ระบบ Help Desk คืออะไร? มาทำความรู้จักกัน

การบริการลูกค้าส่วนใหญ่มักเริ่มต้นที่ Help desk แต่ Help Desk คืออะไร? ทำงานอย่างไร? และบริษัทจะได้รับประโยชน์อย่างไร? เมื่อใช้ Help Desk หากจะให้แปลคำว่า Help Desk ออกมาเป็นภาษาไทยแบบตรง ๆ ก็คงจะหมายถึง “โต๊ะช่วยเหลือ” แต่ความจริงแล้ว Help Desk ไม่ใช่โต๊ะทำงานจริง ๆ หากแต่เป็นซอฟต์แวร์ หรือชุดของเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ประกอบธุรกิจหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องสามารถดูแลลูกค้าได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า การติดตาม การจัดลำดับความสำคัญ การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับลูกค้า และการเก็บบันทึกข้อมูลการติดต่อของลูกค้าที่เข้ามาจากช่องทางการให้บริการต่าง ๆ เป็นต้น เนื่องจากในปัจจุบันการมีช่องทางให้ลูกค้าสามารถติดต่อผ่านอีเมลและโทรศัพท์อาจไม่เพียงพอ เมื่อโลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลและสื่อโซเชียลมีเดียเข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวันของมนุษย์ ทำให้องค์กรต้องปรับตัวให้ก้าวทันเทคโนโลยีที่ลูกค้าใช้ ฉะนั้นระบบ Help Desk จึงได้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเข้ามามีส่วนในการบริหารจัดการช่องทางการติดต่อของลูกค้าที่มีอยู่มากมายหลายช่องทางเข้าไว้ด้วยกันในหน้าแพลตฟอร์มเดียว เพื่อช่วยให้การติดตามปัญหาหรือการแก้ไขปัญหาของลูกค้าเป็นไปอย่างง่ายดายและรวดเร็วขึ้นนั่นเอง ลักษณะทั่วไปของระบบ Help desk จะประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลัก ๆ คือ 1. ระบบบริหารจัดการ Ticket (Ticket Management) 2. ระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ (Automations/Triggers) 3. ระบบการรายงานผล (Analytics/Reporting) ซอฟต์แวร์ Help Desk ทำงานอย่างไร? เมื่อลูกค้า (User) ติดต่อคุณเข้ามาผ่านช่องทางให้บริการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น อีเมล โทรศัพท์ ไลฟ์แชท เว็บฟอร์ม รวมถึงสื่อโซเชียลมีเดีย ทุก ๆ การติดต่อจะถูกรวบรวมไปยัง Help Desk และถูกเปิดเป็น Support Ticket ตามลำดับหมายเลขการให้บริการหรือตามความสำคัญของ ticket นั้น ๆ โดย help desk จะทำการแจกจ่าย ticket ไปยังเจ้าหน้าที่ (Agent) ในฝ่ายต่าง ๆ ที่เหมาะสมตามข้อมูลที่ได้ตั้งค่าไว้ในระบบ ซึ่ง ticket เหล่านั้นจะมีข้อมูลของลูกค้า...

Continue reading

Tango สร้างทีมซัพพอร์ตลูกค้าที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร? ด้วยงบประมาณที่จำกัด

