Category: Google Workspace Updates TH

อย่างที่ทราบกันดีว่าการโจรกรรมทางโซเชียลเป็นหนึ่งในอาชญากรรมที่สร้างความเสียหายทั้งข้อมูลและทรัพย์สินได้อย่างมหาศาล เพราะไม่ว่าจะมีการรายงานข่าวถึงการเสียหายมาแล้วกี่ครั้ง ก็ยังมีผู้เสียหายที่ตกเป็นเหยื่อเกิดขึ้นได้ในทุกวัน… ปฏิเสธไม่ได้ว่าปัจจุบันเราใช้ชีวิตอยู่ในโลกออนไลน์กันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการรับ-ส่งอีเมลหรือเข้าถึงโซเชียลมีเดีย ทุกการเข้าถึง การล็อกอิน การคลิก การแชร์ นั้นก่อให้เกิดการสร้าง Digital footprint หรือร่องรอยของข้อมูลขึ้นมา สิ่งนี้เองอาจทำให้มิจฉาชีพหรือผู้ไม่หวังดีสามารถนำข้อมูลของเราไปใช้งานในทางที่ผิดได้  บทความนี้ Demeter ICT ได้นำ 6 ข้อผิดพลาดและวิธีการป้องกันความเสี่ยงในการโจรกรรมข้อมูลบนแพลตฟอร์มออนไลน์ อ้างอิงจากบทความของ Google มาฝาก ให้ผู้ใช้งานบัญชี Gmail และ Google Workspace ได้ลองสำรวจดูว่า เรามองข้ามหรือขาดการป้องกันในด้านใดบ้าง  ข้อผิดพลาดที่ 1: ใช้รหัสผ่านเดียวกันทุกการล็อกอิน ดังที่คุณ Sriram Karra, senior product manager of sign-in security จาก Google ได้กล่าวไว้ว่า หนึ่งในความเสี่ยงที่หลายคนคิดไม่ถึงและเป็นสิ่งที่ทำผิดพลาดกันมากที่สุด นั่นก็คือการตั้งรหัสผ่านชุดเดียวกันสำหรับการล็อกอินเข้าทุกแพลตฟอร์มออนไลน์ เพราะอาศัยแต่ความสะดวกและง่ายต่อการจดจำ แต่หารู้ไม่ว่าความผิดพลาดนี้เป็นของหวานชั้นดีสำหรับผู้ไม่หวังดีเลยทีเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้รหัสเข้า Gmail เช่นเดียวกับแพลตฟอร์มอื่น และเมื่อแพลตฟอร์มนั้นเกิดรอยรั่ว บัญชี Google ของคุณก็จะตกอยู่ในอันตรายเช่นเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าถ้าใครบางคนเข้าถึง Gmail ของคุณได้ พวกเขาก็สามารถยึดบัญชีอื่นๆ ของคุณได้อย่างง่ายดายนั่นเอง วิธีที่ควรทำ ไม่ควรตั้งค่ารหัสผ่านเหมือนกันในทุกแพลตฟอร์มออนไลน์ ควรตั้งค่าตัวอักษรที่คาดเดาได้ยาก เพิ่ม Passkeys ลงในบัญชี Google ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ได้ด้วยลายนิ้วมือ การสแกนใบหน้า หรือการปลดล็อกหน้าจอของอุปกรณ์แทนการใช้รหัสผ่าน เปิดใช้งานตัวจัดการรหัสผ่าน (Password manager) ที่ช่วยให้คุณใช้รหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำกันในทุกบัญชีออนไลน์ทั้งหมดได้โดยไม่ยุ่งยาก วิธีใช้งานตัวจัดการรหัสผ่าน (Password manager) ข้อผิดพลาดที่ 2: ละเลยการอัปเดตซอฟต์แวร์ หลายคนมักให้การเพิกเฉยต่อการอัปเดตซอฟต์แวร์ เพราะคิดว่าไม่จำเป็นหรือเวอร์ชันเดิมที่ใช้ก็ดีอยู่แล้ว แต่คุณ Christiaan Brand, group product manager of identity จาก Google แนะนำว่าไม่ควรทำเช่นนั้น เพราะการอนุญาตให้มีการอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นประจำนั้นถือเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อเพิ่มความปลอดภัยที่สำคัญและเป็นอันดับสองรองลงมาจากการใช้ตัวจัดการรหัสผ่าน...

ในยุคดิจิทัล อีเมลกลายเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญสำหรับทั้งการติดต่อสื่อสารส่วนตัวและธุรกิจ แน่นอนว่าหน้าตาภาพลักษณ์อีเมลที่ดูดีย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยเฉพาะอีเมลที่ส่งในนามขององค์กร ที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในมุมของ Branding ได้ดีเลยทีเดียว รู้หรือไม่? ผู้ใช้งาน Google Workspace สามารถเปลี่ยนอีเมลธรรมดาๆของคุณให้ดูเจ๋งขึ้นกว่าเดิมได้! สำหรับใครที่ใช้งาน Gmail อยู่เป็นประจำ อาจสังเกตว่ามีฟีเจอร์ Layout Email มาสักพักนึงแล้ว จะบอกว่าฟีเจอร์นี้ สามารถช่วยให้การเขียนอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นจริงๆ เมื่อปี 2022 Google ได้พัฒนาฟีเจอร์ Layout Email ซึ่งเป็นเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปขึ้นมา เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลดูสวยงามและดูดียิ่งขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปแบบแล้วนำมาปรับแต่งสี โลโก้ รูปภาพ และอื่นๆได้ตามต้องการ ที่ผ่านมาฟีเจอร์ Layout Email ก็ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และล่าสุด Google ได้เพิ่มความสามารถของฟีเจอร์ไปอีกขั้น ด้วยการปลดล็อคการใช้งานฟีเจอร์ได้เต็มศักยภาพมากขึ้น นั่นก็คือ หน้าตาโปรแกรม Layout Email รูปแบบใหม่: คุณสามารถเลือกใช้งานเทมเพลตที่มีให้ หรือจะสร้างเทมเพลตขึ้นมาใหม่ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถปรับแต่งได้อิสระมากยิ่งขึ้นบนหน้าต่างโปรแกรมที่แยกออกมา ซึ่งต่างจากแบบเดิมที่ให้คุณปรับได้แค่ฟังก์ชันที่จำกัดบนหน้าต่างร่างอีเมล (New message) เท่านั้น เข้าถึงเทมเพลตได้จาก Gmail และ Google Drive: ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงโปรแกรมแก้ไข Layout Email หรือเรียกดูเทมเพลต ได้จากหน้าต่างร่างอีเมลใน Gmail หรือจาก Google Drive ก็ได้เช่นกัน การแชร์และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น: ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์เทมเพลตร่วมกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ วิธีการใช้งานฟีเจอร์ Layout Email เทมเพลตอีเมลสำเร็จรูป วิธีเลือกใช้งานจากเทมเพลตที่มีให้ ไปที่ Gmail  คลิก Compose เพื่อเริ่มร่างอีเมล  ที่แถบล่างของหน้าต่าง Compose ให้กดที่ไอคอน Select a layout  ที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม ให้เลือกแถบ Default Layouts  เลือกเทมเพลตที่ต้องการ แล้วคลิก Edit layout เพื่อทำการปรับแต่งข้อความ รูปภาพ และการตกแต่งอื่นๆ เมื่อตกแต่งเสร็จแล้ว คลิก...

อยากแชร์ไฟล์ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ทำอย่างไรได้บ้างนะ? แน่นอนว่าวิธีที่หลายคนใช้อยู่ก็คือแนบไฟล์ไนตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar แต่ยังมีอีกหนึ่งวิธีที่ Google เพิ่งได้ประกาศเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ นั่นก็คือผู้ใช้งานสามารถแชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ได้โดยตรง สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้วิธีแชร์ไฟล์ไปยังการประชุมใน Google Calendar บอกเลยว่าพลาดไม่ได้ เพราะสามารถช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น ดังนี้ ช่วยให้แชร์ไฟล์กับผู้เข้าร่วมการประชุมได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำความเข้าใจเนื้อหาในการประชุมล่วงหน้าได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกแชร์ไฟล์ได้ทั้งหมด 2 วิธี ได้แก่ วิธีที่ 1 แนบไฟล์พร้อมกับตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar ไปที่ Google Calendar เพื่อสร้างตารางนัดหมายการประชุม ที่กล่อง Add description ให้คลิกที่ไอคอน Add attachment  เลือกไฟล์ที่ต้องการ กด Save  จากนั้นจะมีหน้าต่างถามถึงการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ ให้เลือกสิทธิ์ที่ต้องการ คลิก Save event เพื่อบันทึกตารางการประชุม วิธีที่2 แชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมโดยตรง ไปยังไฟล์ที่ต้องการแชร์ที่ Google Drive พิมพ์ชื่อการประชุมที่ต้องการในช่อง Add people and groups ตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องได้รับไฟล์ว่าครบหรือไม่ ถ้าไม่ครบให้ไปเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังการประชุมได้ที่ Google Calendar กำหนดสิทธิ์ที่เข้าถึงของผู้เข้าร่วมการประชุม และหากต้องการนำไฟล์นั้นแนบไปยังตารางการประชุมด้วย ให้เลือก “Attach to calendar event” คลิก Send เพื่อแชร์ไฟล์ หมายเหตุ: ผู้ที่สามารถแชร์ไฟล์ด้วยวิธีนี้ได้ ต้องเป็นเจ้าของไฟล์หรือมีสิทธิ์ในการแก้ไข (Editor) รวมทั้งต้องเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมด้วยเท่านั้น...

Online คือ การเชื่อมต่อผ่านระบบคอมพิวเตอร์/ อินเทอร์เน็ตCollaboration คือ การทำบางสิ่งบางอย่างร่วมกันหรือการร่วมมือกัน เมื่อมีการนำคำเหล่านี้มาประยุกต์ใช้กับการทำงานในองค์กรจึงหมายถึงการทำงานร่วมกันผ่านอินเทอร์เน็ตหรือแบบออนไลน์นั่นเอง (Online Collaboration) แอปพลิเคชันแรกที่เรียกได้ว่าเป็นใบเบิกทางสู่การเริ่มต้นการทำงานแบบนี้ คือ Google Docs ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า Google Docs นั้นเป็นแอปพลิเคชันที่นักเรียน นักศึกษา และองค์กรหลายแห่งนิยมใช้กันสูงมาก ๆ เนื่องจากเป็นแอปพลิเคชันที่สามารถทำงานได้แบบออนไลน์ ทำให้ทุกคนทำงานด้วยกันได้ถึงแม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน อีกทั้งเครื่องมือต่าง ๆ ก็ดูทันสมัยและใช้งานง่ายอีกด้วย นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมคนยุคใหม่จึงคุ้นชินกับการทำงานแบบ Online Collaboration เพราะ Google Docs ได้ทำให้ผู้คนตระหนักรู้ว่า การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์นั้นสะดวกสบายและมีประโยชน์มากมาย จึงทำให้การทำงานแบบนี้กลายเป็นเทรนด์ยุคใหม่ที่กระตุ้นให้หลาย ๆ องค์กรต่างก็พากันให้ความสนใจเพื่อหาโซลูชันให้ตอบโจทย์ต่อการทำงานมากที่สุด นอกจาก Google Docs แล้ว คุณเคยใช้แอปพลิเคชันอื่นอีกบ้างไหม ?……..Google Meet ? Google Sheets ? หรือว่าจะเป็น Google Slides ? Demeter ICT เชื่อว่าคุณต้องเคยเห็นหรือเคยใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้มาบ้างแน่ ๆ ซึ่งแอปเหล่านี้เองก็เป็นหนึ่งในแอปเพื่อการทำงานร่วมกันของ Google ภายใต้ชื่อผลิตภัณฑ์ว่า ‘Google Workspace’ ที่เป็นแพลตฟอร์มสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่โด่งดังที่สุดในขณะนี้ มีผู้ใช้บริการรวมแล้วกว่า 3 พันล้านบัญชีทั่วโลก 3 กุญแจสำคัญที่ทำให้การทำงานแบบ Online Collaboration ประสบความสำเร็จและได้ผลจริง 1. People แน่นอนว่าหากต้องร่วมมือกันทำงาน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเป็นอย่างแรกคือ Team Member ปัจจัยหลักที่ทำให้การ Collaboration สมบูรณ์มากที่สุด หากคนในทีมขาดความรู้และความสามารถในการใช้เครื่องมือ ก็อาจส่งผลให้การทำงานร่วมกันนี้ไม่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น คนในทีมของคุณรู้ว่าซอฟต์แวร์ที่ทีมกำลังใช้งานอยู่สามารถสร้างสรรค์ผลงานได้อย่างหลากหลาย แต่ทว่าคนในทีมส่วนใหญ่ไม่รู้วิธีการใช้งานซอฟต์แวร์ตัวนี้เลย ทำให้ทีมเสียโอกาสในการใช้ความสามารถของเครื่องมือ Collaboration platform มาต่อยอดธุรกิจของตนนั่นเอง 2. Process เพื่อให้การเริ่มต้นการใช้งาน Collaboration platform เป็นไปอย่างราบรื่น ทีมควรที่จะวางแผนกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้ชัดเจน อีกทั้งหัวหน้าทีมยังจำเป็นที่จะต้องสื่อสารกับคนในทีมสำหรับจุดประสงค์ของการใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ เพื่อให้ทีมได้รับรู้ถึงสาเหตุและความสำคัญของการใช้ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มต่าง ๆ...

อัปเดต Google Meet รอบนี้ขอยกทัพฟีเจอร์เด่นๆที่น่าสนใจ ตั้งแต่ช่วงปีหลัง 2023 – ปัจจุบัน มาดูซิว่าฟีเจอร์ไหนที่คุณยังไม่เคยลองเล่นบ้าง ขอบอกว่าอัปเดตที่ผ่านมา Google Meet ก็ได้นำเทคโนโลยี AI มากมายเข้ามาช่วยพัฒนาคุณภาพการประชุมให้ราบรื่นและดียิ่งขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย… 1. ฟีเจอร์ Raise your hand ยกมือผ่านกล้องได้เลย ก่อนหน้านี้ Google Meet ไ้ด้มีฟีเจอร์ Raise your hand มาให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถยกมือถามเพิ่มเติมระหว่างการประชุมด้วยการคลิกที่ปุ่มไอคอนรูปมือ (Rise your hand) เพื่อเป็นการแสดงสัญลักษณ์ไปยังผู้พูดและผู้เข้าร่วมอื่นๆ  แต่ตอนนี้เราสามารถใช้ฟีเจอร์ Raise your hand ได้ด้วยการโบกมือจริงๆผ่านกล้องได้แล้ว หากต้องการนำมือลงก็ให้คลิกที่ปุ่มไอคอน Rise your hand ซึ่งข้อดีก็คือช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วมมากขึ้นและสัมผัสได้เหมือนว่าอยู่ในห้องประชุมจริงๆ  วิธีเปิดการใช้งานฟีเจอร์ 1. ไปที่ Google Meet 2. ไปที่ More options > Setting > General 3. ที่ Raise your hand automatically ให้คลิก เปิดใช้งาน หมายเหตุ : ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้งานแพ็กเกจ Google Workspace Business Plus, Business Standard, Enterprise Essentials, Enterprise Plus, Enterprise Standard , Enterprise Starter, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade และ Google Workspace Individual เท่านั้น  2. คอลแบบ 1:1 ผ่านแอป Meet บนมือถือ...