หากคุณเคยใช้หรือกำลังใช้ Google drive อยู่ ก็คงเคยเห็น Shared drives ผ่านตาอยู่บ่อยครั้งอย่างแน่นอน แต่ทว่าคุณอาจจะไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญและประโยชน์ของมันมากนัก เพราะ Shared drives ไม่ได้มีอยู่ในทุกแพ็กเกจ จนทำให้หลายองค์กรอาจมองข้ามถึงประโยชน์ หรือไม่ได้ใช้งาน Shared drives อย่างเต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร
ซึ่ง Demeter ICT บอกได้เลยว่า หากคุณมี Shared drives ไว้ในครอบครองล่ะก็ คุณจะสามารถลดขั้นตอนการทำงานได้เยอะมาก ๆ ยิ่งหากองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ ก็จะยิ่งเป็นประโยชน์มากเลยทีเดียว
Shared drives คืออะไร ?
“ทุกคนต่างมี My drive เป็นของตัวเอง ดังนั้นแล้วองค์กรก็ต้องมี Drive เป็นของตัวเองเหมือนกันใช่ไหมล่ะ ก็นั่นแหละที่เราเรียกกันว่า Shared drives”
ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่าย ๆ เลย Shared drives คือ พื้นที่ส่วนกลางขององค์กรที่ทุกคนสามารถเก็บไฟล์หรือแชร์ไฟล์ออนไลน์ให้กับคนในทีมได้ เปรียบเสมือนออฟฟิศที่มีแฟ้มเอกสารวางเรียงราย หากใครจะใช้เอกสารเล่มไหนก็เพียงแค่หยิบมันออกมานั่นเอง
Shared drives เหมาะสำหรับไฟล์ที่ต้องการแชร์ไปให้กับบุคคลหลายคนโดยที่ไม่ผูกมัด Owner เช่น ไฟล์ที่แชร์ให้คนในทีมและไฟล์ที่แชร์ให้สำหรับทุกคนในองค์กร เป็นต้น
แล้ว Shared drives แตกต่างกับการแชร์ไฟล์แบบทั่วไปอย่างไร ?
สำหรับการแชร์ไฟล์แบบทั่วไปจะเป็นการแชร์ไฟล์จากบุคคลหนึ่งถึงอีกบุคคลหนึ่ง หรือหากสร้างกลุ่มไว้ คุณจะแชร์ถึงกลุ่มนั้นก็ได้เช่นกัน ความต่างอยู่ที่ตรงนี้ ! การแชร์แบบทั่วไป คุณจะสามารถเป็น Owner ได้แค่คนเดียวเท่านั้น หากคุณลาหยุดหรือลาออก ไฟล์นั้นจะไม่สามารถใช้งานได้ คุณจะต้องเปลี่ยน Owner เป็นคนอื่นหรือว่าให้คนอื่นขอสิทธิ์ในการเข้าถึงก่อนจึงจะเข้าใช้งานได้
แต่สำหรับ Shared drives จากที่ได้มีการเกริ่นไปบ้างแล้วว่า Shared drives นั้นเป็นการแชร์แบบไม่ผูกมัด หมายความว่า ในหนึ่ง Folder คุณสามารถตั้งค่าให้มี Owner ได้หลายคน หรือภาษา Shared drives เราเรียกกันว่า Manager ซึ่งหากใครคนใดคนหนึ่งหายไป ทุกคนก็ยังสามารถเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ ใน Folder นั้นได้ตามปกติ
และหากคุณเป็นคนช่างสังเกตล่ะก็ คุณจะพบว่าข้อมูลด้านบนมีอะไรบางอย่างที่เปลี่ยนไป ใช่แล้ว ! สำหรับ Shared drives เราจะใช้คำว่าแชร์ Folder มากกว่าการแชร์ไฟล์ และนี่แหละคือความต่างจุดที่ 2 เพราะ Shared drives เหมาะกับการแชร์ทั้ง Folder แล้วให้คนมาดาวน์โหลดเอกสารต่าง ๆ ไปใช้ เช่น แบบฟอร์มจดหมายต่าง ๆ แต่การแชร์เอกสารแบบทั่วไปจะเหมาะกับการแชร์ไฟล์ (Docs, Sheets, Slides) เพื่อให้คนอื่นมาแก้ไขหรือทำงานร่วมกันนั่นเอง
แต่อย่างไรก็ตามก็ไม่ใช่ว่า Shared drives จะแชร์ไฟล์ไม่ได้หรือการแชร์แบบปกติจะแชร์ Folder ไม่ได้นะ Demeter ICT เพียงแนะนำข้อมูลตามความเหมาะสมเพื่อให้การใช้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดและใช้งานง่ายมากยิ่งขึ้นเท่านั้นเอง
มาเรียนรู้ภาษา Shared drives กัน!
ตำแหน่ง
อำนาจ/ขอบเขตใน Shared drives
Manager
จัดการข้อมูล คนที่เข้าถึง และตั้งค่าต่าง ๆ ได้ (สามารถควบคุมทุกอย่างได้แบบ 100%)
Content Manager
เพิ่ม แก้ไข ย้าย และลบไฟล์ได้
Contributor
เพิ่มและแก้ไขไฟล์ได้
Commenter
แสดงความคิดเห็นได้อย่างเดียว
Viewer
ดูได้อย่างเดียว
Shared drives มีในแพ็กเกจไหนบ้าง ?
Shared drives จะมีอยู่ในแพ็กเกจ Business standard, Business plus, และ Enterprise ซึ่งหากคุณต้องการใช้งาน ให้คุณเข้าไปที่ Google drive แล้วจะเห็นเมนู Shared drives ที่แท็บเมนูด้านซ้าย ใช้งานเหมือนกับ Google drive ได้เลย
มาถึงตรงนี้คุณคงรู้เกี่ยวกับ Shared drives มากขึ้นแล้ว หากคุณมี Shared drives อยู่ในมือ Demeter ICT แนะนำว่าให้รีบนำมาใช้ได้เลย เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน ไม่ต้องคอยแชร์ให้ทีละคน แชร์ทีเดียวเห็นทั้งทีมเลย Demeter ICT หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ ช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็วมากขึ้น
ติดตาม Demeter ICT สำหรับบทความดี ๆ แบบนี้ได้ที่ >> Facebook: Demeter ICT
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
