ผลลัพธ์จากใช้งาน
เพิ่มขึ้น 50%
การผลิตแคมเปญโฆษณาให้กับลูกค้าทั่วโลก เพิ่มขึ้น 50% ต่อเดือน
ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 2 เท่า
ประสิทธิภาพของ Project Manager ในองค์กรเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่า ด้วยกระบวนการสร้างแคมเปญโฆษณาที่กระชับมากยิ่งขึ้น
ลดการทำงานแบบ Manual
ลดการทำงานแบบ Manual ผ่านกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติ การแจ้งเตือน และแบบฟอร์ม
บริหาร Asana แบบอัตโนมัติ
การบริหารผู้ใช้งาน Asana แบบอัตโนมัติ มอบสิทธิ์การเข้าถึง และการถอนสิทธิ์โดยอิงจากข้อมูลประจำตัวได้ง่าย ๆ
Spotify บริษัทสตรีมมิ่งเพลงยักษ์ใหญ่ที่เปิดตัวในปี 2008 (พ.ศ. 2551) ครองอันดับ 1 ในด้านการสร้างรายได้ให้กับอุตสาหกรรมเพลงในปัจจุบัน ด้วยฐานผู้ฟังกว่า 456 ล้านคน ที่ช่วยผลักดันให้มีการจ่ายค่าลิขสิทธิ์ให้กับศิลปินหลายล้านคน บริษัทมุ่งเน้นการสร้างรายได้ผ่านช่องทางหลัก อย่างการร่วมมือกับแบรนด์โฆษณาต่าง ๆ และการสมัครสมาชิก Spotify Premium นอกจากนี้ ยังมีการลงทุนในโปรเจกต์ใหม่ ๆ เช่น แพลตฟอร์มพอดแคสต์ชั้นนำ หนังสือเสียง และคอนเทนต์ต้นฉบับต่าง ๆ มากมาย
พนักงานจำนวนมากของ Spotify ใช้ Asana เพื่อจัดการงานต่าง ๆ และเพื่อบรรลุเป้าหมายของบริษัท ซึ่งรวมถึงทีมสร้างรายได้ที่คอยผลิตแคมเปญโฆษณาสำหรับลูกค้าและพัฒนาธุรกิจใหม่ ๆ ไปจนถึงทีมไอทีที่คอยดูแลและมองหาโซลูชันให้พนักงานมีเทคโนโลยีที่จำเป็นต่อการทำงาน ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม
Asana ช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกับเอเจนซี่ได้ง่ายยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก และช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมความคืบหน้าของโปรเจกต์ทั้งหมดเทียบกับเป้าหมายของบริษัท ทั้งนี้ Asana เป็นระบบ Project Management แบบมีศูนย์กลาง ที่มาพร้อมการจัดสรรทรัพยากรบุคคลแบบอัตโนมัติ เพื่อสนับสนุนทีมงานที่ทำงานจากระยะไกลทั่วโลก ในขณะที่พวกเขายังคงปฏิวัติวงการสตรีมมิ่งผ่านเสียงต่อไป
การบริหาร Asana แบบอัตโนมัติ
ไม่ว่าจะเป็นที่โรงแรมใน Milan ที่โต๊ะทำงานใน London มุมที่สงบ ๆ ใน Tokyo: การใช้โปรแกรม Work from Anywhere ของ Spotify เป็นการสนับสนุนให้พนักงานตั้งแล็ปท็อปทำงานในสถานที่ที่เหมาะสมและดีที่สุดสำหรับพวกเขา ขณะที่บริษัทกำลังเติบโตทั่วโลก ทีมงานก็ต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันเพื่อให้เชื่อมต่อถึงกันได้อย่างต่อเนื่อง และพนักงานของ Spotify ก็ได้นำ Asana มาใช้ตั้งแต่ปี 2013 (พ.ศ. 2556)
ในช่วงเริ่มต้น Chris Sanchez วิศวกรแอปพลิเคชันระดับสูงของ Spotify ได้ทำงานร่วมกับทีมบัญชี Asana อย่างใกล้ชิด เพื่อการติดตั้งและปรับแต่งการควบคุมระบบ การรักษาความปลอดภัย และกระบวนการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ ปัจจุบันการเพิ่มและลบสิทธิ์การเข้าถึงในระบบดำเนินการได้โดยอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์มบริหารจัดการสิทธิ์และการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทเอง “Asana อยู่ในจุดที่ลงตัวกับ Spotify พนักงานสามารถเข้าและออกจากระบบ รวมถึงสร้างโปรเจกต์ต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง” Chris Sanchez กล่าว
นอกจากนี้ ทีมที่ดูแลบัญชี Asana ของ Spotify ยังพร้อมให้บริการในการฝึกอบรมขั้นสูงและช่วยเหลือทีมต่าง ๆ ให้กับพนักงานในการย้ายกระบวนการทำงานของตนเองขึ้นมาอยู่บนแพลตฟอร์มของ Asana หากพนักงานมีคำถาม พวกเขาสามารถมอบหมายงานให้กับทีมบัญชี Asana ได้โดยตรงหรือสอบถามผ่านช่องทาง Slack ที่เชื่อมต่อกันอยู่ นอกจากนี้ยังมีจัดการฝึกอบรมด้วยตัวเองภายในโปรเจกต์ของ Asana ที่ทีมบัญชีจะโพสต์อัปเดตฟีเจอร์เป็นประจำ รวมถึงแชร์วิดีโอเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่ ๆ ของ Asana เมื่อมีการเปิดตัวอีกด้วย

ปรับขนาดของธุรกิจด้วย Asana
ทีมสร้างรายได้ของ Spotify ใช้ Asana เพื่อปรับขนาดการดำเนินงาน ปรับกระบวนการทำงานแบบเดิม ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ และริเริ่มโปรเจกต์ใหม่ ๆ ในฐานะองค์กรที่เชื่อมต่อกันทั่วโลก
เพิ่มรายได้จากโฆษณา: ทีม Creative Operations and Scaled Marketing Services
ทีม Creative Operations และ Scaled Marketing Services มีหน้าที่ดูแลการผลิตแคมเปญโฆษณาหลังการขายทั้งหมด ได้มีการเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากใช้อีเมลที่ต่างคนต่างส่งกันไปมา มาเป็นกระบวนการทำงานแบบมี Asana เป็นศูนย์กลางเพื่อรองรับปริมาณแคมเปญของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
เมื่อทีมขายมีการขายโปรเจกต์หรือแคมเปญสำเร็จ พวกเขาจะส่งคำขอผ่านฟอร์ม Asana ระบบจะสร้างแคมเปญและงานใหม่ใน Asana เพื่อให้ทีม Creative Operations สามารถคัดแยกประเภทของงาน และประเมินความเร่งด่วนของงานได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นทีม Creative Operations สามารถเลือกใช้ Template ของโปรเจกต์ที่มีขั้นตอนของการดำเนินงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แล้วมอบหมายงานให้กับผู้จัดการโปรเจกต์ภายในหรือเอเจนซี่ภายนอกที่เกี่ยวข้องได้ โดยกฎของ Asana จะดำเนินการตามขั้นตอนโดยอัตโนมัติเมื่อแคมเปญมีการดำเนินไปข้างหน้า
แดชบอร์ดของ Asana นำเสนอรายงานสถานะของแคมเปญแบบเรียลไทม์ โดยเราสามารถมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของสิ่งที่แต่ละคนกำลังทำ การส่งมอบงานตาม SLA และงานที่ทำเสร็จแล้ว ผู้จัดการสามารถเห็นได้ว่างานใดหรือเมื่อไหร่ที่ทำให้แคมเปญล่าช้าและเพื่อนร่วมทีมคนไหนที่เข้ามาให้การช่วยเหลือ
Blair Wilson ผู้จัดการระดับสูงของ Spotify กล่าวว่า “ความเชื่อมโยงเป็นจุดเด่นของ Asana ทุกระบบของเรารวมอยู่ในที่เดียวกัน ตั้งแต่การเรียกเก็บเงิน การผลิตของฝ่ายโปรดักชั่น ไปจนถึงเทมเพลตของแคมเปญ ซึ่งทุกคนสามารถสื่อสารกันได้เพื่อสร้างรายงานที่ปรับแต่งและกำหนดเองได้”
โดยทีม Creative Operations ตอนนี้สามารถผลิตโฆษณาสำหรับลูกค้าทั่วโลกได้อย่างมีประสิทธิภาพในระดับองค์กร ซึ่งความสำเร็จนี้ได้รับการสนับสนุนจากจำนวนแคมเปญโฆษณาที่ทีมสามารถดูแลและจัดการเพิ่มขึ้นถึง 50% และจำนวนแคมเปญที่ผู้จัดการโปรเจกต์แต่ละคนดูแลได้เพิ่มขึ้นถึง 100% หรือดูแลได้เพิ่มเป็น 2 เท่า ทำให้พวกเขาสามารถผลิตแคมเปญโฆษณาสำหรับลูกค้าได้มากขึ้น ซึ่งส่งผลให้รายได้ของ Spotify เติบโตขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน
สนับสนุนช่องทางรายได้เดิมและสร้างช่องทางใหม่: ทีม Revenue engineering
