Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Project Management คืออะไร? มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง? ไปดูกัน!

เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!

Project Management คืออะไร?

Project Management คือ การบริหารโปรเจกต์ การจัดระเบียบ การติดตาม และการจัดการดำเนินงานทั้งหมดภายในโปรเจกต์ เพื่อให้โปรเจกต์นั้นบรรลุตามเป้าหมาย ตามเวลาและตามงบประมาณที่วางไว้

ซึ่งในปัจจุบัน Project Management Tool ช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดระเบียบรายละเอียดงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว แชร์ความคิดเห็นในแต่ละ Task งาน มองเห็นความคืบหน้าของ Process งานทั้งหมด และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการทำ Project Management มีอะไรบ้าง?

ทุกโปรเจกต์จะมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับโปรเจกต์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ทีมที่คุณอยู่ และทีมของคุณต้องการมีรูปแบบการทำงานร่วมกันอย่างไร? แต่โดยทั่วไปแล้วการทำ Project Management จะมี 5 ขั้นตอนหลัก ๆ ที่เกิดขึ้นดังนี้

1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project Initiation)

จะเป็นช่วงที่คุณต้องการรวบรวมทีมงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้ทั้งหมดและระบุขอบเขตของโปรเจกต์นี้ให้ชัดเจน โดยจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและขนาดของโปรเจกต์ของคุณ ซึ่งคุณอาจจะต้องการสร้างแผนงานของโปรเจกต์ไว้ด้วย เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนต่อไป

2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project Planning)

คือ การที่คุณร่างข้อกำหนดของโปรเจกต์และกำหนดว่า “ความสำเร็จหรือเป้าหมายของโปรเจกต์” นี้คืออะไร? แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญกับการจัดการโปรเจกต์เพื่อให้ประสบความสำเร็จและบรรลุเป้าหมายอย่างไร? ในขั้นตอนการวางแผน คุณจะสร้างแผนโปรเจกต์ ระบุความสำคัญและลำดับเวลาของแต่ละ Task งาน พร้อมกับการแบ่งหน้าที่และมอบหมายงานให้กับทีมต่าง ๆ ตามด้วยจัดการงบประมาณและค่าใช้จ่ายในท้ายที่สุด

3. การดำเนินโปรเจกต์ (Project Execution)

โปรเจกต์ส่วนใหญ่มักจะติดอยู่ในขั้นตอนนี้ ซึ่งเป็นเวลาที่คุณและทีมจะต้องดำเนินการเพื่อให้ได้ผลสำเร็จของโปรเจกต์ ในระหว่างขั้นตอนดำเนินการนี้ คุณจะต้องมีทักษะในการจัดการปริมาณงาน การจัดการเวลา และการจัดการงานเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถรับมือกับมันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เป็นไปตามแผน และงานไม่ล้นมือจนเกินไป ซึ่งในขั้นตอนนี้ หากคุณมี Project Management Tool มาเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการโปรเจกต์ จะทำให้คุณมองเห็นภาพกว้างของโปรเจกต์ที่ทุกทีมได้รับรวมถึงปริมาณงานที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

4. ผลการดำเนินงานของโปรเจกต์ (Project Performance)

การรายงานผลสามารถเกิดขึ้นได้ 2 ช่วงเวลาด้วยกัน คือ ในระหว่างการดำเนินงานและหลังขั้นตอนการดำเนินการเสร็จสิ้น

  • ระหว่างการดำเนินงาน การรายงานผลจะช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) มองเห็นถึงปัญหาที่คุณติดอยู่หรือสิ่งที่คุณต้องการความช่วยเหลือ สามารถทำให้แก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด เป็นการช่วยประหยัดเวลาในการสืบค้นปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น
  • เมื่องานของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถรายงานว่าคุณมีการจัดการและวางแผนงานที่คุณได้รับมอบหมายอย่างไร พร้อมแบ่งปันกลยุทธ์ วิธี รวมถึงความคิดเห็นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้ เพื่อนำไปปรับปรุงการดำเนินการโปรเจกต์ในอนาคต หรืองานอื่น ๆ ที่กำลังติดค้างอยู่

5. ปิดโปรเจกต์ (Project Closure)

เมื่อโปรเจกต์เสร็จสิ้นแล้ว ใช้เวลาสักครู่เพื่อซักถามผู้ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้เพื่อรวบรวมความคิดเห็นและบทเรียนต่าง ๆ ที่ได้รับจากการทำงานในครั้งนี้ คุณอาจจัดเป็นการประชุมย้อนหลังโปรเจกต์อย่างเป็นทางการเพื่อให้ทุกคนได้พูดคุยและออกความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่ หรือจะเป็นการซักถามรายบุคคล รายทีม ขึ้นอยู่กับทีมของคุณ

อยากเริ่มต้นเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) ต้องทำอย่างไร?

