การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเติบโต ไม่ว่าจะเป็นการนำเครื่องมือใหม่ กลยุทธ์ใหม่ หรือการบุกตลาดใหม่ การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ อาจเป็นไปได้ง่าย แต่การเปลี่ยนแปลงองค์กรครั้งใหญ่จำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนที่เหมาะสม มิฉะนั้นอาจนำไปสู่ความวุ่นวายและประสิทธิภาพขององค์กรที่ลดลง
เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นมากที่สุด คุณต้องมีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ที่มีประสิทธิภาพ บทความนี้เราจะอธิบายว่าการทำ Change Management คืออะไร? และกระบวนการทำ Change Management ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรมีอะไรบ้าง? ไปดูกันเลย!
Change Management คืออะไร?
Change Management คือ กระบวนการวางแผน เตรียมตัวและจัดการการเปลี่ยนแปลงในองค์กรอย่างรอบคอบโดยคำนึงถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นต่อพนักงานและทีมต่าง ๆ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งการทำ Change Management มักเริ่มจากการทดลองกับกลุ่มเล็ก ๆ ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหนก่อน แล้วค่อยขยายไปทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเป้าหมายของการทำ Change Management ก็คือการเตรียมทีมให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงและให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้
ขั้นตอนการทำ Change Management มีอะไรบ้าง?
เราจะขอยกตัวอย่างเหตุการณ์ เมื่อองค์กรของคุณกำลังจะนำเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาใช้งานภายในองค์กร เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน อย่างเช่น แพลตฟอร์ม Asana พนักงานและองค์กรต้องเตรียมตัวอย่างไร? และมีขั้นตอนอะไรบ้าง?
1. การระบุเหตุผลและวางแผนให้ชัดเจน
ต้องระบุเหตุผลและวางแผนให้ชัดเจนว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงนี้จึงจำเป็นและต้องเกิดขึ้น เช่น ปรับปรุงการทำงาน ลดปัญหา และบรรลุเป้าหมายขององค์กร พร้อมกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPIs) เช่น อัตราการใช้งานและผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้งานเครื่องมือใหม่ ๆ
2. การสื่อสารและสร้างความเข้าใจภายในองค์กร
หลังจากที่ระบุเหตุผลและการวางแผนที่ชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาแจ้งให้ทีมงานทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบถึงเหตุผลและเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงนั้นว่าทำไปเพื่ออะไร? พร้อมการรับฟังความคิดเห็นหรือตอบคำถามจากทีมงานที่เกี่ยวข้อง
โดยบางบริษัทอาจจัดตั้งทีม Adoption Alliance ก็คือทีมที่คอยดูแลการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ทั้งหมด ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย การสื่อสารภายในองค์กรให้ทุกคนเข้าใจ รวมถึงการกระตุ้นให้พนักงานและทีมต่าง ๆ เข้าร่วมการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3. การเตรียมความพร้อมสู่การเปลี่ยนแปลง
ศึกษาและวิเคราะห์สภาพแวดล้อมขององค์กรก่อนเกิดการเปลี่ยนแปลง และเริ่มจากการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ โดยออกแบบกระบวนการทำงานที่สำคัญเพื่อให้รู้ถึงผลกระทบ พร้อมบันทึกคำถามและผลลัพธ์ที่ได้ เพื่อเตรียมการรับมือหรือวิธีการแก้ไขปัญหาล่วงหน้าก่อนที่จะขยายไปทั่วทั้งองค์กร เช่น ทีมการตลาด ทดลองใช้งาน Asana ในการบริหารแคมเปญการตลาดเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันและแก้ไขปัญหาก่อนใช้งานจริงในองค์กร
4. การเริ่มต้นดำเนินการเปลี่ยนแปลง
เริ่มการเปลี่ยนแปลงตามแผนที่วางไว้ จัดฝึกอบรมแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่หรือการใช้งานระบบต่าง ๆ ให้ทีมงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมปรับปรุงและติดตามผลความคืบหน้าของการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
5. การปรับปรุงและวัดผลเพื่อขยายการใช้งาน
วัดผลการทำ Change Management ว่าได้ผลลัพธ์ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการหรือไม่ พร้อมปรับปรุงกระบวนการทำงานตามข้อเสนอแนะของทีมงาน จัดทำเอกสาร FAQ และเตรียมการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง เพื่อขยายการใช้งานไปยังส่วนอื่น ๆ ขององค์กร ติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสนับสนุนทีมและสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน
ประโยชน์ของการทำ Change Management มีอะไรบ้าง?
- อัตราความสำเร็จที่สูงขึ้น: ด้วยการนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ทีละน้อยและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ จะช่วยเพิ่มโอกาสความสำเร็จของการทำ Change Management พร้อมกับสร้างความมั่นใจให้กับทีมงานและเตรียมองค์กรให้พร้อมสำหรับความสำเร็จระยะยาว
- ลดความเสี่ยง: ตามข้อมูลของ McKinsey พบว่า 70% ของการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร มักจะล้มเหลวเนื่องจากการต่อต้านของพนักงานและการขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร การทำ Change Management Program จะช่วยลดความเสี่ยงจากการต่อต้านของพนักงานและการขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร ทำให้โปรเจกต์มีโอกาสประสบความสำเร็จสูงขึ้นและลดการสูญเสียทรัพยากร
- ส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงที่ง่ายขึ้นในอนาคต: ธุรกิจในปัจจุบันมักต้องพบเจอกับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ หากคุณมีกระบวนการทำ Change Management ที่เป็นมาตรฐานชัดเจนและปฏิบัติอย่างต่อเนื่องทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงในอนาคตเป็นไปได้ง่ายและราบรื่นยิ่งขึ้น
- สร้างความมั่นใจและค่านิยมให้กับทีม: ทีมรู้สึกมั่นใจในกระบวนการและทิศทางของการเปลี่ยนแปลง และมีความร่วมมือในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ นอกจากนี้การให้โอกาสทีมแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ยังช่วยเพิ่มความร่วมมือและความรับผิดชอบร่วมกันในกระบวนการเปลี่ยนแปลงเป็นการสร้างค่านิยมที่ดีให้กับองค์กร
การทำ Change Management ช่วยให้การนำกระบวนการใหม่มาใช้เป็นไปอย่างราบรื่น โดยไม่รบกวนทีมงานมากเกินไป ช่วยให้ทีมเห็นคุณค่าของการเปลี่ยนแปลงและลดความต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ทำให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Change Management Program โดยผู้เชี่ยวชาญจาก Demeter ICT
ตอนนี้ Demeter ICT ได้มี Change Management Program for Asana สำหรับองค์กรที่ต้องการนำเครื่องมือ Asana มาใช้งานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นบริการที่ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรของคุณในการจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะการใช้งาน Asana ในการปรับกระบวนการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมทั้งช่วยเสริมสร้างความมั่นใจให้กับทีมงานและผู้บริหาร ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้และนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาว
แหล่งอ้างอิง: Asana Blog, Demeter ICT

ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ

LINE : @dmit