ทีม Revenue Engineering ของ Spotify ได้รับคำร้องเพื่อขอฟีเจอร์ใหม่ ๆ หรือปรับปรุงฟีเจอร์เก่า ๆ จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stackholders) ในปริมาณมาก ซึ่งก่อนหน้านี้พวกเขาจัดการคำร้องเหล่านี้ผ่านช่องทางต่าง ๆ มากมาย เช่น สเปรดชีต, แชท, อีเมล ฯลฯ แต่ทางทีมก็ได้เปลี่ยนมาใช้ Asana เพื่อการรับคำร้องทั้งหมดมาไว้ที่ส่วนกลาง โดยออกแบบกระบวนการตั้งแต่การรับคำร้อง ไปจนถึงขั้นตอนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ และรายงานสถานะของคำร้องต่าง ๆ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stackholders) จะสามารถกรอกแบบฟอร์มใน Asana เพื่อขอฟีเจอร์ใหม่หรือการปรับปรุงฟีเจอร์เดิม หลังจากนั้น “งาน (Task)” จะถูกสร้างขึ้นใน Asana และจะถูกมอบหมายไปยังผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องสำหรับการประเมินตามประเภทของคำร้องที่ระบุในแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ
เมื่อผู้จัดการผลิตภัณฑ์ยืนยันที่จะรับงาน งานนั้นจะถูกเพิ่มไปยังโปรเจกต์ใน Asana เพื่อแสดงฟีเจอร์ที่รวมคำร้องทั้งหมดในที่เดียว เป็นแหล่งข้อมูลที่ให้ทั้ง Stackholders และทีม Revenue Engineering เข้าไปดูสถานะของงานหรือความคืบหน้าของงานนั้น ๆ ได้ผ่านการแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ
ความสามารถในการมองเห็นโปรเจกต์และคำร้องทั้งหมดนี้ ช่วยลดความจำเป็นในการประชุมเพื่ออัปเดตสถานะการทำงานหลายครั้ง และทำให้กระบวนการที่ใช้เวลานานในการดึงข้อมูลเพื่อรายงานสถานะนั้นง่ายขึ้น

ช่วยให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่: ทีม Network Infrastructure & Operations
ทีม Network Infrastructure & Operations ของ Spotify เริ่มใช้ Asana เมื่อปี 2018 (พ.ศ.2561) เพื่อจัดการการนำเทคโนโลยีไปใช้สำหรับสำนักงานแห่งใหม่ทั่วโลก ก่อนหน้านี้พวกเขาประสานงานกับทีมในพื้นที่และผู้ให้บริการภายนอกโดยใช้สเปรดชีต อีเมล แชท และเครื่องมืออื่น ๆ
เมื่อทีมค้นพบ Asana พวกเขาได้สร้างเทมเพลตที่รวมข้อกำหนดต่างๆ ทั้งภายในบริษัทและภายนอกที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานทางเทคโนโลยีในแต่ละขั้นตอนของโปรเจกต์ ที่เพิ่มความสามารถให้ผู้ร่วมงานภายนอกบริษัทเข้าร่วมโปรเจกต์ได้ง่ายและเราสามารถมอบหมายงานให้เขาโดยตรงได้ เป็นการเพิ่มความโปร่งใสและมองเห็นความคืบหน้าของงานได้ดียิ่งขึ้น เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องทำงานกับบริษัทภายนอกบ่อย ๆ หรือองค์กรที่มีสำนักงานอยู่หลายแห่งทั่วโลก ที่ช่วยลดเวลาที่ไม่จำเป็น เช่น การประชุมเพื่อติดตามงาน โปรเจกต์ รวมถึงการอัปเดตสถานะและเป้าหมายต่าง ๆ ของบริษัท
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ทีมงานได้ย้ายงานของตนไปที่ Asana มากขึ้น และตอนนี้ดำเนินการสตรีมงานที่แตกต่างกัน ตั้งแต่การจัดการแผนงานด้านไอที การย้ายซอฟต์แวร์ไปจนถึงงานในแต่ละวันในแพลตฟอร์ม และ Harry สามารถดูแลโปรเจ็กต์ทั้งหมดที่อยู่ระหว่างดำเนินการทั่วทั้งทีมในแฟ้มผลงานของพวกเขา ดังนั้นเขาจึงรู้ว่าควรมุ่งเน้นเวลาของเขาไปที่ไหน และสามารถรายงานความคืบหน้าต่อผู้นำได้อย่างง่ายดาย
แหล่งอ้างอิง: Asana

ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ

LINE : @dmit