เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!
Project Management คืออะไร?
Project Management คือ การบริหารโปรเจกต์ การจัดระเบียบ การติดตาม และการจัดการดำเนินงานทั้งหมดภายในโปรเจกต์ เพื่อให้โปรเจกต์นั้นบรรลุตามเป้าหมาย ตามเวลาและตามงบประมาณที่วางไว้
ซึ่งในปัจจุบัน Project Management Tool ช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดระเบียบรายละเอียดงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว แชร์ความคิดเห็นในแต่ละ Task งาน มองเห็นความคืบหน้าของ Process งานทั้งหมด และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนการทำ Project Management มีอะไรบ้าง?
ทุกโปรเจกต์จะมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับโปรเจกต์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ทีมที่คุณอยู่ และทีมของคุณต้องการมีรูปแบบการทำงานร่วมกันอย่างไร? แต่โดยทั่วไปแล้วการทำ Project Management จะมี 5 ขั้นตอนหลัก ๆ ที่เกิดขึ้นดังนี้
1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project Initiation)
จะเป็นช่วงที่คุณต้องการรวบรวมทีมงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้ทั้งหมดและระบุขอบเขตของโปรเจกต์นี้ให้ชัดเจน โดยจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและขนาดของโปรเจกต์ของคุณ ซึ่งคุณอาจจะต้องการสร้างแผนงานของโปรเจกต์ไว้ด้วย เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนต่อไป
2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project Planning)
คือ การที่คุณร่างข้อกำหนดของโปรเจกต์และกำหนดว่า “ความสำเร็จหรือเป้าหมายของโปรเจกต์” นี้คืออะไร? แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญกับการจัดการโปรเจกต์เพื่อให้ประสบความสำเร็จและบรรลุเป้าหมายอย่างไร? ในขั้นตอนการวางแผน คุณจะสร้างแผนโปรเจกต์ ระบุความสำคัญและลำดับเวลาของแต่ละ Task งาน พร้อมกับการแบ่งหน้าที่และมอบหมายงานให้กับทีมต่าง ๆ ตามด้วยจัดการงบประมาณและค่าใช้จ่ายในท้ายที่สุด
3. การดำเนินโปรเจกต์ (Project Execution)
โปรเจกต์ส่วนใหญ่มักจะติดอยู่ในขั้นตอนนี้ ซึ่งเป็นเวลาที่คุณและทีมจะต้องดำเนินการเพื่อให้ได้ผลสำเร็จของโปรเจกต์ ในระหว่างขั้นตอนดำเนินการนี้ คุณจะต้องมีทักษะในการจัดการปริมาณงาน การจัดการเวลา และการจัดการงานเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถรับมือกับมันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เป็นไปตามแผน และงานไม่ล้นมือจนเกินไป ซึ่งในขั้นตอนนี้ หากคุณมี Project Management Tool มาเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการโปรเจกต์ จะทำให้คุณมองเห็นภาพกว้างของโปรเจกต์ที่ทุกทีมได้รับรวมถึงปริมาณงานที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
4. ผลการดำเนินงานของโปรเจกต์ (Project Performance)
การรายงานผลสามารถเกิดขึ้นได้ 2 ช่วงเวลาด้วยกัน คือ ในระหว่างการดำเนินงานและหลังขั้นตอนการดำเนินการเสร็จสิ้น
- ระหว่างการดำเนินงาน การรายงานผลจะช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) มองเห็นถึงปัญหาที่คุณติดอยู่หรือสิ่งที่คุณต้องการความช่วยเหลือ สามารถทำให้แก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด เป็นการช่วยประหยัดเวลาในการสืบค้นปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น
- เมื่องานของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถรายงานว่าคุณมีการจัดการและวางแผนงานที่คุณได้รับมอบหมายอย่างไร พร้อมแบ่งปันกลยุทธ์ วิธี รวมถึงความคิดเห็นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้ เพื่อนำไปปรับปรุงการดำเนินการโปรเจกต์ในอนาคต หรืองานอื่น ๆ ที่กำลังติดค้างอยู่
5. ปิดโปรเจกต์ (Project Closure)
เมื่อโปรเจกต์เสร็จสิ้นแล้ว ใช้เวลาสักครู่เพื่อซักถามผู้ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้เพื่อรวบรวมความคิดเห็นและบทเรียนต่าง ๆ ที่ได้รับจากการทำงานในครั้งนี้ คุณอาจจัดเป็นการประชุมย้อนหลังโปรเจกต์อย่างเป็นทางการเพื่อให้ทุกคนได้พูดคุยและออกความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่ หรือจะเป็นการซักถามรายบุคคล รายทีม ขึ้นอยู่กับทีมของคุณ
อยากเริ่มต้นเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) ต้องทำอย่างไร?
- เริ่มต้นด้วยการศึกษาหลักการพื้นฐานของการทำ Project Management ให้เข้าใจความหมายของการ วางแผน จัดระเบียบ ควบคุมและติดตามผลของโปรเจกต์
- ศึกษาเทคนิคและวิธีการต่าง ๆ โดยอาจจะเริ่มต้นจากโปรเจกต์เล็ก ๆ ฝึกใช้ทักษะที่เรียนรู้มา ทั้งทักษะการสื่อสารที่ดี ทักษะการวางแผนและจัดระเบียบ ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการเจรจาต่อรอง ทักษะการเป็นผู้นำ เพื่อนำมาปรับใช้กับการจัดการโปรเจกต์จริง ๆ
- เข้าร่วมกลุ่มหรือคอมมิวนิตี ที่ผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) อยู่รวมกัน เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์และศึกษากลยุทธ์ที่พวกเขาใช้จัดการโปรเจกต์ของตัวเอง
- มองหาเครื่องมือ Project Management ที่เหมาะสมกับความต้องการของทีมและช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น พร้อมทั้งเรียนรู้การใช้งานเครื่องมือให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุด
เราเชื่อว่าใคร ๆ ก็สามารถเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) ได้ เพียงแค่คุณมีทีมและทีมของคุณได้รับการมอบหมายให้ทำโปรเจกต์นี้ให้ประสบความสำเร็จ ยิ่งถ้าคุณมีเครื่องมืออย่าง Asana (Project Management Tool) คุณสามารถเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ได้โดยไม่ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ อย่างเจาะลึก เพราะ Asana ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ตอบโจทย์กับผู้จัดการโปรเจกต์ และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโปรเจกต์อย่างแท้จริง
Asana ช่วยให้คุณทำ Project Management ง่ายขึ้นอย่างไร?
Asana ช่วยแสดงให้คุณเห็นภาพในทุก ๆ บริบทที่เกิดขึ้นกับโปรเจกต์นี้ เพื่อให้รู้ถึงความเป็นไปของกระบวนการทำงานอย่างชัดเจนและสามารถเชื่อมต่อกับทีมของคุณอย่างไม่มีสะดุด ให้ลองนึกภาพว่าหากคุณไม่มี Project Management Tool โปรเจกต์ งาน ไฟล์ และการสื่อสารในทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะกระจัดกระจายไปตามเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งจะลดการมองเห็นระหว่างกันและยากสำหรับการทำงานร่วมกันมากขึ้น
เป็นฐานข้อมูลกลางที่ทุกทีมสามารถมาสืบหาข้อมูลหรือเอกสารต่าง ๆ ได้ในที่เดียว จากผลสำรวจพบว่ากว่า 60% ของการทำงานร่วมกัน พวกเขามักจะเสียเวลาไปกับการสืบค้นและหาข้อมูลที่กระจัดกระจายเหล่านั้นด้วยตนเอง เมื่อเกิดข้อสงสัยหรือมีข้อมูลที่ไม่ชัดเจนเกิดขึ้น เช่น การค้นหาเอกสาร การตามหาเอกสารการอนุมัติหรือรายงานวาระการประชุมต่าง ๆ เป็นต้น แทนที่จะเอาเวลาไปมุ่งเน้นกับการเพิ่มทักษะด้านอื่น ๆ หรือคิดงานเชิงกลยุทธ์ให้ดียิ่งขึ้น
แหล่งอ้างอิง: Asana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit