สูตรสำเร็จในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร ด้วย Workplace Transformation

คุณรู้หรือไม่ว่า? ปัญหาของหลายองค์กรคือการทำงานที่เสียเวลากว่า 70% ไปกับการเตรียมข้อมูลและเอกสาร การรวบรวมข้อมูล การประสานงาน การส่งข้อมูลกลับไปกลับมา ฯลฯ แถมยังต้องมานั่งปวดหัว เพราะข้อมูลกระจัดกระจายอยู่กับพนักงานแต่ละคน เพราะฉะนั้นการทำงานที่มีมูลค่าจริงๆ จะเหลือเพียง 30% เท่านั้น หากเราลดเวลา 70% ในขั้นตอนทำเอกสารลงได้ องค์กรของคุณจะสามารถทำงานอื่นๆ ได้เร็วขึ้น แล้วเราจะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานนี้ให้ดีขึ้นได้อย่างไร วันนี้เราจะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับ Workplace Transformation กัน

การทำ Workplace Transformation คือการเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นบนข้อมูลเดียวกัน ซึ่งประกอบไปด้วย 3 ปัจจัยหลักคือ คน กระบวนการ และเทคโนโลยี การจัดกิจกรรม workshop ของเราในหัวข้อ Workplace Transformation by G Suite ของเราได้เน้นเรื่องของกระบวนการ และเทคโนโลยีเป็นหลัก ช่วยผู้ประกอบการและผู้บริหารในการหา Pain Points ในกระบวนการทำงานขององค์กร ด้วยวิธีการดังนี้

  1. ตั้งเป้าก่อนว่าเราอยากเห็นอะไรในองค์กรของเราดีขึ้น เช่น ทำงานได้เร็วขึ้น มีนวัตกรรมใหม่ๆ เพิ่มขึ้น หรือพนักงานมีความสุขในการทำงานเพิ่มขึ้น (Inspire)
  2. วิเคราะห์ถึง “เหตุ” แห่งปัญหา (Discover) ว่าง่ายๆ คือการแก้ปัญหาที่ต้นเหตุ ไม่ใช่แก้ที่อาการ 
  3. หลังจากได้เหตุแห่งปัญหาแล้ว ก็วิเคราะห์ว่าสาเหตุที่ก่อให้เกิดปัญหาในกระบวนการทำงานทั้งหลาย ปัญหาไหนในกระบวนการทำงานที่แก้ง่าย และมีความสำคัญ หรือกระทบกับคนส่วนใหญ่มากที่สุด ซึ่งเราจะต้องแก้กระบวนการทำงานเหล่านี้ก่อน หรือเรียกว่า Quick Win 
  4. จากนั้นเราก็ออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ที่แก้ปัญหาการทำงานเดิม โดยใช้เทคโนโลยีที่เรามีอยู่ในการแก้ปัญหา (Prototype) โดยยังไม่ต้องคำนึงถึงการซื้อเทคโนโลยีใหม่เข้ามา เพราะอาจเปลืองทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ ใช้สิ่งที่เรามีอยู่ก่อน
  5. นำกระบวนการทำงานใหม่ที่ได้ (Prototype) ไปทำจริง โดยคิดถึงในมุมการทำงานของผู้ร่วมงานที่ต้องทำงานร่วมกัน จากนั้นปรับปรุง และพัฒนาให้ดีขึ้น (Iterate) ซึ่งในงานนี้เราสร้าง Prototype ด้วยเครื่องมือจาก G Suite

ต้องขอบอกเลยว่าบรรยากาศภายในงานนั้นเป็นกันเองและอบอุ่นสุดๆ สำหรับใครที่พลาดโอกาสเข้าร่วมงานนี้ ก็อย่าเพิ่งเสียใจไป เราจะยังจัดอีเว้นท์ครั้งต่อไปแน่นอน คุณสามารถติดตามอีเว้นท์ของเราครั้งต่อไปได้ที่ https://www.dmit.co.th/th/events/