ในยุคนี้ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าทุกธุรกิจจะต้องใช้อีเมลในการติดต่องาน อย่างอีเมลแบบแมส ๆ ที่เรารู้จักกันทั่วไปก็คงหนีไม่พ้น Gmail หรือ Hotmail และองค์กรของคุณก็น่าจะคุ้นชินกับการใช้งานพวกนี้อยู่แล้ว คงเริ่มคิดกันแล้วว่าจะต้องเสียเงินให้กับระบบอีเมลองค์กรไปทำไมในเมื่อของฟรีก็ดีอยู่แล้ว ซึ่งบางอย่างที่จ่ายไปย่อมดีกว่าของฟรีจริงไหมล่ะ
คุณลองนึกภาพตามถ้าบริษัท A ใช้อีเมล aa@gmail.com กับบริษัท B ใช้อีเมล aa@goodbrand.co.th ติดต่องาน เริ่มมองเห็นความต่างหรือเอ๊ะ? ขึ้นมาในใจกันบ้างหรือยัง ตรงข้างหลัง @ หรือที่เราเรียกกว่าโดเมนเนี่ยแหละที่ต่างกัน บริษัท B สามารถมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเอง ต่างจาก A ที่เป็นบริษัทอะไรก็ไม่รู้ จำไม่ได้ และคุณเริ่มรู้สึกไหมว่าการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเองเนี่ยเจ๋งขนาดไหน
แต่มันยังไม่จบแค่นี้ ระบบอีเมลองค์กรหรือที่หลายคนเรียกว่าอีเมลแบบเสียเงินเนี่ยมันดียังไง เราจะค่อย ๆ เริ่มกันทีละข้อ
องค์กรมีตัวตนและมีความน่าเชื่อถือ
แน่นอนว่าเปรียบเทียบบริษัท A และ B ข้างตนขึ้นมา สิ่งแรกที่อยากจะบอกก็คือ การมีระบบอีเมลองค์กรจะสามารถกำหนดชื่อโดเมนเองได้ เช่น sales@yourcompany.co.th ซึ่งการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรจะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น และองค์กรที่คุณจะต้องส่งอีเมลติดต่องานก็สามารถจดจำคุณได้ง่ายขึ้น เป็นเหมือนการตลาดไปในตัวที่จะทำให้คนอื่นจดจำโดยไม่ต้องเสียเงินเยอะ ๆ เพื่อสร้าง Awareness เลย
ความปลอดภัยอีเมลด้วยมาตรฐานระดับโลก
มาตรฐานระดับโลกอาจะดูเวอร์วังอลังการ แต่ Server ที่ให้บริการอย่าง Google Workspace มีใบรับรองมาตรฐานระดับโลกมากมาย และมี Server ที่มีความเสถียรสูง เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ป้องกันการโจมตี อีเมลขยะ สแปม ได้ถึง 99% ถ้าหากอีเมลที่คุณใช้ยังเจอสแปมหรือยังล่มอยู่บ่อย ๆ ละก็ขอให้คิดใหม่อีกทีว่าควรหันมาใช้ระบบอีเมลองค์กรได้หรือยัง
จัดการหลังบ้านง่าย ๆ พนักงานลาออกข้อมูลไม่ออกตาม
หลังบ้านที่ว่าก็คือ พนักงานในองค์กรนั่นเอง ส่วน Admin องค์กรสามารถตั้งให้ฝ่าย IT เป็นคนดูแลที่สามารถจัดการ ลบ แก้ไข เพิ่มบัญชีพนักงาน และคอยเป็นเหมือนกล้องวงจรปิด มอนิเตอร์ให้องค์กรคุณดูว่าใครกำลังจะขโมยความลับขององค์กรส่งไปให้คู่แข่งของคุณ ฟังดูน่ากลัว แต่ถ้าหากมีจริง ๆ ขึ้นมา ระบบอีเมลองค์กรสามารถตรวจสอบได้ และถ้ามีพนักงานลาออกไป โปรเจคสำคัญ ๆ ที่อยู่ในอีเมลก็ไม่สามารถเอาไปด้วยได้
หรือถ้าลืมรหัสผ่านอีก กรอกแล้วกรอกอีกจนอีเมลล็อค คิดดูว่างานทั้งหมดที่อยู่ในอีเมลไม่สามารถเข้าไปเอาได้แล้ว คุณจะต้องนั่งน้ำตาซึมอย่างแน่นอน ระบบอีเมลองค์กรนี่แหละจะทำให้คุณร้องเฮแทนร้องไห้ เพราะสามารถรีเซตรหัสใหม่ได้
ของฟรีที่ไม่มีใครช่วยเซ็ต ช่วยดูแลระบบ
คิดถึงอีเมลฟรีที่มีคนใช้อยู่ทั่วโลกเป็นล้านคน หากอีเมลของคุณเป็นอะไรขึ้นมา คุณจะต้องต่อแถวรอกี่คิวเพื่อรอการแก้ไข และถ้าจะเซ็ต Server ขึ้นเองจะต้องลงทุนกับฮาร์ดแวร์อะไรบ้าง DNS จะทำยังไง คิดแล้วก็เริ่มปวดหัว แต่อย่าเพิ่งปวดหัวกันไปเลย ระบบอีเมลองค์กรจะไม่ใช่แบบนั้น เพราะหากใช้ Google Workspace คุณมีพาร์ทเนอร์คอยช่วยดูแลและช่วยเซ็ตระบบขึ้นมาแน่นอน และจัดการเรื่องที่ยุ่งยากให้เป็นเรื่องง่าย พร้อมซัพพอตองค์กรคุณ และเข้าไปจัดการปัญหาได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องต่อแถวเป็นล้านคิว
สรุปแล้วอีเมลที่ใช้สำหรับธุรกิจให้ดี ต้องฟรีหรือจ่าย? ถ้าเป็นองค์กรเล็ก ๆ ใช้งานไม่กี่คน ในอีเมลไม่ค่อยมีงานสำคัญอะไร อีเมลฟรีก็ไม่มีปัญหา แต่หากเป็นธุรกิจที่เติบโตอย่าง SMB แล้วนั้น คุณมาถูกทางที่จะเลือกระบบอีเมลองค์กร เพราะนอกจากจะเพิ่มภาพลักษณ์ ทำให้คนจดจำได้แล้ว ความปลอดภัยขององค์กรก็มาที่หนึ่งแน่นอน แต่ถ้ากังวลเรื่องค่าใช้จ่ายอยู่ ในยุคที่เศรษฐกิจที่เป็นแบบนี้แน่นอนเราเข้าใจคุณ อะไรประหยัดได้ก็ต้องประหยัด แต่ลองสูดหายใจเข้าลึก ๆ ลองนึกถึงว่า ถ้าเกิดข้อมูลหรือสิ่งที่สร้างมาทั้งหมดเสียหายขึ้นมา บางทีมันอาจจะมากกว่าค่าบริการที่เริ่มต้นเพียง 130 บาท เท่านั้น
อย่าพลาดทุกโอกาสของธุรกิจ Google Workspace ระบบอีเมลองค์กรที่ตอบโจทย์การทำงานสำหรับธุรกิจคุณ
ใช้ระบบอีเมลองค์กรด้วย Google Workspace กับทาง Demeter ICT Google Workspace Partner ประเทศไทย ที่มีซัพพอตตลอดการใช้งาน ติดต่อที่ 02 030 0066 หรือ www.dmit.co.th และ FB Page : www.facebook.com/demeterict
