3 เครื่องมือสุดเทพ บน Gmail ที่คุณอาจยังไม่รู้จัก

มาถึงวันนี้เชื่อว่าคงไม่มีใครไม่รู้จัก Gmail บริการ Free Email ที่ได้รับความนิยมสูงสุดในขณะนี้ ที่สามารถใช้งานบนอุปกรณ์ชนิดใดก็ได้ มาพร้อมกับ เครื่องมือการใช้งานที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ปฏิทินสำหรับบันทึกตารางการประชุม, ห้องสนทนาสำหรับเจรจาธุรกิจ, รวมถึงมีพื้นที่สำหรับจัดเก็บ Email ที่มากถึง 15 GB ทำให้มีผู้ใช้งาน Gmail มากที่สุดในโลก คือมากกว่า 425 ล้านคน แต่เครื่องมือการใช้งานดังกล่าว เป็นเครื่องมือที่คนส่วนใหญ่รู้จักและใช้งานเป็นประจำอยู่แล้ว วันนี้เราจะขอแนะนำเครื่องมือที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น ด้วย 3 เครื่องมือบน Gmail ที่คุณอาจไม่เคยใช้ หรือไม่รู้มาก่อนว่ามีอยู่ ซึ่งจะเป็นอะไรบ้างนั้น ติดตามได้ที่นี่เลย 1. ปุ่ม “ยกเลิกการส่ง” คุณอาจเคยสะกดข้อความบนอีเมลผิด ลืมแนบไฟล์สำคัญ หรือส่งอีเมลไปให้ผิดคน! แต่กว่าจะรู้ตัวก็กด ส่ง อีเมลไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งอีเมลที่ส่งไปอย่างผิดพลาดนั้นอาจทำให้ชีวิตต้องเจอกับปัญหาอื่นๆ ที่ตามมาได้ ทาง Google จึงได้ออกแบบตัวช่วยนี้ขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหานั้นให้กับคุณ เพียงแค่คลิกที่ปุ่ม “ยกเลิกการส่ง” แบบง่ายๆ เท่านั้นเอง วิธีการตั้งค่า “ยกเลิกการส่ง” คลิก ไอคอนเฟือง ที่มุมบนขวาของหน้า Gmail >> คลิกตัวเลือก การตั้งค่า >> คลิกแท็บ ทั่วไป >> และคลิก “เปิดใช้” ที่หัวข้อ ยกเลิกการส่ง และสามารถ ตั้งระยะเวลาการยกเลิก ได้ตามต้องการ สุดท้ายคลิก บันทึก   เพียงเท่านี้ คุณก็จะมีเวลา 5-30 วินาทีในการตรวจทานความถูกต้องของอีเมลหลังจากที่กด ส่ง ไปแล้ว เพื่อที่หากต้องการแก้ไขเพิ่มเติมก็สามารถกด Undo กลับสู่หน้าแก้ไขอีเมลได้อย่างทันท่วงที   2. เครื่องมือ “การตอบกลับสำเร็จรูป” หากคุณรู้สึกว่าต้องตอบคำถาม หรือพิมพ์ข้อความในรูปแบบซ้ำ ๆ เพื่อตอบกลับอีเมลอยู่บ่อยครั้ง เราขอแนะนำให้คุณใช้ตัวช่วย ด้วยเครื่องมือที่มีชื่อว่า “การตอบกลับสำเร็จรูป (Canned Responses)” ที่จะทำให้คุณสามารถพิมพ์เนื้อหาของอีเมลเก็บเอาไว้ และสามารถเรียกขึ้นมาใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการ การเปิดใช้งานก็สามารถทำได้ง่าย เพียงแค่ไม่กี่คลิก  วิธีการตั้งค่า “การตอบกลับสำเร็จรูป” คลิก ไอคอนเฟือง ที่มุมบนขวาของหน้า Gmail >> คลิกตัวเลือก การตั้งค่า >> คลิกแท็บ ห้องทดลอง (Labs) >> กรอกข้อความในช่องค้นหาห้องทดลอง ว่า “การตอบกลับสำเร็จรูป” >> เมื่อปรากฎหัวข้อดังกล่าวให้คลิก “ใช้งาน” >>...