Increase in FRT 67% No. of Upwork Agents 10 No. of Users 350M Decrease in Support Costs 70% Products Used ” Tango หรือบริการส่งข้อความแบบวิดีโอ ได้ถูกเปิดตัวโดย Eric Setton และ Uri Raz ในเดือนกันยายน ปี 2010  “ แรกเริ่มที่ Eric Setton และ Uri Raz ได้ทำการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือ Tango ขึ้นมา ความต้องการของผู้บริโภคในการใช้งานแอปดูเหมือนจะยังไม่ชัดเจนเท่าไรนัก ถึงแม้ว่าตัวแอปจะได้รับความนิยมบนเครื่อง PC แต่วิดีโอแชทดูเหมือนจะยังไม่เกิดผลสำหรับโทรศัพท์มือถือ จนเมื่อ 3 เดือนก่อนที่ Tango จะทำการเปิดตัว iPhone 4 ก็ได้ทำให้โลกได้รู้จักกับความมหัศจรรย์ของการใช้ FaceTime ที่สะดวกสบายด้วยการคุยผ่านกล้องด้านหน้าได้ ทำให้ภายในสิบวันนับจากวันที่ Tango เปิดตัวใน App Store และ Android Marketplace มีผู้ใช้จำนวน 1 ล้านคนที่ได้รับประสบการณ์แปลกใหม่จากการพูดคุยกันผ่านวิดีโอคอล Setton และ Raz ต้องการมอบการบริการที่ยอดเยี่ยมและโดดเด่นให้กับลูกค้า แต่พวกเขาต้องทำงานภายใต้งบประมาณที่ถูกจำกัดเป็นอย่างมาก เนื่องจาก Tango เป็นแอปพลิเคชันที่ให้บริการฟรี ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีรายได้เข้ามา อีกทั้งเงินเดือนสำหรับพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ผู้ก่อตั้งจึงไม่ต้องการทำให้ความมั่นคงทางการเงินของบริษัทมีความเสี่ยง แต่พวกเขาก็ยังต้องการที่จะทำตามความต้องการเพื่อผู้ใช้งานของตน ซึ่งแรกเริ่ม Tango ได้ลองพยายามจ้างนักศึกษาที่เพิ่งจบใหม่ แต่ไฟของคนหนุ่มสาวต้องดับลงอย่างรวดเร็วไปกับการต้องตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำๆ ตลอดวัน โดยผลที่ได้ยังคงไม่ตรงตามวิสัยทัศน์ของผู้ก่อตั้งที่ว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ที่คุ้มค่าอย่างแท้จริง Setton จึงเริ่มทำการประเมินแพลตฟอร์มสำหรับการซัพพอร์ตลูกค้าที่แตกต่างกันไป และตัดสินใจเลือกใช้ Zendesk ในที่สุด เขากล่าวว่า “มันมีความยืดหยุ่นและง่ายต่อการจดจำ Zendesk Support มีคุณสมบัติที่ดีที่เราใช้กันบ่อยมาก ความสามารถในการบันทึกข้อความภายใน (Internal notes)...

Continue reading

บริหารประสบการณ์ผู้ใช้งานยุคดิจิทัลสไตล์ LINE MOBILE

First contact resolution 90% CSAT 96% Cost decrease per contact with Zendesk 20% Customer Since 2016 Products Used ” LINE Mobile มอบประสบการณ์แปลกใหม่ในการซื้อแพ็กเกจโทรคมนาคมได้ทุกที่ทั่วโลก เมื่อไหร่ เวลาใดก็ได้ที่คุณต้องการ โดยไม่ต้องเดินทางไปยังศูนย์บริการที่แออัดไปด้วยผู้เข้ามาใช้บริการ ไม่ต้องโดนยัดเยียดขายแพ็กเกจที่คุณไม่ต้องการพร้อมค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่ และที่สำคัญคือไม่ต้องไปต่อคิวที่ยาวเหยียดอีกต่อไป “ LINE MOBILE ประเทศไทย บริษัทโทรคมนาคมที่ดำเนินธุรกิจทางออนไลน์เพียงอย่างเดียว โดยการมอบประสบการณ์ที่แตกต่างจากบริษัทโทรคมนาคมอื่นๆ อย่างสิ้นเชิง รวมถึงการสร้างความพึงพอใจที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้า เปิดตัวในเดือนกันยายน 2017 โดยมีเป้าหมายในการทำให้ลูกค้าได้รับสิ่งที่ต้องการจริงๆ ผ่านประสบการณ์บนโทรศัพท์มือถือของตัวเอง ด้วยการมอบประสบการณ์ในการขายที่ง่ายและสะดวกสบายที่สุด ทำให้ภายในระยะเวลาเพียง 8 เดือน นับจากการเปิดตัว LINE MOBILE สามารถดึงดูดลูกค้าผู้ใช้งานเครือข่ายได้เป็นจำนวนนับล้านราย เกิดเป็นความท้าทายใหม่ในการสนับสนุนลูกค้าใหม่ด้วยวิธีการเดียวกันคือ ดูแลลูกค้าอย่างไรให้ง่ายและสะดวกสบายที่สุดต่อพนักงาน อนุชิต ขำน้อย (Head of Customer Service) กล่าวว่า “ในหลายๆ บริษัทมีการพึ่งพา Call Center เป็นอย่างมาก ซึ่งต้องใช้เวลาและเงินจำนวนมากในการ Set up และเห็นผลช้า เราเลยตั้งคำถามว่า ทำอย่างไร? เราถึงสามารถให้บริการลูกค้าด้วยระดับที่เหมือนกันหรือเหนือกว่า ด้วยการลงทุนที่ถูกลงได้” เพื่อสนับสนุนฐานลูกค้าที่เพิ่มมากขึ้น คุณอนุชิตจึงพิจารณาแพลตฟอร์มต่างๆ ที่สามารถตอบคำถามก่อนหน้าได้ ด้วยความที่เขาเคยใช้ Zendesk จากบริษัทก่อนหน้านี้และพบว่า Zendesk ง่ายต่อการปรับแต่ง และสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายในที่ใช้อยู่ได้ นอกจากนี้เขายังมั่นใจว่า Zendesk จะสามารถช่วยให้ LINE MOBILE สามารถปฏิบัติตามกลยุทธ์การซัพพอร์ตลูกค้าระบบดิจิตอลในประเทศไทยเป็นครั้งแรกได้ LINE MOBILE ใช้ Zendesk Support และ Zendesk Chat ในการซัพพอร์ตลูกค้าทางอีเมลและช่องทางการแชท และเพิ่งเริ่มนำ Zendesk Guide มาใช้ในปี 2018 นี้เอง...

Continue reading

ทำความรู้จักกับ Zendesk ระบบ Cloud Ticketing System

Ticketing Systems: เทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารทั้งในและนอกองค์กรเป็นเรื่องง่าย มีประสิทธิภาพ และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เนื่องจาก Zendesk เป็นระบบ Cloud Help Desk ที่ใช้แนวคิดของ Ticketing System ในการสื่อสารรวมไปถึงการแก้ปัญหาต่างๆ เป็นหลัก โดยแนวคิดของระบบ Ticketing System คือ การนำการสื่อสารไม่ว่าจะเป็น คำถาม ปัญหา หรืองานที่ต้องทำ มาจัดความสำคัญและบันทึกอยู่ในรูปแบบของ Ticket (การออกหมายเลขการให้บริการ) เพื่อนำมาใช้เป็นศูนย์กลางในการเก็บรวบรวมข้อมูลและการสื่อสารทั้งภายในและนอกองค์กร โดยแต่ละ Ticket นั้นจะมีคุณสมบัติดังนี้ สามารถกำหนดได้ว่า Ticket นั้นๆ ใครเป็นผู้รับผิดชอบและใครเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องบ้าง สามารถกำหนดสถานะของงาน (Ticket) ได้ เช่น งานยังไม่มีผู้รับผิดชอบ, งานยังไม่เสร็จและกำลังทำอยู่, งานกำลังรอคำตอบจากผู้อื่น, ไปจนถึงงานสำเร็จเสร็จสิ้นไปแล้ว เป็นต้น ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบถึงสถานะของงานเพื่อจะได้จัดการงานนั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถแนบไฟล์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาหรือสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถโต้ตอบกับลูกค้าหรือผู้เปิด Ticket ได้ทันที จะเห็นได้ว่าแนวคิดหลักๆ คือการจัดลำดับความสำคัญและการคัดกรองการสื่อสารเพื่อนำมาจัดการในรูปแบบที่เจ้าหน้าที่ในองค์กรสามารถกำหนดสถานะของงานและสามารถสื่อสารกันใน Ticket เหล่านี้ได้เลย ทำให้การสื่อสารสามารถแยกกันไปตามแต่ละงานที่ทุกคนได้รับมอบหมาย ไม่ได้ปะปนกันจนสับสนเหมือนที่หลายๆ องค์กรพบในกลุ่มแชทของบริษัทตอนนี้ ตลอดจนการส่งผ่าน Ticket ไปให้บุคคลอื่นก็เป็นไปอย่างง่ายดายและไม่เกิดความสับสนตามมา โดยตัวอย่างของการนำ Ticketing System ไปใช้งานนั้นก็มีค่อนข้างแพร่หลาย ทั้งสำหรับการใช้รับมือกับการให้บริการลูกค้า หรือการสื่อสารกันเองภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น การนำไปใช้ในการบริการหลังการขาย โดยนำการติดต่อร้องเรียน คำถาม หรือปัญหาต่างๆ ของลูกค้ามาจัดเก็บไว้เป็น Ticket เพื่อทำให้ทีมงานสามารถรับมือกับปัญหาต่างๆ ด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและข้อมูลที่เพียบพร้อม การนำไปใช้เสริมการขายในระบบ E-Commerce ทำให้ลูกค้าสามารถสอบถามรายละเอียดต่างๆ และทีมขายทำการตอบ ข้อซักถามเหล่านั้นได้อย่างครบถ้วน ทันที การนำไปใช้ให้บริการภายในองค์กร เช่น แผนก IT นำไปใช้ให้ผู้ใช้งานแจ้งปัญหาต่างๆ, แผนก HR นำไปใช้เพื่อสื่อสารกับพนักงานในองค์กรที่ต้องการสอบถามปัญหาหรือสวัสดิการ, การนำไปใช้กับแผนกอาคารสถานที่เพื่อรับแจ้งซ่อมแซม, การนำไปใช้กับธุรกิจบริการที่มีรายละเอียดปลีกย่อยค่อนข้างเยอะ เพื่อให้การบริการแต่ละครั้งนั้นสร้างความประทับใจแก่ลูกค้าได้สูงสุดด้วยข้อมูลที่แม่นยำ เป็นต้น โดย Zendesk นำแนวคิดเหล่านี้มาพัฒนาต่อยอดจนเกิดเป็นโซลูชันชั้นเยี่ยม และเพิ่มความสามารถต่างๆ...

Continue reading

ธุรกิจธนาคารกับการใช้งาน Zendesk

Support Hours 365/24/7 Agents 18 Average Weekly Volume 3,200 Products Used ” Starling Bank กับการเปลี่ยนแปลงที่ท้าทายธนาคารยักษ์ใหญ่ในประเทศอังกฤษ โดยการนำเสนอบริการบัญชีเงินฝากผ่านโทรศัพท์มือถือแห่งแรกในสหราชอาณาจักร “ Starling Bank เป็นธนาคารที่ก่อตั้งขึ้นโดยการปรับตัวให้เข้ากับเทคโนโลยีและยุคสมัยที่ลูกค้าต้องการความรวดเร็วในการดำเนินชีวิต ปัจจุบันธนาคาร Starling ช่วยให้ลูกค้าของธนาคารสามารถจัดการกับบัญชีเงินฝากของตนเองผ่านทางแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือ ซึ่งหมายความว่าลูกค้าสามารถเข้าถึงบัญชีเงินฝากได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ รวมถึงการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์แบบเรียลไทม์เมื่อมียอดเงินเข้า-ออก ค่าใช้จ่ายที่หักโดยอัตโนมัติ รวมถึงการใช้งานในต่างประเทศ โดยไม่เสียค่าธรรมเนียมในการใช้งานใด ๆ ทั้งสิ้น พร้อมมอบการบริการสุดพิเศษแบบ 365/24/7 อีกด้วย Patrick Vardhan หัวหน้าฝ่าย Customer Service ของ Starling Bank เริ่มต้นจากการมีสมาชิกทีมซัพพอร์ตลูกค้าเพียง 3 คน และเพิ่มจำนวนสมาชิกขึ้นเป็น 18 คน ทั้ง full-time และ part-time รวมถึงการซัพพอร์ตลูกค้าก็เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ในแต่ละเดือน จนปัจจุบันทีมต้องรับมือกับลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาถึง 500 ราย ต่อวัน Patrick รู้ได้ทันทีเลยว่า Starling Bank และทีมของเขาต้องการโซลูชันในการให้บริการลูกค้าแบบ SaaS (Software as a Service) ที่สามารถจัดการกับช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายและสามารถเติบโตไปพร้อม ๆ กับธุรกิจได้ หลังจากมองหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สามารถตอบโจทย์ให้กับ Starling Bank ได้ Patrick พบว่ามาชิกในทีมหลายคนคุ้นเคยและนำเสนอ Zendesk “หนึ่งสิ่งที่ยอดเยี่ยมในการเป็นธุรกิจ start-up คือการที่เราอยู่ในฐานะที่สามารถเลือก Customer Service ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าของเราได้” Patrick กล่าว กุญแจสำคัญของ Zendesk คือ การช่วยให้ Starling สามารถพูดคุยกับลูกค้าได้ทุกช่องทางที่ลูกค้าพึงพอใจ ซึ่งนอกจาก Zendesk Support แล้ว Starling ยังเลือกใช้ Zendesk Chat...

Continue reading

7 สัญญาณ! ที่บ่งบอกว่าธุรกิจของคุณต้องการระบบ Customer Service

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ย่อมต้องเคยประสบปัญหากันมาบ้างไม่มากก็น้อยก่อนที่จะประสบความสำเร็จ และส่วนที่ยากที่สุดคือการตัดสินใจที่จะนำซอฟต์แวร์ใหม่ๆ ที่เหมาะสมกับธุรกิจมากที่สุด เพื่อรักษาสมดุลระหว่างการแบ่งเบาภาระจากพนักงานและราคาที่ต้องจ่าย ระบบ Customer Service (Customer Service System) หรือซอฟต์แวร์เพื่อการบริการลูกค้า เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่สำคัญเป็นระดับต้นๆสำหรับธุรกิจ เนื่องจากมีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการรับรู้ของลูกค้า นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพของการบริหารประสบการณ์ลูกค้าและการเพิ่มยอดขายโดยไม่ต้องเพิ่มพนักงาน ฉะนั้นการเลือกระบบ Customer Service ที่เหมาะสมจะทำให้คุณเห็นผลตอบแทนที่รวดเร็วทั้งกับลูกค้าและพนักงานในองค์กรของคุณ ด้วยเหตุนี้ Demeter ICT จึงรวบรวม 7 สัญญาณ ที่บ่งบอกว่าธุรกิจของคุณต้องการระบบ Customer Service ในการบริการลูกค้า 1. ทีมของคุณไม่มีระบบในการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการโต้ตอบหรือเอกสารของลูกค้า หากคุณพบว่าตัวเองมักจะต้องคอยค้นไฟล์เอกสารและอีเมลเพื่อหาข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวกับลูกค้า ตลอดจนบทสนทนาของคุณกับลูกค้าที่เพิ่งผ่านไปเพียงไม่กี่สัปดาห์ เช่นเดียวกัน หากพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของคุณต้องใช้เวลานานในการพยายามขุดหาข้อมูลต่างๆเพื่อใช้ในการบริการลูกค้า ก็ถึงเวลาแล้วที่คุณจำเป็นต้องนำระบบ Customer Service เข้ามาช่วยในการจัดระเบียบข้อมูลและบทสนทนาของคุณกับลูกค้า ที่สามารถเรียกดูและติดตามเมื่อไหร่ก็ได้ง่ายๆ เพียงปลายนิ้วสัมผัส 2. คำขอหรือปัญหาของลูกค้าถูกเก็บไว้ในระบบอีเมลของเจ้าหน้าที่แต่ละรายและเกิดการสูญหายและสูญเสียการติดตามต่อ แม้ว่าอีเมลจะเป็นเครื่องมือยอดนิยมที่มีประโยชน์ แต่อีเมลก็ไม่เหมาะกับการใช้จัดเก็บคำขอหรือบทสนทนาจากลูกค้า เนื่องจากเมื่ออีเมลถูกเปิดอ่านแล้วจะเป็นเรื่องยากต่อการค้นหาและอาจสูญหายได้ นอกจากนี้หากลูกค้าโทรมาเป็นครั้งที่สองและได้รับสายจากเจ้าหน้าที่ท่านอื่น ซึ่งถ้าประวัติการโทรของครั้งที่แล้วอยู่ในอีเมลของเจ้าหน้าที่ที่รับสายท่านแรก เจ้าหน้าที่ท่านที่สองที่รับสายก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากให้ลูกค้าเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น ทำให้ลูกค้าไม่ได้รับประสบการณ์ที่ดีกลับไป ฉะนั้นระบบ Customer Service ที่เหมาะสมจะต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบอีเมลเดิมเพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อผ่านอีเมลได้ และจะต้องมีระบบ Ticket เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทั้งหมดสามารถติดตามและส่งต่อการบริการระหว่างกันได้อย่างราบรื่น 3. คุณยังคงติดตามลูกค้าผ่านโปรแกรม Excel หากคุณยังพยายามที่จะติดตามลูกค้าผ่านข้อมูลที่ใส่ไว้ในโปรแกรม Excel นั่นก็หมายถึงคุณได้ใช้เวลาทำงานไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากโปรแกรมไม่มีความยืดหยุ่นในการเข้าถึงผ่านทางออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา และเป็นเรื่องยากที่จะหารูปแบบโปรแกรมที่สอดคล้องกัน ระบบ Customer Service จะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบคำร้องขอของลูกค้า เพื่อให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของ Ticket และเน้นประเด็นที่สำคัญที่สุดด้วยเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมที่สุดในการรับเรื่องได้ 4. การรายงานและการรวบรวมข้อมูลใช้เวลานานเกินไปและไม่สามารถวัดผลได้ หากบริษัทของคุณใช้การปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านทางอีเมลดังข้อ 2 และติดตามปัญหาของลูกค้าผ่านโปรแกรม Excel ดังข้อ 3 ซึ่งต้องอาศัยการรวบรวมข้อมูลต่างๆด้วยตัวเองทั้งหมด คุณจะรู้ได้อย่างไร? ว่าทีมงานของคุณมีประสิทธิภาพเพียงพอ เนื่องจากคุณไม่สามารถวัดผลใดๆได้เลย ซึ่งระบบ Customer Service ที่ดีจะประกอบด้วยรายงานหรือข้อมูลเชิงลึกที่จะช่วยให้คุณสามารถติดตามและบริหารจัดการทีมงานและลูกค้าของคุณได้ จากข้อมูลการให้คะแนนหลังการใช้บริการ จำนวน Ticket ที่ถูกปิด เวลาที่ใช้ในการรับเรื่องของลูกค้าครั้งแรก ค่าความพึงพอใจของลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย 5. คุณไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับลูกค้าของคุณ การขาดมุมมองและความเข้าใจในระดับลูกค้าถือเป็นภัยพิบัติสำหรับธุรกิจที่จะก่อให้เกิดการแก้ปัญหาและจัดการกับสถานการณ์อย่างไม่ตรงจุด ทำให้ปัญหาของลูกค้าไม่ได้ถูกแก้ไขอย่างที่ควรจะเป็นและไม่เกิดการสร้างสัมพันธ์ที่ดีให้กับลูกค้า...

