10 ข้อ ที่ต้องรู้หากคุณใช้ Google Workspace

10 ข้อที่คุณต้องรู้หากคุณใช้ Google Workspace เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. สื่อสารครบจบที่เดียวใน Gmail

Google Workspace ได้รวมเอาช่องทางการสื่อสารทั้งหมดเข้ามาไว้ที่หน้า Gmail ที่เดียว เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือแท็บเล็ต การใช้งานในหน้า Gmail จะไม่ได้มีเพียงแค่รับส่งเมลเท่านั้น แต่ยังมีห้องแชท (Google Chat) และการประชุมทางวิดีโอ (Google Meet) ทำให้คุณสามารถสื่อสารครบจบที่เดียวโดยที่ไม่ต้องสลับหน้าต่างหรือย้ายแอปให้ยุ่งยาก

หากไม่พบ Google Chat และ Meet ให้ตรวจสอบการตั้งค่า Gmail และสามารถเปิดใช้งานได้ที่แถบ Chat and Meet ได้เลย

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารในกลุ่ม

2. แชทตัวต่อตัวหรือกลุ่ม ได้ง่ายยิ่งขึ้น

ใช้ Google Chat ส่วนตัวเพื่อการสนทนาแบบตัวต่อตัวอย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงาน หรือสร้างกลุ่มแบบเป็นกันเองและแชทกับหลาย ๆ คนได้พร้อมกันในหน้า Gmail ทางด้านขวา เรามาดูกันเลยว่าในหน้าต่าง Chat กับ Room คืออะไร

Chat: เป็นช่องส่งข้อความส่วนตัวเพื่อสนทนาอย่างรวดเร็วและใช้ Bot เพื่อค้นหาข้อมูลและทำงานแบบอัตโนมัติได้

* หมายเหตุ: หากใช้ Gmail จากที่ทํางานหรือสถานศึกษา คุณอาจไม่เห็น Bot หากผู้ดูแลระบบ G Suite ปิดใช้ Bot ให้กับองค์กร

และสร้างห้องแชทสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างเป็นทางการมากขึ้น เพื่อเป็นพื้นที่ให้ทีมได้ร่วมกันดำเนินโครงการ ในห้องแชท ทีมจะมีชุดข้อความที่เรียกว่าการสนทนาในหัวข้อต่าง ๆ ได้ในห้องเดียว และทุกคนที่ถูกเพิ่มไปยังห้องแชทก็จะดูประวัติการสนทนาเพื่อติดตามการพูดคุยก่อนที่ตนจะเข้ามาได้ ปักหมุด (Pin) คนหรือห้องแชทที่คุณติดต่อด้วยบ่อย ๆ ไว้ที่ด้านบนของรายการเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา

Rooms: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับโครงการหรือทีมของคุณที่มีข้อความแชท เอกสาร และงานที่ใช้ร่วมกัน แก้ไขเอกสารไปพร้อมกับสตรีมแชท

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ห้องแชทและข้อความกลุ่ม

3. นัดหมาย เริ่ม และเข้าร่วมการประชุมได้ผ่านหน้า Gmail

การใช้งาน Gmail แบบผสานรวมจะให้คุณนัดหมาย เริ่ม และเข้ารวมการประชุมทางวิดีโอหรือทางเสียง (Google Meet) ได้โดยตรงใน Gmail ทางด้านขวาเช่นเดียวกับ Google Chat

Meet: เริ่มหรือกําหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอหรือทางโทรศัพท์ รับลิงก์การประชุม หรือใช้รหัสเพื่อเข้าร่วมการประชุม

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับ Google Meet ใน Gmail

4. ส่งต่อข้อความจากแชทไปยังอีเมลได้

คุณส่งต่อข้อความจาก Google Chat ไปยังกล่องจดหมาย Gmail ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณเก็บข้อความแชทไว้ได้แม้จะปิดประวัติการแชทไว้ก็ตาม ข้อความที่ส่งต่อจะมีข้อความแชทก่อนหน้าย้อนไป 4 ข้อความรวมอยู่ด้วย

5. แชร์เอกสารผ่าน Google Chat ได้

เมื่อคุณทำงานร่วมกับทีม คุณมักจะต้องทำงานร่วมกันในไฟล์ เช่น Google Docs, Sheets, Slides ห้องแชทเป็นพื้นที่ทำงานที่จะให้คุณแชร์ไฟล์เหล่านี้เพื่อให้ทุกคนค้นหาได้ และคุณยังแก้ไขเอกสารได้โดยตรงในห้องแชทที่ด้านข้างการสนทนาแชท

Rooms: การอัปโหลดเอกสารเพื่อทำการแชร์ไฟล์งานร่วมกันในห้องแชท

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : แชร์เอกสารในห้องแชท

6. สร้างรายการงานที่แชร์ใน Google Chat และมอบหมายงานได้เลย

การใช้งานห้องแชทบน Gmail จะมีตัวจัดการงานเพื่อช่วยให้ทีมติดตามและจัดลำดับความสำคัญของงาน สมาชิกทีมจะมอบหมายงานให้กันและติดตามความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้โดยตรงในห้องแชท

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : สร้างรายการงานที่แชร์

7. ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ทั้งในอีเมลและแชทในหน้า Gmail

เมื่อคุณทำการค้นหาบน Gmail คุณจะเลือกดูผลลัพธ์จากอีเมลหรือข้อความแชทก็ได้ และการควบคุมใหม่จะช่วยให้คุณเปลี่ยนไปมาระหว่างผลลัพธ์จากอีเมลและแชทได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องเปิดและค้นหาในแอปแยกต่างหาก

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ค้นหาใน Gmail

8. สามารถรับการช่วยเตือนและการกระตุ้นเตือนแบบอัตโนมัติ (AI) ได้

การช่วยเตือนอัตโนมัติจะแสดงข้อความที่คุณยังไม่ได้ตอบกลับ และจะใช้ AI ในการประมวลผลให้ เพื่อช่วยลดสิ่งรบกวนสมาธิและแจ้งเตือนเฉพาะข้อมูลที่สำคัญให้กับคุณ จัดลำดับความสำคัญของรายชื่อติดต่อที่ต้องการเพื่อให้มั่นใจว่าระบบจะแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความที่สำคัญที่สุดให้คุณทราบ

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ไม่ลืมติดตาม “การกระตุ้นเตือน”

9. ควบคุมและจัดลำดับความสำคัญของการแจ้งเตือนในช่องทางต่างๆ ได้

คุณอาจปิดเสียงหรือการแจ้งเตือนของ Chat เพื่อไม่ให้รบกวนเวลายุ่ง ๆ หรือจะตั้งค่าให้แจ้งเตือนเกี่ยวกับบุคคลและข้อความที่สำคัญที่สุดเท่านั้นก็ได้เช่นกัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติม : ตั้งค่าการแจ้งเตือนของ Chat

10. ทราบได้ทันทีเมื่อผู้อื่นลางานหรืออยู่ในช่วงวันหยุด

เมื่อคุณดูรายชื่อติดต่อในอีเมลหรือข้อความแชท คุณจะเห็นว่าบุคคลนั้นลางานอยู่หรือไม่โดยอิงจาก Google Calendar ของบุคคลดังกล่าว คุณจึงทราบได้ว่าอาจไม่ได้รับคำตอบในทันทีหากบุคคลนั้นไม่อยู่ และยังช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะยังคงส่งข้อความ หรือจะตั้งเวลาส่งอีเมลหลังจากที่บุคคลนั้นกลับมาทำงานแล้ว