกันส่งให้หลายๆคนมั้ย เมื่อคุณใช้ Google Sites คุณสามารถสร้างเว็บไซต์ข่าวสารหรือแหล่งรวมข้อมูล และแชร์ให้เพื่อนร่วมงานทุกคนในแผนกให้ทราบโดยที่ไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที

8. สร้างพรีเซนเทชั่นอย่างมืออาชีพ

เมื่อคุณต้องเตรียมสไลด์พรีเซนเทชั่นสำหรับพบลูกค้า และต้องเตรียมนำเสนอประเด็นสำคัญต่างๆพร้อมกับทีมงานของคุณ สามารถใช้ Google Slides เพื่อสร้างพรีเซนเทชั่นและทำไปพร้อมๆกันกับเพื่อนร่วมทีม โดยคุณสามารถใส่ Key Message และกราฟฟิกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการนำเสนอ

9. สร้างปฎิทินสำหรับทีมมาร์เก็ตติ้งสำหรับผู้ขายและพนักงาน

ถ้าคุณต้องสงสัยและค่อยถามเพื่อนร่วมทีมทุกครั้งว่าใครลาพักร้อนวันไหน สามารถใช้ Google Calendar เพื่อเข้าดูปฎิทินส่วนตัวของแต่ละคนได้ มากไปกว่านั้นคุณสามารถสร้างปฎิทินของทีมเพื่อระบุระยะเวลาของโปรเจคทั้งหมดไว้ในที่เดียวให้กับพนักงานและผู้ขายทราบว่าจะส่งมอบเมื่อใด และปฎิทินของทีมจะช่วยให้ทุกคนเร่งความเร็วในการจัดทำโปรโมชั่น กำหนดระยะเวลาในการจัดแคมเปญและกำหนดตารางเวลาการทำงาน

10. วิธีค้นหาอีเมลอย่างรวดเร็ว

คุณสามารถสร้าง Filter และ label ในกล่องอีเมลเพื่อช่วยทำการค้นหาอีเมลได้เร็วขึ้น โดยการตั้งค่าการ filter ว่าขอให้อีเมลที่มีโดเมนนี้ เช่น @dmit ไปอยู่ใน label ที่ชื่อว่า important customer และทุกครั้งที่อีเมลของโดเมนนี้เข้ามา มันจะเข้าไปอยู่ในกล่องที่ชื่อว่า important customer