  1. เริ่มต้นด้วยการศึกษาหลักการพื้นฐานของการทำ Project Management ให้เข้าใจความหมายของการ วางแผน จัดระเบียบ ควบคุมและติดตามผลของโปรเจกต์
  2. ศึกษาเทคนิคและวิธีการต่าง ๆ โดยอาจจะเริ่มต้นจากโปรเจกต์เล็ก ๆ ฝึกใช้ทักษะที่เรียนรู้มา ทั้งทักษะการสื่อสารที่ดี ทักษะการวางแผนและจัดระเบียบ ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการเจรจาต่อรอง ทักษะการเป็นผู้นำ เพื่อนำมาปรับใช้กับการจัดการโปรเจกต์จริง ๆ 
  3. เข้าร่วมกลุ่มหรือคอมมิวนิตี ที่ผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) อยู่รวมกัน เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์และศึกษากลยุทธ์ที่พวกเขาใช้จัดการโปรเจกต์ของตัวเอง
  4. มองหาเครื่องมือ Project Management ที่เหมาะสมกับความต้องการของทีมและช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น พร้อมทั้งเรียนรู้การใช้งานเครื่องมือให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุด

เราเชื่อว่าใคร ๆ ก็สามารถเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) ได้ เพียงแค่คุณมีทีมและทีมของคุณได้รับการมอบหมายให้ทำโปรเจกต์นี้ให้ประสบความสำเร็จ ยิ่งถ้าคุณมีเครื่องมืออย่าง Asana (Project Management Tool) คุณสามารถเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ได้โดยไม่ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ อย่างเจาะลึก เพราะ Asana ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ตอบโจทย์กับผู้จัดการโปรเจกต์ และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโปรเจกต์อย่างแท้จริง

Asana ช่วยให้คุณทำ Project Management ง่ายขึ้นอย่างไร?

Asana ช่วยแสดงให้คุณเห็นภาพในทุก ๆ บริบทที่เกิดขึ้นกับโปรเจกต์นี้ เพื่อให้รู้ถึงความเป็นไปของกระบวนการทำงานอย่างชัดเจนและสามารถเชื่อมต่อกับทีมของคุณอย่างไม่มีสะดุด ให้ลองนึกภาพว่าหากคุณไม่มี Project Management Tool โปรเจกต์ งาน ไฟล์ และการสื่อสารในทีมของคุณมีแนวโน้มที่จะกระจัดกระจายไปตามเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งจะลดการมองเห็นระหว่างกันและยากสำหรับการทำงานร่วมกันมากขึ้น

เป็นฐานข้อมูลกลางที่ทุกทีมสามารถมาสืบหาข้อมูลหรือเอกสารต่าง ๆ ได้ในที่เดียว จากผลสำรวจพบว่ากว่า 60% ของการทำงานร่วมกัน พวกเขามักจะเสียเวลาไปกับการสืบค้นและหาข้อมูลที่กระจัดกระจายเหล่านั้นด้วยตนเอง เมื่อเกิดข้อสงสัยหรือมีข้อมูลที่ไม่ชัดเจนเกิดขึ้น เช่น การค้นหาเอกสาร การตามหาเอกสารการอนุมัติหรือรายงานวาระการประชุมต่าง ๆ เป็นต้น แทนที่จะเอาเวลาไปมุ่งเน้นกับการเพิ่มทักษะด้านอื่น ๆ หรือคิดงานเชิงกลยุทธ์ให้ดียิ่งขึ้น

และด้วย Asana ที่เป็น Project Management Tool แบบออนไลน์คุณสามารถจัดการโปรเจกต์ของคุณได้แบบเรียลไทม์ในทุกที่ ทุกเวลาไม่ว่าจะบนแล็ปท็อปหรือบนมือถือก็สามารถทำงานได้ พร้อมการมองเห็นโปรเจกต์ในทุกมิติที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย หากคุณสนใจดูรายละเอียดเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม Asana เพิ่มเติมสามารถคลิก ที่นี่

แหล่งอ้างอิง: Asana

ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner

ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ

LINE : @dmit