Draft หรือ Final แค่ Docs ไฟล์เดียวจบ พอกันที version 1, 2, 3,…

Draft หรือ Final แค่ Docs ไฟล์เดียวจบ พอกันที version 1, 2, 3,… customer Success Story… เสียเวลาไปเท่าไหร่กับกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยเฉพาะไฟล์เอกสาร ที่ต้องมีการแก้ไขปรับไปมาอยู่หลายหน เชื่อได้เลยว่าเกือบทุกองค์กร ไม่แผนกใดก็แผนกหนึ่งต้องประสบปัญหานี้อยู่แน่นอน อย่างตัวอย่างเรื่องจริงของ Customer Success Story องค์กรที่เกี่ยวกับ Manufacturing แห่งหนึ่ง … จุดนี้เคยผ่านมาแล้ว พนักงานตำแหน่ง Communication Speacialist แห่งนี้ (ขอใช้นามสมมติว่า ทานตะวัน)  ซึ่งทำหน้าที่เป็นนักสื่อสารให้กับคนในองค์กร ทุกครั้งเมื่อเขาจะประกาศเรื่องใดๆให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ เขาจำเป็นต้องร่างเนื้อหานั้นๆบน Word และต้องส่ง draft แนบไปกับอีเมล ให้กับผู้บริหาร review ตรวจสอบความถูกต้องก่อนทุกครั้ง บ่อยครั้งที่ผู้บริหาร ต้องเดินทางไปดูงานยังสาขาอื่นๆ เขาจะทำการ review ได้ก็ต่อเมื่อเปิด laptop เท่านั้น ทำให้ระยะเวลาการ review ช้าลงไปด้วย ที่แย่ไปกว่านั้นคือหลายครั้งที่ผู้บริหารไม่สามารถเข้าดู draft ได้ หนึ่งในปัญหาเหล่านั้นก็คือการ access หลายครั้งที่ต้องทำการ review draft ผ่านทางโทรศัพท์ หลังจากทานตะวันได้รับ comment เขาต้องนำมาปรับแก้ไขให้เป็น final และต้องส่งให้หัวหน้าทีม review ฉบับ final อีกครั้ง ก่อนทำการเผยแพร่  จะเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานของทานตะวันเป็นไปค่อนข้างยากลำบาก เนื่องจากระยะเวลาของกระบวนการทำงานค่อนข้างยาวนาน ไม่ใช่ส่งผลกระทบแต่ตัวเขาเท่านั้น แต่พนักงานทุกคนในองค์กรก็ได้รับผลกระทบเนื่องจากได้รับข่าวสารล่าช้าเช่นเดียวกัน ซึ่งแน่นอนว่าผลเสียไม่ได้มีเท่านี้แน่นอน… จุดเปลี่ยน แล้วชีวิตการทำงานของทานตะวันก็พลิกเปลี่ยนจากหน้ามือกลายเป็นหลังมือไปเลย หลังจากองค์กรของเขาเริ่มนำ G Suite มาใช้ และเมื่อเขารู้ว่า G Suite มีเครื่องมือที่ช่วยการทำงานเขาได้…  Featuresที่ ทานตะวัน ผู้เป็น Communication Specialist หยิบมาใช้ในกระบวนการทำงานของเขา นั่นก็คือ Google Docs และ Drive...

Continue reading

Digital Transformation ไม่ใช่จบแค่เรื่องของเทคโนโลยี

โดย ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ , CEO บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด วันนี้ผมได้พูดสองหัวข้อในงาน Event ที่ Google Thailand เรื่องแรกได้พูดถึงวิธีการเติมไฟในการทำงานแบบ Google ครับ จุดเริ่มคือเคยสังเกตุไหมครับว่าหนึ่งในสาเหตุที่บุคลากรในองค์กรของเราเริ่มออกอาการเซ็งและหมดไฟคือเรามีกระบวนการในการทำงานที่ไม่มีมูลค่าถึงร้อยละ 70 เนื่องจากเป็นงานที่ต้องเสียเวลาในการเตรียมข้อมูล ต้องปิงปองไปกลับระหว่างเพื่อนร่วมงาน ต้องเดินเอาเอกสารไปให้ ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นต์ และต้องเก็บเอกสารเป็นตั้งๆ เพราะกลัวตรวจสอบไม่ได้ หรือแม้แต่ต้องเดินทางมาประชุมด้วยการฝ่ารถติดเข้ามา โดยที่ทำงานเป็นเรื่องเป็นราวอาจจะแค่ 30% ที่เหลือเป็นการเสียเวลาในกระบวนการโดยทั้งนั้น เหตุว่าทำไม Google ถึงได้เป็นองค์กรนวัตกรรมระดับโลก เพราะ Google เน้นในเรื่องแค่สามเรื่องคือ 1) เน้นการทำงานแข่งกับเวลา 2) มีกระบวนการขั้นตอนในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เข้าใจ pain points ของผู้ใช้งาน และ 3) การแบ่งปันข้อมูลในการทำงานร่วมกัน ซึ่งหากเรามีเครื่องมือในการทำให้ทั้งสามเรื่องเกิดขึ้นได้ง่าย เท่ากับว่าเวลาที่ต้องสูญเสียไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่องในการพูดคุย การแก้งานไปมา การแชร์ข้อมูลเดียวกันก็จะหายไปอย่างมหาศาล ซึ่ง Google ได้ใช้ G Suite ในการเป็นเครื่องมือการทำงานในชีวิตประจำวันนั่นเอง เอาเข้าจริงหลายองค์กรมักจะเข้าใจผิดคิดว่าการทำ Digital Transformation คือการใช้เงินแก้ปัญหาด้วยการซื้อเครื่องมือเทคโนโลยี (Technology) มาใช้งานในองค์กร แต่องค์กรจำนวนมากได้ลืมปัจจัยอีกสองอย่างที่ละเลยเสมอในการทำ Digital Transformation ขององค์กร นั่นก็คือ 1. People และ 2. Process!!!! ทั้งสองอย่างประกอบกับ 3. Technology จึงจะทำให้การทำ Digital Transformation ในองค์กรเกิดขึ้นได้จริง เพราะตอนนี้คนรวยสุดคือทรัพย์ศรีไทยที่รับจ้างเก็บเอกสารกองพะเนินให้เราอยู่ การทำ Digital Transformation ในองค์กรจะประกอบไปด้วยสามเรื่องคือ 1) Technology 2) People และ 3) Process ฟังดูจะรู้ว่ามันไม่จบแค่ใช้เงินซื้อเทคโนโลยีเหมือนกับที่หลายหน่วยงานทั้งรัฐและเอกชนเข้าใจคำว่า Thailand 4.0 ว่ารีบๆ ไปหาระบบงานมารองรับ ทั้งกระบวนการทำงานและการวิเคราะห์ข้อมูล เสร็จแล้วก็จบแล้ว แต่นั่นเรากำลังพูดแค่ในมุมของ Technology...

Continue reading