มาดูเหตุผลที่ KUDOS วางใจใช้ G Suite มานานกว่า 6 ปี

วันนี้เรามีโอกาสได้พูดคุยกับคุณไพบูลย์ เลิศวงศ์กรกิจ – Senior Vice President จากบริษัท ซี.ไอ.ที. จำกัด หรือที่เรารู้จักภายใต้แบรนด์ KUDOS ผู้จัดจำหน่ายอุปกรณ์ในห้องน้ำคุณภาพสูง ซึ่งคุณไพบูลย์ได้เล่าถึงระบบอีเมลที่ใช้ภายในองค์กร ปัญหาที่พบเจอ และจุดเปลี่ยนก่อนที่องค์กรจะหันมาใช้ G Suite ต่อเนื่องมาอย่างยาวนานเป็นระยะเวลากว่า 6 ปี

จุดเริ่มต้น

แต่เดิมบริษัท ซี.ไอ.ที. ใช้ระบบอีเมลโฮสติ้ง มีเซิฟเวอร์และจ้างทีม IT สำหรับดูแลส่วนนี้โดยเฉพาะ คุณไพบูลย์เล่าว่าส่วนใหญ่งานของพนักงานจะเกี่ยวข้องกับเรื่องการสื่อสารเป็นหลัก ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์หรืออีเมล อีกทั้งปริมาณการส่งอีเมลก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทุกปีตามความเติบโตขององค์กร ซึ่งระบบอีเมลโฮสติ้งนั้นส่งผลกระทบต่อการทำงานอย่างมาก โดยปัญหาหลักมักเกิดจากเซิฟเวอร์ล่ม จึงทำให้ลูกค้าไม่ได้รับอีเมล หรือพนักงานก็ไม่ได้รับอีเมลจากลูกค้า และนั่นก็โยงไปถึงเรื่องของความสูญเสีย ทั้งรายได้ขององค์กร และความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าอีกด้วย

จุดเปลี่ยน

สืบเนื่องมาจากระบบอีเมลที่ไม่มีความเสถียร สวนทางกับปริมาณงานที่พนักงานต้องรับผิดชอบ จึงทำให้ทางบริษัท ซี.ไอ.ที. มองหาโซลูชันใหม่เพื่อแก้ปัญหาเรื่องเซิฟเวอร์ล่มของอีเมลโฮสติ้ง และได้เลือก G Suite เป็นโซลูชันใหม่ที่จะมาตอบโจทย์การทำงานขององค์กร คุณไพบูลย์กล่าวว่าสาเหตุที่เลือก G Suite เพราะความน่าเชื่อถือ เป็นโปรดักต์ขององค์กรระดับโลกอย่าง Google ซึ่งพนักงานก็มีความคุ้นชินกับการใช้แอปต่างๆ จาก Google อยู่แล้ว อย่าง Gmail ที่ทุกคนคุ้นเคยกันดี และยังลดภาระให้กับฝ่าย IT ด้วย

เครื่องมือหลักๆ ที่องค์กรใช้ในการทำงานก็จะมี Gmail ที่สามารถใช้โดเมนเนมเป็นชื่อบริษัท (เช่น you@yourcompany.com) นอกจากนี้มีการนัดหมาย หรือนัดประชุมด้วย Calendar และเครื่องมือในการทำงานร่วมกันอย่าง Google Docs, Sheets, และ Slides เป็นต้น เครื่องมือต่างๆ เหล่านี้ใช้งานผ่าน Cloud Platform เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหน อยู่นอกสถานที่หรือในออฟฟิศก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณไพบูลย์กลาวเสริมว่า Google G Suite นอกจากจะแก้ปัญหาเรื่องเซิฟเวอร์ล่มของระบบอีเมลเดิม ยังสร้างความคล่องตัวให้กับพนักงานได้อย่างดีเลยทีเดียว นั่นจึงทำให้องค์กรวางใจและใช้ต่อเนื่องมากว่า 6 ปี