ทีม KENDO ต้องทำงานด้วยความซับซ้อนในการสนับสนุนการเติบโตของแบรนด์ และการจัดการงานภายในองค์กร ซึ่งการนำ Asana มาใช้งาน ทำให้องค์กรมีระบบศูนย์กลางข้อมูลที่ทุกคนสามารถจัดลำดับความสำคัญและสร้างความรับผิดชอบในการทำงานที่สำคัญ พร้อมทั้งดำเนินกระบวนการที่สามารถนำไปใช้กับทุกคนในองค์กรได้ และส่งเสริมการสื่อสารภายในที่รวดเร็วและเชื่อมโยงกันทั่วทั้งบริษัท
ปัญหาของ KENDO ที่เกิดขึ้น
- พนักงานของ KENDO ใช้เครื่องมือหลากหลายในการจัดการงาน ทำให้ยากต่อการมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ส่งผลให้ทีมทำงานแบบแยกส่วนและผู้บริหารขาดข้อมูลที่สำคัญในการทำงาน
- KENDO กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว แต่การจัดการงานผ่านอีเมลและสเปรดชีตไม่สามารถรองรับการทำงานของพนักงานได้
- การขาดกระบวนการที่บูรณาการกันส่งผลให้เกิดกระบวนการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงกัน ไม่มีเส้นตายในการทำงานชัดเจน และงานสำคัญและเร่งด่วนมักจะถูกมองข้าม
โซลูชันของ Asana
- KENDO ใช้ Asana เป็นระบบศูนย์กลางข้อมูลที่พนักงานทุกระดับสามารถมองเห็นได้ว่าใครทำอะไรและเมื่อไหร่ ด้วยการขยายตัวของธุรกิจที่รวดเร็ว ระบบข้อมูลแบบรวมศูนย์นี้ช่วยให้ทีมจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญที่สุดเพื่อขยายธุรกิจของแบรนด์ได้
- ทีมสามารถปรับปรุงกระบวนการ เช่น การสร้างปฏิทินการตลาดและการทำให้คำร้อง (Ticket request) ของ IT เป็นอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถทำงานสำคัญได้เร็วขึ้น
- ผู้บริหารสามารถตัดสินใจแก้ปัญหาตามความรับผิดชอบให้กับทีมได้รวดเร็ว เพราะผู้บริหารมีข้อมูลอัปเดตและคำขออนุมัติที่มองเห็นได้
ผลลัพธ์ที่ได้
- ประหยัดเวลาถึง 87 วันทำการ: KENDO ประหยัดเวลาไปได้ประมาณสามเดือนจากการประสานงานงานเมื่อเปรียบเทียบกับระบบก่อนหน้านี้
- เพิ่มประสิทธิภาพ 58%: การเพิ่มจำนวนพนักงานที่ใช้ Asana ช่วยให้ KENDO ประหยัดเวลามากขึ้นถึง 58% ในปีเดียว
- สร้างแบรนด์ที่แข็งแกร่งขึ้น: ด้วยการสร้างโปรเจกต์ (Project) ใน Asana ทีมการตลาดสามารถมองเห็นภาพรวมของแคมเปญได้ทั้งหมด ทำให้สื่อสารได้อย่างต่อเนื่อง เพิ่มโอกาสในการสร้างผลกระทบ และเชื่อมต่อกับลูกค้าได้ดีขึ้น
การทำงานร่วมกันในการปรับแต่งเนื้อหาและข้อความระหว่างทีมและช่องทางจัดจำหน่ายต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะ การเปิดตัวสินค้าใหม่และแคมเปญส่งเสริมการขาย ที่ต้องทำงานประสานงานกันผ่านช่องทางดิจิทัล
ทีมดิจิทัลของ KENDO ใช้ Asana ในการเชื่อมโยงทุกกิจกรรมบนเว็บไซต์ การตลาดแบบเน้น Performance และระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ทำให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันและปรับกระบวนการทำงานให้คล่องตัวขึ้น เพิ่มผลกระทบของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนที่ปรับปรุงและล้ำหน้า
เดิมทีทีมงาน Asana ใช้สเปรดชีตแบบแยกกันของแต่ละคนในการวางแผนและตั้งเวลางาน ซึ่งทำให้เกิดการทำงานแบบแยกส่วนและล่าช้า ด้วย Asana ทีมงานสามารถออกแบบกระบวนการวางแผนที่ร่วมมือกันได้และใช้กับทุกแผนก
ตอนนี้ทีมงานของ KENDO สามารถติดตามงานและจุดสำคัญของแต่ละกิจกรรม และสร้างเทมเพลตกระบวนการเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด
ปรับปรุงความโปร่งใสของโปรเจกต์และความรับผิดชอบ
ทีมดิจิทัลของ KENDO ใช้ Asana เป็น “ปฏิทินดิจิทัล (Digital Calendar)” ที่ช่วยให้เห็นภาพรวมงานดิจิทัลทั้งหมดในแบรนด์ต่างๆ
KENDO เติบโตขึ้นเรื่อยๆ และพวกเขาต้องการโซลูชันที่เติบโตไปพร้อมกัน Asana ช่วยให้พวกเขาจัดระบบกระบวนการ ทำให้งานอัตโนมัติ และปรับกระบวนการทำงานให้คล่องตัว ทีมงานสามารถมุ่งเน้นที่การเพิ่มการซื้อของลูกค้าและเพิ่มรายได้ของบริษัทด้วยความชัดเจนที่กำหนดเป้าหมายได้ทั่วทั้งองค์กร
ที่มา: Asana Blog
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
