อีเมลนับได้ว่าเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญที่สุดของทุกองค์กร แม้ว่าปัจจุบันจะมีช่องทางการสื่อสารมากมายที่สะดวกและรวดเร็ว แต่ถึงอย่างไรการสื่อสารผ่านอีเมลก็ยังคงได้รับความนิยมในแวดวงของธุรกิจ เพราะแสดงถึงความเป็นทางการ และความน่าเชื่อถือขององค์กร
อย่างที่ทราบกันดีว่าการเขียนอีเมลแต่ละฉบับจะต้องมีการระบุทั้งอีเมล ชื่อ คำขึ้นต้น คำลงท้าย และมีส่วนประกอบอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาในการร่างและตรวจสอบอยู่พอสมควร แต่ข่าวดีสำหรับผู้ใช้งาน Gmail ใน Google Workspace หลังจากที่คุณได้อ่านบทความนี้แล้ว การใช้งานอีเมลของคุณจะเปลี่ยนนับจากนี้ไป เพราะใน Gmail มีฟีเจอร์ AI อัจฉริยะมากมายที่จะช่วยให้การใช้งานบน Gmail ง่ายขึ้น ไวขึ้น และสะดวกยิ่งขึ้น จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย
1. ร่าง - ตอบกลับอีเมลทั้งฉบับได้ด้วย “Help me write”
“Help me write” คือหนึ่งเทคโลยี AI หนึ่งในฟีเจอร์ของ Gemini สำหรับ Google Workspace ด้วยความสามารถน่าทึ่งที่จะช่วยคุณร่างอีเมลทั้งฉบับได้ เพียงแค่บอกจุดประสงค์ที่ต้องการ อีกทั้งยังสามารถเลือกปรับ Mood and tone ของเนื้อหาได้อีกด้วย
“Help me write” ใน Gmail ทำอะไรได้บ้าง
- สรุปอีเมล: ช่วยวิเคราะห์สรุปเนื้อหาอีเมลที่ยาวและซับซ้อน ให้คุณเข้าใจเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว
- แปลภาษา: แปลอีเมลจากภาษาอื่นให้อยู่ในรูปแบบภาษาที่คุณต้องการ
- ร่างอีเมล: ช่วยร่างอีเมลได้ตามคำสั่ง prompt ของคุณ สามารถเลือกรูปแบบของเนื้อหาอีเมลได้ เช่น อยากได้เนื้อหาอีเมลที่ดูเป็นทางการ (Formalize) ละเอียด (Elaborate) หรือ สั้นกระชับ (Shorten)
- ค้นหาข้อมูล: ค้นหาข้อมูลสำคัญๆจากอีเมลก่อนหน้า เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่เว็บไซต์
- ตอบกลับอีเมล: ช่วยแนะนำการตอบกลับอีเมลด้วยเทมเพลตการตอบกลับที่เกี่ยวข้องกับอีเมลนั้นๆ
ฟีเจอร์ “Help me Write” ใน Gmail นี้ได้รับการพัฒนามาและต่อยอดจากฟีเจอร์ Smart Compose และ Smart Reply ที่หลายท่านเคยใช้งานมาบ้างแล้วก่อนหน้านี้ โดย “Help me Write” จะมีความแอดวานซ์กว่าและสามารถใช้ AI ได้ชาญฉลาดขึ้นมากนั่นเอง
Gemini สำหรับ Google Workspace ไม่ได้มีเพียงแต่ใน Gmail เท่านั้น แต่ยังอยู่ในแอปพลิเคชันอื่นๆอีกมากมายเช่น Docs, Sheets, Slides และ Meet พร้อมกับความสามารถที่โดดเด่นแตกต่างกันไป ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของคุณเจ๋งขึ้นกว่าเดิมแน่นอน สามารถทำความรู้จักเพิ่มเติมได้ ที่นี่ หรือขอสิทธิ์ทดลงใช้ Gemini trial ได้ฟรี 14 วัน ที่นี่
2. ช่วยเขียนอีเมลด้วย Smart Compose
Smart Compose คือฟีเจอร์ AI ที่ช่วยเขียนอีเมล เพื่อให้คุณประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลได้มากขึ้น โดย Smart Compose ทำหน้าที่ช่วยแนะนำคำและวลีขณะที่คุณกำลังพิมพ์อีเมล เมื่อคุณต้องการใช้คำที่แนะนำนั้น สามารถกดปุ่ม “Tab” เพื่อแทรกคำนั้นลงในอีเมลได้เลย
Smart Compose ไม่เพียงแต่ช่วยให้เขียนอีเมลได้เร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้ที่กำลังเรียนรู้ภาษาอังกฤษสามารถเรียนรู้วลีใหม่ๆ ได้อีกด้วย ซึ่งปัจจุบัน Smart Compose รองรับทั้งภาษาอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และอิตาลี
3. ตอบกลับเร็วทันใจด้วย Smart Reply
ตอบกลับอีเมลได้รวดเร็วและง่ายดายด้วยฟีเจอร์ AI “Smart Reply” โดยไม่ต้องพิมพ์ตอบกลับอีเมลเอง ฟีเจอร์นี้ใช้การเรียนรู้ของ Machine Learning ขั้นสูง เช่น โครงข่ายประสาทเทียม (Deep neural networks) ที่เลียนแบบจากมนุษย์ นั่นหมายความว่าแทนที่จะใช้คำตอบกลับง่ายๆ ด้วยคำว่า “ใช่” หรือ “ไม่” แต่สามารถสร้างคำตอบที่ละเอียดอ่อนและลึกซึ้งได้มากขึ้น โดย Smart Reply จะวิเคราะห์เนื้อหาอีเมลที่คุณได้รับ และสร้างคำตอบให้คุณเลือกมากถึง 3 แบบ ภายใน 2 คลิกคุณก็สามารถตอบกลับอีเมลได้ทันที
Smart Reply เหมาะกับอีเมลแบบไหน?
- อีเมลส่วนตัว
- อีเมลที่ไม่ต้องการคำตอบยาวๆ
- อีเมลเชิญเข้าร่วมงาน
- อีเมลขอบคุณ
- อีเมลขอโทษ
4. จัดลำดับความสำคัญของอีเมลด้วย Inbox Categories
ฟีเจอร์ AI นี้จะช่วยให้คุณแยกประเภทของอีเมลในกล่องขาเข้าได้ง่ายขึ้น โดยจะจัดอีเมลเข้าหมวดหมู่ตาม Categories ที่แบ่งประเภทด้วยแท็บอัตโนมัติ ด้วยการเรียนรู้ของ Machine learning ที่ช่วยคุณตัดสินใจว่าควรจะจัดแบ่งและคัดอีเมลที่ได้รับเอาไว้ที่แท็บใดโดยจะตรวจจับจากข้อบ่งชี้สำคัญๆของอีเมลนั้นๆ เช่น ชื่ออีเมลผู้ส่ง จากนั้นเมลจะถูกคัดแยกไปยัง 1 ใน 5 แท็บต่อไปนี้ตามความเหมาะสม ได้แก่ หลัก (Primary), โปรโมชัน (Promotions), โซเชียล (Social), อัปเดต (Updates) และ ฟอรัม (Forums) หากอีเมลใดปรากฎอยู่ในแท็บที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถลากอีเมลนั้นไปยังแท็บที่ต้องการได้ ทั้งนี้เพื่อเป็นการป้อนการเรียนรู้ใหม่ให้ระบบ เพื่อให้สามารถจัดการอีเมลได้ตรงความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น
วิธีการเปิดฟีเจอร์ Inbox categories
- เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิก Settings > See all settings
- คลิกที่แท็บ Inbox
- ที่ Inbox type ให้เลือกเป็น Default
- เลือกแท็บที่ต้องการแสดงใน Categories
- เลื่อนลงไปด้านล่างสุด แล้วคลิก Save Changes เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
5. อีเมลสำคัญไม่มีตกหล่นด้วย Nudging Email
Nudging เรียกได้ว่าเป็นเป็นฟีเจอร์ AI ตัวแรกของ Gmail ที่จะช่วยเตือนให้คุณตอบกลับหรือติดตามอีเมลสำคัญๆ โดยใช้ Machine learning ในการวิเคราะห์อีเมลว่าอีเมลใดที่มีแนวโน้มว่าคุณจะตอบกลับ
วิธีการทำงานของ Nudging
สำหรับอีเมลขาเข้า:
- Nudging จะตรวจจับอีเมลที่คุณยังไม่ได้ตอบ และคาดว่าคุณน่าจะตอบกลับอีเมลเหล่านั้น
- หลังจากผ่านไปสองสามวัน ระบบจะดึงอีเมลเหล่านั้นขึ้นมาไว้ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ พร้อมกับแจ้งเตือนว่าคุณได้รับอีเมลนี้เมื่อสามวันก่อน และถามว่าคุณต้องการจะตอบกลับหรือไม่
สำหรับอีเมลขาออก:
- Nudging จะช่วยติดตามอีเมลที่คุณส่งไป และแจ้งเตือนให้คุณติดตามผลหากยังไม่ได้รับการตอบกลับจากอีเมลนั้น
วิธีเปิดใช้งาน Nudging
- เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ไปที่ Settings > General > Nudging
จะเห็นได้ว่า AI ใน Gmail นั้นมีให้เราได้ใช้งานมานานมากแล้ว จนกระทั่งได้พัฒนาเพิ่มเป็น Gemini สำหรับ Google Workspace ซึ่งนั่นแสดงให้เห็นถึงการพัฒนาเทคโนโลยี AI ของ Google อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานในยุคปัจจุบันและเตรียมพร้อมรองรับการทำงานในอนาคต! ให้ AI ช่วยให้การใช้งานอีเมลของคุณง่ายยิ่งขึ้นกันเถอะ!
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