Continue reading

8 ขั้นตอนง่ายๆ สำหรับผู้ใช้ G Suite ที่ช่วยให้แอดมินป้องกันข้อมูลทางธุรกิจ

ในการป้องกันข้อมูลให้ปลอดภัย ไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อนเสมอไป ด้วย G Suite ผู้ใช้ที่แอดมินสามารถจัดการ และปกป้องข้อมูลของผู้ใช้คนอื่นๆได้อย่างง่ายดาย เพราะเครื่องมือต่างๆใน G Suite ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย แต่มีประสิทธิภาพ อย่าง Vault ที่จะช่วยในการป้องกันข้อมูลสูญหายได้อย่างดีเยี่ยม และนี่คือ 8 ข้อง่ายๆ ที่จะช่วยให้แอดมินสามารถควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลในองค์กรได้ 1. แจ้งเตือนใน Hangout เมื่อมีการสนทนากับบุคคลนอกชื่อโดเมนบริษัท หากหน่วยงานของคุณอณุญาตให้พนักงานคุยแชทกับบุคคลภายนอกผ่าน Hangout แอดมินสามารถเปิดการตั้งค่าที่จะช่วยแจ้งเตือนให้ผู้ใช้ เมื่อมีบุคคลนอกโดเมนของคุณเข้าร่วมการสนทนา และแบ่งการสนทนาจากกลุ่มที่มีอยู่ ซึ่งผู้ใช้จากภายนอกจะไม่สามารถดูการสนทนาภายในทีมย้อนหลังได้ (จากการตั้งค่าในส่วนของ Admin ไปที่ Apps > G Suite > Google Hangouts > Chat settings > Sharing options) 2. ปิดการใช้งานส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้จะสามารถปิดฟีเจอร์การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้งานได้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการกรองข้อมูลในกรณีที่ข้อมูลสำคัญของผู้ใช้ถูกบุกรุก 3. เปิดการตรวจจับการฟิชชิ่ง การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะเพิ่มการตรวจสอบอีเมลที่น่าสงสัยก่อนที่จะส่งมอบ การตรวจจับฟิชชิ่งจะใช้รูปแบบการเรียนรู้โดยเฉพาะ ซึ่งจะช่วยวิเคราะห์การฟิชชิ่งอย่างเข้มงวด จึงอาจทำให้ข้อความที่ได้รับมีความล่าช้านิดหน่อย น้อยกว่า 0.05 เปอร์เซ็นต์ของข้อความโดยเฉลี่ยจะล่าช้าออกไปประมาณ 2-3 นาที ไม่ต้องกังวลใจไป เพราะผู้ใช้ของคุณยังคงได้รับข้อมูลอย่างรวดเร็วเช่นเดิม 4. แอปตรวจสอบการเข้าถึง OAuth สำหรับแอปจากภายนอก แอป OAuth ช่วยเก็บรักษาข้อมูลของบริษัทให้ปลอดภัย โดยจะทำการให้คุณเลือกว่าจะใช้แอพภายนอกใด ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ G Suite ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้แอปพลิเคชันที่เป็นอันตราย หรือเข้าข่ายหลอกลวงเข้าสู่ข้อมูลของบริษัทโดยบังเอิญ 5. ตรวจสอบว่าได้เปิดแจ้งเตือนการตอบกลับภายนอกแบบไม่ได้ตั้งใจสำหรับ Gmail Gmail สามารถแสดงข้อความแจ้งเตือนการตอบกลับภายนอก ป้องกันข้อมูลสูญหายหรือรั่วไหลได้ ซึ่งคุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าเมื่อมีพนักงานบางคนกำลังโต้ตอบกับบุคคลภายนอกโดเมนบริษัทหรือไม่ พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีว่ายังยืนยันที่จะส่งอีเมลนั้นหรือไม่ Gmail มีระบบอัจฉริยะ ที่รู้ว่าผู้รับอีเมลนั้นเป็นคนที่เคยติดต่อกันมาก่อน หรือเป็นคนที่ติดต่อกันเป็นประจำ และจะแสดงการแจ้งเตือนเฉพาะสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ตัวเลือกนี้เป็นตัวเลือกพื้นฐานที่มีอยู่ใน G Suite 6. จำกัด Calendar จากภายนอก เพื่อลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล ทำให้มั่นใจว่ารายละเอียดต่างๆใน Google Calendar นั้นไม่ได้ถูกแชร์ไปยังบุคคลอื่นนอกโดเมนบริษัท จำกัดการแชร์ข้อมูลเพื่อป้องกันผู้ใช้จากการแฮ็ก หรือการโจรกรรมทางข้อมูลอื่นๆ ผ่านทางชื่อหัวข้อ หรือชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม 7. จำกัดการเข้าถึงใน Google Groups โดยทำการตั้งค่าใน Google group จากค่าเริ่มต้น ให้เป็น...

