วิธีเริ่มต้นใช้งาน Asana
ในบทความนี้ ดีมีเตอร์ ไอซีที จะพาทุกท่านมาเรียนรู้วิธีการปรับแต่งประสบการณ์การใช้งาน Asana โดยสามารถกำหนดการตั้งค่าตามการใช้งานของคุณได้เองอย่างอิสระ ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งโปรไฟล์ การจัดการการแจ้งเตือนในกล่องจดหมาย และการใช้งานฟีเจอร์ ‘My Tasks’ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
กำหนดการตั้งค่า Asana ของคุณ
1. My Settings (การตั้งค่าของฉัน)
My Settings คือส่วนที่จะช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งข้อมูลของคุณและควบคุมการตั้งค่าของคุณได้ โดยก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งาน Asana สิ่งสำคัญคือคุณต้องกรอกข้อมูลโปรไฟล์ให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน รวมถึงส่วน About me (เกี่ยวกับฉัน) เพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถอ่านและรู้ได้ว่าเป็นคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุเวลาทำงานและวิธีการติดต่อที่ต้องการได้
2. Notifications (การแจ้งเตือน)
การตั้งค่าแจ้งเตือนจะช่วยแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับกิจกรรม การเปลี่ยนแปลง และการโต้ตอบใด ๆ ก็ตามที่มีความเกี่ยวข้องกับงานที่คุณกำลังติดตามใน Asana เพื่อให้มั่นใจว่าคุณทราบถึงการอัปเดตที่สำคัญและสามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสม ซึ่งคุณสามารถรับการแจ้งเตือนผ่านกล่องจดหมาย Asana อีเมล หรือเบราว์เซอร์ของคุณได้
โดยกล่องจดหมายของคุณใน Asana จะแสดงข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการที่คุณเป็นสมาชิกและงานที่คุณร่วมงานหรือได้รับมอบหมายให้ทำ เมื่อคุณดำเนินงานของคุณเสร็จสิ้นแล้ว การแจ้งเตือนในกล่องจดหมายของ Asana จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
หากคุณเลือกรับการแจ้งเตือนทางอีเมล คุณสามารถรับได้ทั้งหมด 4 ประเภทด้วยกัน คือ
- สรุปรายวัน
- อัปเดตกิจกรรม
- การกล่าวถึงเท่านั้น
- รายงานรายสัปดาห์
หมายเหตุ: ใช้ได้เฉพาะแพ็กเกจ Asana Business และ Enterprise เท่านั้น
และด้วยการแจ้งเตือนผ่านเบราว์เซอร์ คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการอัปเดตงานและ @mentions แม้ว่าคุณจะไม่ได้เปิดแท็บ Asana ก็ตาม
3. Inbox (กล่องจดหมาย)
กล่องจดหมายขาเข้าของคุณจะทำหน้าที่เป็นฟีดข่าวที่กรองการอัปเดตกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ โดยกล่องจดหมายจะแสดงข้อมูลอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณมีส่วนร่วม งานที่คุณกำลังร่วมงานอยู่ หรืองานที่ได้รับมอบหมายใหม่ คุณสามารถตอบกลับการอัปเดตเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายจากกล่องจดหมายของคุณและไปที่งานของคุณได้อย่างรวดเร็ว
โดยการแจ้งเตือนล่าสุดจะอยู่ที่ด้านบน นอกจากนี้คุณยังสามารถกรองการแจ้งเตือนของคุณได้ตลอดเวลาเพื่อเลือกดูสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณก่อน
4. My Task (งานของฉัน)
ใน My Task จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่รวบรวมรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เมื่อมีงานที่เกี่ยวข้องกับคุณ หรือคุณได้รับมอบหมายงานมา งานดังกล่าวจะถูกรวบรวมไว้ใน My Task ซึ่งทำหน้าที่เป็นแหล่งจัดเก็บงานที่ชัดเจนและเชื่อถือได้ ช่วยให้คุณสามารถเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของงานที่ต้องทำให้สำเร็จ และสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. Creating Task (การสร้างงาน)
การสร้าง Task ถือเป็นส่วนสำคัญในการใช้งาน Asana ที่จะช่วยชี้แจงหรือแสดงให้คุณเห็นว่างานหรือโครงการดังกล่าวของคุณมีเมื่อใด และถูกรับผิดชอบโดยใคร
6. Creating Projects (การสร้างโครงการ)
โปรเจ็กต์ใน Asana เป็นวิธีการจัดระเบียบและจัดเก็บงานที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหรือความคิดริเริ่มที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในที่เดียว
ประเภทของโครงการ
คุณสามารถวางแผนและจัดการเกือบทุกโครงการหรือกระบวนการใน Asana ได้ ยกตัวอย่าง เช่น เมื่อคุณต้องการวางแผนจัดงานอีเวนต์ โปรเจ็กต์สามารถช่วยติดตามงานสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จในการจัดงานอีเวนต์ เช่น การจองสถานที่ การกำหนดวันที่ การส่งคำเชิญ และการตัดสินใจเกี่ยวกับตัวเลือกอาหารและการจัดเลี้ยง เป็นต้น
Asana มีการจัดการอย่างไร?
Projects (โครงการ) และ Tasks (งาน) ถือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญของ Asana โดยแผนผังด้านล่างจะแสดงตัวอย่างวิธีการบริหารจัดการภายใน Asana
- Organizations (องค์กร) ทุกคนในบริษัทของคุณที่ใช้ Asana จะถูกเชื่อมโยงกันด้วยโดเมนอีเมลที่ใช้ร่วมกันในบริษัทของคุณ
- Teams (ทีม) คือกลุ่มสายงานในองค์กรที่อาจจะสอดคล้องกับแผนกต่าง ๆ เช่น ฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขาย หรือกลุ่มสายงาน เช่น “สำนักงานนิวยอร์ก” เป็นต้น
- Projects (โครงการ) โปรเจ็กต์หรือโครงการจะแบ่งเป็นของแต่ละทีม และจะถูกจัดเก็บไว้ใน Portfolios เพื่อติดตามขั้นตอน ข้อมูล และการสื่อสารที่สามารถดำเนินการได้ทั้งหมดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ความคิดริเริ่ม หรือวัตถุประสงค์ เป็นต้น
- Tasks (งาน) จะถูกจัดเก็บไว้ในโปรเจ็กต์ซึ่งจะถูกแบ่งให้ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบอะไร และเมื่อใด โดย Tasks จะจัดเก็บไฟล์ ข้อความ และคำแนะนำทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในที่เดียว
- Portfolios (ผลงาน) จะจัดเก็บกลุ่มของโครงการ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อดูโครงการและการอัปเดตสถานะทั้งหมดเกี่ยวกับความคิดริเริ่มหรือวัตถุประสงค์ได้ในที่เดียว
และนี่คือรายละเอียดเบื้องต้นในการเริ่มต้นใช้งาน Asana ที่จะช่วยให้การบริหารติดตามโครงการของคุณเป็นเรื่องง่าย ด้วยแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและมีทุกฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ในด้านการติดตามงานให้สำเร็จลุล่วง สนใจ Asana หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมสามารถติดต่อ ดีมีเตอร์ ไอซีที พาร์ทเนอร์ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit