Draft หรือ Final แค่ Docs ไฟล์เดียวจบ

Draft หรือ Final แค่ Docs ไฟล์เดียวจบ

พอกันที! กับการเซฟงานเอกสารหลายเวอร์ชั่น

Customer Success Story...

กรณีศึกษาเรื่องราวความสำเร็จจากการใช้งาน Google Workspace โดยลูกค้าผู้ใช้งานจริง

เสียเวลาไปเท่าไหร่กับกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยเฉพาะไฟล์เอกสาร ที่ต้องมีการแก้ไขปรับไปมาอยู่หลายหน เชื่อได้เลยว่าเกือบทุกองค์กร ไม่แผนกใดก็แผนกหนึ่งต้องประสบปัญหานี้อยู่แน่นอน อย่างตัวอย่างเรื่องจริงจาก Customer Success Story ขององค์กรที่เกี่ยวกับ Manufacturing แห่งหนึ่ง …

กระบวนการทำงานเดิม

ต่อไปนี้เป็นเรื่องราวของพนักงานตำแหน่ง Communication Specialist จากบริษัทการผลิตแห่งหนึ่ง ขอใช้นามสมมุติว่านิพิธ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นนักสื่อสารให้กับคนในองค์กร ทุกครั้งเมื่อเขาจะประกาศเรื่องใดๆให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ เขาจำเป็นต้องร่างเนื้อหานั้นๆบน Word และต้องส่ง draft แนบไปกับอีเมล ให้กับผู้บริหาร review ตรวจสอบความถูกต้องก่อนทุกครั้ง แน่นอนว่าไม่ได้จบที่ไฟล์เดียว บ่อยครั้งที่ผู้บริหาร ต้องเดินทางไปดูงานยังสาขาอื่นๆ เขาจะทำการตรวจสอบเอกสารได้ก็ต่อเมื่อเปิด laptop เท่านั้น ทำให้ระยะเวลาการ review ช้าลงไปด้วย ที่แย่ไปกว่านั้นคือหลายครั้งที่ผู้บริหารไม่สามารถเข้าดู draft ได้ เนื่องจากติดปัญหาด้านการเข้าถึง หรือ access ไฟล์ และมีหลายครั้งที่ผู้บริหารต้องทำการตรวจสอบแก้ไขรายละเอียดผ่านทางโทรศัพท์ ซึ่งหลังจากนิพิธได้รับ comment เขาต้องนำมาปรับแก้ไขให้เป็น final และต้องส่งให้หัวหน้าทีม review ฉบับ final อีกครั้ง ก่อนทำการเผยแพร่

จะเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานของนิพิธเป็นไปค่อนข้างยากลำบาก เนื่องจากระยะเวลาของกระบวนการทำงานค่อนข้างยาวนาน ไม่ใช่ส่งผลกระทบแต่ตัวเขาเท่านั้น แต่พนักงานทุกคนในองค์กรก็ได้รับผลกระทบเนื่องจากได้รับข่าวสารล่าช้าเช่นเดียวกัน ซึ่งแน่นอนว่าผลเสียไม่ได้มีเท่านี้แน่นอน…

หลังปรับกระบวนทำงานด้วย Google Workspace

แล้วชีวิตการทำงานของนิพิธก็พลิกเปลี่ยนไปเลย หลังจากองค์กรของเขาเริ่มนำ Google Workspace มาใช้ และเมื่อเขารู้ว่า Google Workspace มีเครื่องมือที่ช่วยการทำงานเขาได้… 

Features ที่นิพิธผู้เป็น Communication Specialist หยิบมาใช้ในกระบวนการทำงานของเขา นั่นก็คือ Google Docs และ Google Drive เขาสามารถสร้างไฟล์ Docs แค่ไฟล์เดียว ไฟล์เดียวเท่านั้น! ที่สามารถช่วยเขาทำ review process ได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารสามารถเห็น draft ของเขาได้อย่าง real time และ comment บน draft นั้นได้ทันที ไม่จำเป็นต้องเข้า laptop เหมือนเมื่อก่อนอย่างเดียวแล้ว แต่สามารถเข้าผ่านทุกอุปกรณ์ที่เชื่อม Internet ได้ ด้านนิพิธผู้เป็นเจ้าของ draft นั้นก็สามารถดู feedback จากผู้บริหารได้อย่าง real time และ แก้ไขได้ทันทีเช่นกัน หรือถ้าหากผู้บริหารไม่สะดวก review ณ ตอนนั้น นิพิธก็จะได้รับการแจ้งเตือนว่ามีการ comment ในไฟล์เอกสารนั้นๆได้ทันทีเมื่อมีการเคลื่อนไหวจากผู้บริหาร มากไปกว่านั้นหัวหน้าทีมของเขาก็สามารถดูการ comment และการแก้ไขได้อย่าง real time เช่นเดียวกัน หลังจากนิพิธได้ final เรียบร้อยแล้ว เขาจึง save ไฟล์ Docs เป็น PDF และนำขึ้น Google Drive เพื่อเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลและพร้อมเผยแพร่ ซึ่งเขาก็ทำได้โดยง่ายแค่แชร์ link ของไฟล์ PDF ที่จัดเก็บอยู่ใน Google Drive ให้พนักงานในองค์กรได้ทันที

Impact

  • ประหยัดเวลาที่ต้องเสียไปกับกระบวนการ review ที่ต้องใช้เวลานานถึง 2 สัปดาห์
  • แค่ใช่้โทรศัพท์มือถือและ internet ก็สามารถ review, comment, revise ได้ตลอดเวลา
  • แค่ document ไฟล์เดียว ช่วยลดจำนวน email ไม่ต้อง save หลาย version ให้สับสน 
  • แชร์ให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกับไฟล์นั้นได้ง่ายๆ แค่ link เดียว จะแก้ไข หรือ comment ก็ดูได้แบบ realtime
  • จัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ขององค์กรอย่างปลอดภัยได้จากที่เดียว สามารถเปิดดูไฟล์ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกแพล็ตฟอร์ม
  • จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ได้ 

จากการแชร์ประสบการณ์การใช้งานข้างต้น จะเห็นได้ว่าการทำงานรูปแบบเดิมที่ทำอยู่เป็นประจำนั้นเกิดปัญหาติดขัดหลายอย่าง ทำให้การทำงานล่าช้าและเสียประสิทธิภาพไป แต่พอได้รู้จักเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้นอย่าง Google Workspace ที่เป็นชุดแอปพลิเคชันสำหรับใช้ในการทำงานแบบครบครันมาปรับใช้กับกระบวนการทำงานเดิม จึงช่วยให้งานหลายฝ่ายดำเนินต่อไปได้อย่างไร้รอยต่อ  

หากคุณต้องการให้การทำงานร่วมกันในองค์กรมีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้นด้วย Google Workspace ดีมีเตอร์ ไอซีที พร้อมเป็นผู้ช่วยและยินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่เริ่มต้น ไปจนตลอดการใช้งานกับเรา

ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner

ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