Continue reading

มีอีเมล์บริษัทโดเมนตัวเอง ง่ายนิดเดียว

สืบเนื่องจากงานสัมมนาที่ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ร่วมกับกูเกิ้ล (Google) เมื่อปลายเดือนกันยายน 2560 ที่ผ่านมา มีท่านผู้ประกอบการหลายท่านได้สอบถามว่าตอนนี้ใช้อีเมล์แบบฟรีอยู่คือใช้เป็นชื่อบริษัทแล้วตามด้วย @gmail.com หรือ @yahoo.com หรือ @hotmail.com หรือที่มีอีกแบบคือใช้ชื่อตัวเองแล้วตามด้วยโดเมนฟรีทั้งหลาย ปัญหาที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่านรับทราบร่วมกันคือการทำธุรกิจแต่ใช้โดเมนอีเมล์แบบฟรีดูแล้วไม่น่าเชื่อถือ เพราะว่าโดเมนเนมของตัวเองเปรียบเหมือนการเอาใจใส่หน้าบ้าน ว่าง่ายๆ เปรียบเหมือนป้ายชื่อบริษัทเราถ้าทำไม่ดี เอากระดาษ A4 มาแปะแล้วเขียนชื่อ ความน่าเชื่อถือก็หายไปทันที เพราะการมีโดเมนตัวเองนั่นหมายถึงการพิสูจน์ตัวตนมาระดับหนึ่ง คำถามที่ผู้ประกอบการหลายท่านมักจะถามว่าอยากอีเมล์โดเมนตัวเองจะต้องทำอย่างไรบ้าง เพราะไม่รู้วิธีจะทำอย่างไร ซึ่งเราสามารถทำได้ง่ายๆ ตามขั้นตอนดังนี้ครับ ขั้นตอนที่ 1 : จดโดเมนเนม (Domain Name) ก่อน การมีโดเมนก็เหมือนการมีเลขที่บ้านเป็นของตัวเอง ใครผ่านไปผ่านมาก็จะรู้ว่า อ๋อ นี่คือบ้านจริงๆ นะ มีตัวตน มีทะเบียนบ้าน คล้ายๆ กับการที่เราไปจดทะเบียนการค้านะครับ คนที่มาซื้อของกับเราก็จะเชื่อถือ เพราะการจดโดเมนโดยเฉพาะโดเมน .co.th เราต้องมีการยืนยันตัวตนไม่มากก็น้อย ซึ่งการมีโดเมน .co.th นี่ชัดเจนเลยว่าต้องเป็นบริษัทอยู่ในประเทศไทยเท่านั้น ใครที่มาเถียงบอกว่าไม่จริงหรอก ทำไมต้องจดทะเบียนการค้าหรือมีโดเมนตัวเอง ก็ลองดูไปเสนอสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้ารายใหญ่ๆ หรือขยายช่องทางการขายแบบ mass ดูนะครับแล้วท่านจะเข้าใจ หลังจดโดเมนเนมท่านก็จะมีเลขที่ต่างๆ หลังบ้านที่บอกว่าโดเมนของเราเบอร์อะไร จะให้เว็บไซต์เราชี้ไปที่เบอร์อะไร และอีเมล์คืออะไร ค่าใช้จ่ายไม่แพงหลักร้อยบาทเท่านั้น ขั้นตอนที่ 2 : มีข้อมูลหน้าบ้านบนเว็บไซต์และอีเมล์เท่ห์ๆ ถึงขั้นนี้เราต้องร้องเฮเพราะเรามีโดเมนตัวเองเรียบร้อยแล้ว ทีนี้อยากมีเว็บไซต์กับอีเมล์ตัวเองบ้างที่เป็น www.mydomain.com และอีเมล์ somchai@mydomain.com จะทำได้อย่างไรบ้าง ซึ่งสองเรื่องนี้ต้องแยกกันนะครับ การมีเว็บไซต์ตัวเองเราเปรียบเหมือนกับเราเอาบ้านเลขที่เราไปแขวนหน้าบ้าน ว่าแต่บ้านเราอยู่ไหนครับ ก็มีสองวิธีคือ 1 ซื้อเครื่องเซิร์ฟเวอร์มาเอง (ปลูกบ้านเอง) อันนี้วุ่นวายมากสำหรับมือใหม่ ไม่แนะนำ กับวิธีที่ 2 คือ เช่าพื้นที่กับผู้ให้บริการโฮสติ้ง (เช่าบ้านเค้าอยู่ จ่ายค่าเช่ารายปี) ค่าเช่าจ่ายก็แล้วแต่ขนาดความกว้างของบ้านมีตั้งแต่สามพันจนถึงมากกว่านั้น ซึ่งโดเมนเราก็ต้องบอกกับคนทั่วโลกด้วยการใส่ตัวเลขในระบบโดเมนในขั้นแรกว่าเว็บเราบ้านเลขที่เท่าไหร่ (แต่ถ้ายังไม่อยากมีเว็บไซต์ตัวเอง ก็ข้ามไปขั้นตอนที่ 3 นะครับ) ซึ่งโดยปกติถ้าเช่าเว็บโฮสติ้งเค้าจะมีฟรีอีเมล์มาให้ด้วยที่เป็นโดเมนตัวเอง somchai@mydomain.com แบบฟรีๆ แต่แบบที่ทราบกันครับว่าของฟรีของแถมต้องทำใจกับความเสถียรและข้อจำกัด...

Continue reading

ผู้ใช้บริการ G Suite สามารถใช้งานฟีเจอร์ Explore ใน Google Sheets ได้แล้ว

ย้อนกลับไปเมื่อ 2-3 เดือนก่อน ทางกูเกิ้ลประกาศเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ที่จะช่วยวิเคราะห์ข้อมูลธุรกิจของคุณใน Google Sheets ผ่าน Machine Learning ซึ่งในตอนนี้คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Explore บน Google Sheets ได้แล้ว ได้ข้อมูลรวดเร็ว → ปัญหาก็ถูกแก้ได้ทันท่วงที เมื่อคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายมากขึ้น และสามารถวิเคราะห์ผลออกมาอย่างรวดเร็ว นั่นหมายความว่าคุณก็จะสามารถแก้ปัญหาธุรกิจของคุณได้เร็วขึ้นเช่นกัน ซึ่งตัวช่วยที่ให้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้นั่นก็คือ Explore ฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดใน Google Sheets ให้คุณสามารถวิเคราะห์ผลกำไรของปีที่แล้ว หรือจะดูแนวโน้มลูกค้าในการเลือกใช้สินค้าหรือบริการของบริษัทก็ทำได้เช่นกัน ฟีเจอร์ Explore ใหม่ใน Google Sheets ยังสามารถสร้างผลวิเคราะห์ข้อมูลให้ออกมาเป็นภาพกราฟได้ เพียงแค่คลิกปุ่ม “Explore” บริเวณด้านล่างขวา กรอกคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องการของคุณในช่องค้นหา เพียงเท่านี้ก็จะได้กราฟข้อมูลสำเร็จรูป โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งสร้างเองให้เสียเวลา ที่มา – Google Blog บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ G Suite ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ (ตัวแทน Google ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ) สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมโปรโมชั่นพิเศษ โทร!  02-675-9371  092-262-6390  097-008-6314 (ฝ่ายขาย)  support@dmit.co.th Official LINE...