Continue reading

4 คำถาม ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk

การตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมในการให้บริการลูกค้าเป็นเรื่องที่ยาก ดีมีเตอร์ ไอซีที จึงทำการรวบรวมผลสำรวจจากผู้เชี่ยวชาญทางด้าน IT เพื่อทำความเข้าใจถึงสิ่งสำคัญที่ใช้เป็นเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk และนี่คือ 4 สิ่งสำคัญที่คุณควรถามตัวเองและธุรกิจของคุณก่อนการตัดสินใจเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk 1. ลูกค้าของคุณคือใคร? แม้จะฟังดูเป็นเรื่องธรรมดาขั้นพื้นฐาน แต่ลูกค้าถือเป็นบุคคลที่สำคัญมากกับธุรกิจ และในขั้นตอนแรกของการบริการก็เป็นเรื่องจำเป็นที่คุณจะต้องรู้ว่าใครคือลูกค้าของคุณ หรือใครบ้างที่จะมารับการ บริการจากคุณนั่นเอง เนื่องจากซอฟต์แวร์ CRM ที่แตกต่างกัน มีแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันออกไปสำหรับการสื่อสารกับกลุ่มต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ Helpdesk แบบดั้งเดิมช่วยให้ทีม IT สามารถให้บริการพนักงานภายในองค์กรได้ แต่ก็มีซอฟต์แวร์ Helpdesk บางประเภทที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าทั้งภายในและภายนอกองค์กร ฉะนั้นการรู้เกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk ให้เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณนั่นเอง 2. คุณต้องการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้ที่ไหน? หนึ่งในความแตกต่างที่ชัดเจนที่สุดของซอฟต์แวร์แพลตฟอร์ม คือ วิธีการเก็บ ticket และข้อมูลของลูกค้าที่สามารถเลือกวิธีการเก็บข้อมูลไว้บนระบบคลาวด์ หรือ เลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้บนเซิฟเวอร์ของตัวเอง โดยจากผลการสำรวจพบว่า 68% ของผู้ตอบแบบสอบถามเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้บนเซิฟเวอร์ของตัวเอง เนื่องจากรู้สึกว่าสามารถควบคุมข้อมูลของตัวเองได้และมีความปลอดภัยกว่า ซึ่งการเก็บข้อมูลวิธีนี้ได้รับความนิยมในบริษัทที่มีขนาดใหญ่และมีพื้นที่ในการติดตั้งฮาร์ดแแวร์ แต่วิธีนี้ก็มีข้อเสียในเรื่องของค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและความสิ้นเปลืองของพื้นที่นั่นเอง ขณะเดียวกันพบว่าการเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์เริ่มได้รับความนิยมในหลายๆบริษัทและกำลังเติบโตขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากใช้ต้นทุนต่ำและแพลตฟอร์มบนระบบคลาวด์มีความยืดหยุ่นสูง เหมาะกับธุรกิจที่กำลังเติบโตและวางแผนที่จะขยายการบริการอย่างรวดเร็วในอนาคต 3 บริษัทของคุณมีการติดตามและวัดผลการบริการอย่างไร? การที่ลูกค้าได้รับการสนับสนุนหรือการบริการตามความต้องการคือกุญแจสำคัญที่ทำให้ลูกค้ารู้สึกแฮปปี้ แพลตฟอร์มบริการลูกค้าของซอฟต์แวร์ Helpdesk บางประเภท เช่น Zendesk มีการวิเคราะห์ผลที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณทราบถึงขั้นตอนของระบบ Ticket ได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่ ซอฟต์แวร์ Helpdesk บางประเภทมีการรายงานผลที่จำกัด หรือบางบริษัทอาจมีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการติดตามผลของตัวเองอยู่แล้ว ฉะนั้นหากนำซอฟต์แวร์ Helpdesk ที่มีการวิเคราะห์ผลในส่วนที่มีอยู่แล้วมาใช้จะเกิดความซ้ำซ้อนและสิ้นเปลืองได้ อย่างไรก็ตามหากคุณยังไม่มีระบบที่ช่วยติดตามและวัดผลการให้บริการลูกค้าของคุณเอง ซอฟต์แวร์ Helpdesk ที่สามารถวิเคราะห์และวัดผลได้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ 4 คุณต้องการฟีเจอร์พิเศษอื่นๆเพิ่มเติมไหม? แอปพลิเคชัน วิดเจ็ต และโปรแกรมเสริมที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์ Helpdesk ที่แตกต่างกันอาจมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณในปัจจุบันตลอดจนการเติบโตในอนาคต ฉะนั้นฟีเจอร์เสริมจึงมีความสำคัญต่อการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk เช่นกัน นอกจากนี้จากผลการสำรวจพบว่าฟีเจอร์ Live chat ได้รับความนิยมและสำคัญเป็นอันดับต้นๆ สำหรับผู้เชี่ยวชาญทางด้าน IT ที่ใช้เป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจเลือกใช้ซอฟต์แวร์ Helpdesk อีกด้วย สนใจทดลองใช้ Zendesk ฟรี หรือสอบถาม ราคา Zendesk ติดต่อ บริษัท ดีมีเตอร์...

Continue reading

Minor Hotels ธุรกิจโรงแรมไทยดังไกลระดับโลก กับการใช้ Zendesk

Support/Chat Agents Improvement in Full Resolution Time Decrease in First Response Time CSAT Products Used 60/31 55% 40% 97% “จากน้ำทะเลสีเทอร์คอยซ์ที่ทอประกายระยิบระยับของมัลดีฟส์ สู่ที่ราบลุ่มอันอุดมสมบูรณ์ ของอุทยานแห่งชาติเซเรนเกติ (Serengeti) Minor Hotels นำเสนอที่พักสำหรับนักเดินทาง ที่ต้องการความหรูหราไปพร้อม ๆ กับการผจญภัยในสถานที่สุดแปลกใหม่ของโลก” ในระยะเวลา 40 ปีที่ผ่านมา เครือข่ายของ Minor Hotels ประจำประเทศไทยได้เติบโตขึ้นมาจากรีสอร์ทเพียงแห่งเดียวที่ตั้งอยู่ใกล้ๆ กรุงเทพฯ โดยการรวบรวม 5 แบรนด์ย่อย 154 โรงแรม และห้องเกือบ 20,000 ห้อง ที่กระจายอยู่กว่า 24 ประเทศทั่วโลก ในฐานะที่เป็นหนึ่งในกลุ่มธุรกิจโรงแรมที่เติบโตเร็วที่สุด Minor Hotels มีความมุ่งมั่นที่จะสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ลูกค้า คู่ค้า และ ผู้ถือหุ้น ในการบริหารจัดการในส่วนของการบริการลูกค้าทางออนไลน์ข้ามบริษัท Minor Hotels เริ่มใช้ Zendesk ในปี 2015 เพื่อช่วยใน 2 กรณี คือ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการลูกค้าโดยตรง และใช้กับพนักงานของบริษัทในการส่งเรื่องภายในไปยังสำนักงานใหญ่ ภายหลังช่วงกลางปี 2016 K’Lee Challinger ได้เข้ามาเป็นผู้จัดการฝ่าย ทั้งฝ่าย Social Media Optimization และ Real-Time Customer Service ภายหลังจากเข้ามาดูแลทั้ง 2 ฝ่าย K’Lee Challinger พบว่าบริษัทยังไม่ได้นำความสามารถของ Zendesk มาใช้ได้อย่างเต็มที่เท่าที่ควรจะเป็น ก่อนหน้าที่ Minor Hotels ยังไม่มีประสบการณ์ในการใช้ Zendesk หรือ ระบบบริการลูกค้าอื่นๆ Challinger กล่าวว่า “ด้วยเครือข่ายโรงแรมที่มีมากมายทั่วภูมิภาคต่างๆ...

Continue reading