ปรับสู่องค์กรแห่งนวัตกรรมด้วย G Suite – The VC Group

อีกหนึ่งประสบการณ์จริงของผู้ใช้บริการ G Suite พร้อมเหตุผลว่าทำไมหน่วยธุรกิจและองค์กรต่างๆ จึงควรใช้ G Suite ก่อนอื่นมาทำความรู้จักกับ ดร.เจน จูฑา Founder&CEO แห่ง The Venture Catalyst (The VC Group) ซึ่งเป็นบริษัทในกลุ่มบริษัทเทคโนโลยี เป็นเบื้องหลังให้เหล่าผู้สร้างนวัตกรรมได้ยกระดับการใช้ชีวิตของคนในสังคม อีกทั้งยังใช้ความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีเพื่อสร้างระบบที่ก้าวล้ำ ทำให้องค์กร หน่วยธุรกิจ และบุคคลทั่วไปสามารถมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นแก่ลูกค้าและผู้บริโภค ในส่วนของสิ่งที่ทางบริษัทให้ความสำคัญนั่นก็คือด้านสุขภาพ การศึกษา และการสื่อสาร Q: จุดเริ่มต้น     ก็คือตอนแรกก่อนที่จะมาใช้ G Suite ชอบมีปัญหาเกี่ยวกับการรับ-ส่งอีเมล ส่วนใหญ่จะมีปัญหาตรงส่งเมลออกไม่ค่อยได้ ก็เลยมองหาตัวช่วยที่จะแก้ปัญหาตรงจุดนี้ พอมาเจอระบบคลาวด์ก็เลยรู้สึกว่ามันตอบโจทย์อะไรได้หลายๆอย่าง ไม่ใช่แค่ในส่วนของการแก้ปัญหาระบบอีเมล Q: ทำไมจึงเลือก G Suite     ตัว G Suite แน่นอนว่ามัน reliable มันมีความน่าเชื่อถือมากกว่าตัวอื่นๆ โดยเฉพาะการรับ-ส่งอีเมล แล้วก็ไดรฟ์เนี่ยสำคัญมาก จะส่งงานหรือแชร์ไฟล์อะไรออกไปต้องมีความน่าเชื่อถือ ซึ่งจริงๆแล้วก็สนใจใช้การทำงานบนระบบคลาวด์ตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทใหม่ๆ ในส่วนของการตั้งอีเมลเป็นชื่อบริษัทอะไรประมาณนี้ Q: ความเปลี่ยนแปลงหลังใช้ G Suite     ตอนแรกใช้แค่อีเมล แล้วก็ปฎิทิน หรือคาเลนดาร์ (Calendar) พอเปลี่ยนมาเป็น G Suite ก็มีแอพทั้งหลายให้ใช้มากขึ้น แล้วยิ่งเดี๋ยวนี้พวกสมาร์ทโฟน mobile device ต่างๆก็ค่อนข้างมีบทบาทมากขึ้น ระบบนี้มันก็เลยตอบโจทย์ แล้วก็ในส่วนของการทำงานร่วมกัน อันนี้ถือว่าเป็นข้อดีของ G Suite เลย มันสะดวกมากขึ้น พนักงานแต่ละคนก็สามารถทำงานในส่วนของตัวเองแต่ว่าอยู่ในไฟล์เดียวกันได้เลย คนที่มอบหมายงานให้ก็ติดตามงานได้สะดวกขึ้น เปิดไฟล์ขึ้นมาก็เป็นงานที่แก้ไขเรียบร้อยแล้ว Q: ทำไมจึงเลือก Demeter ICT เป็นผู้ให้บริการ     การเลือกพาร์ทเนอร์ที่น่าเชื่อถือและไว้วางใจได้อย่าง ดีมีเตอร์ ไอซีที (Demeter ICT) มาเป็นผู้สนับสนุนในการนำ G Suite มาใช้งานในองค์กร ทำให้เราไม่ต้องกังวลกับการใช้งานเพราะเวลามีปัญหา คำถาม หรือต้องการสอบถามวิธีการใช้งานเชิงลึกเราจะได้รับการสนับสนุนได้อย่างเต็มที่ผ่านช่องทางบริการ อีกทั้งเราไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารหักภาษีต่างๆ เนื่องจากใบกำกับภาษีออกในประเทศไทย ไม่ต้องตัดเงินจากบัตรเครดิตส่วนตัว ซึ่งดีมีเตอร์...

Continue reading