ทุกวันนี้กล่องจดหมายของเรามักจะเต็มไปด้วยอีเมลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นอีเมลจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือแม้แต่สแปม จนบางครั้งเราอาจจะพลาดอีเมลสำคัญๆ ไป หากคุณเป็นอีกคนที่ไม่รู้จะเริ่มจัดการอย่างไร ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการจัดการอีเมลอย่างเป็นระบบ เพราะการจัดการอีเมลไม่ได้เป็นเพียงแค่การจัดเรียงอีเมลให้สวยงามเท่านั้น แต่เป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการหาอีเมลได้ดีทีเดียว
บทความนี้จะมาแชร์วิธีจัดระเบียบอีเมล ใน Gmail ของ Laura Mae Martin, Google’s executive productivity advisor ว่าเธอมีเทคนิคการจัดการอีเมลใน Gmail อย่างไร
วิธีที่ 1 : จัดการอีเมลที่ไม่ต้องการ
เคยรู้สึกไหมว่า เวลาเปิดอีเมลทีไรเจออีเมลเพียบ จนไม่รู้จะเริ่มอ่านอันไหนก่อน อีเมลเยอะ ๆ เนี่ยแหละเป็นสิ่งที่ทำให้งานเราสะดุดได้ และอาจทำให้เราตกหล่นอีเมลที่สำคัญไป
เพื่อให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเริ่มต้นด้วยการหาอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องอ่าน เช่น อีเมลโฆษณา อีเมลแจ้งข่าวสารที่เราไม่สนใจ เป็นต้น จากนั้นให้คุณลองทำตามวิธีดังนี้
บล็อกผู้ส่ง: ถ้ามีผู้ส่งรายใดส่งอีเมลมารบกวนบ่อย ๆ ก็สามารถบล็อกผู้ส่งนั้นได้เลย
วิธีบล็อกผู้ส่ง
- ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail
- เปิดอีเมลที่เราต้องการบล็อก
- คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Block
บล็อกอีเมลสแปม: เพียงแค่ทำเครื่องหมายอีเมลที่เป็นสแปม ระบบของ Gmail จะช่วยเรียนรู้และบล็อกอีเมลประเภทนี้ออกไปโดยอัตโนมัติ
วิธีทำเครื่องหมายเป็นสแปม
- ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail
- เปิดอีเมลที่เราต้องการแจ้งว่าเป็นสแปม
- คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Report spam
วิธีที่ 2 : ทำสัญลักษณ์อีเมลสำคัญ
กล่องจดหมายที่ไม่มีการจัดระเบียบก็เปรียบเสมือนลิ้นชักที่เต็มไปด้วยสิ่งของมากมายที่อยู่ปะปนกันเต็มไปหมด ฉะนั้นเราจึงต้องมีการจัดระเบียบลิ้นชักเพื่อให้การค้นหาสิ่งของง่ายขึ้น เช่นเดียวกันกับการแยกประเภทอีเมลในกล่องจดหมายด้วยการทำสัญลักษณ์หรือจัดเข้าหมวดหมู่ที่เหมาะสมเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถทำได้ด้วยวิธีการสร้างป้ายกำกับ (Label) ติดที่อีเมลสำคัญ เช่น ใช้ป้ายกำกับ “VIP” ด้วยสีแดง สำหรับอีเมลจากเจ้านาย ลูกค้า หรืออีเมลที่ต้องตอบกลับด่วน เป็นต้น
วิธีสร้างป้ายกำกับ (Label)
- ไปที่หน้าต่าง Gmail
- ที่แถบเมนูทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิก สร้างป้ายกำกับใหม่ (Create new labels)
- ตั้งชื่อป้ายกำกับ
- คลิก Create
วิธีติดป้ายกำกับอีเมล คือ การจัดหมวดหมู่อีเมลที่เกี่ยวข้องให้อยู่ในป้ายกำกับที่ต้องการ ทั้งในอีเมลที่ได้รับก่อนหน้าและอีเมลที่จะได้รับในอนาคต
- ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail
- คลิกเปิดอีเมลที่ต้องการ
- ที่แถบด้านบนไปที่จุด 3 จุด แล้วเลือก Filter messages like these
- ใส่เงื่อนไขของอีเมลที่ต้องการ แล้วคลิก Search จากนั้นจะปรากฎอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไข
- เลือก All เพื่อเลือกอีเมลทั้งหมด
- คลิกที่ Label แล้วเลือกชื่อป้ายกำกับที่ต้องการ (หากไม่มีป้ายกำกับที่ต้องการให้เลือกสร้างป้ายกำกับใหม่ก่อน)
- จากนั้นอีเมลที่เลือกทั้งหมดจะมีป้ายกำกับที่คุณเลือกไว้ติดอยู่ที่หน้าอีเมลและจะถูกแยกประเภทไปยังป้ายกำกับนั้นๆ
วิธีที่ 3: จัดแบ่งเวลาเข้าเช็คอีเมลและแบ่งประเภทอีเมล
เพื่อให้การทำงานของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลองกำหนดเวลาตรวจสอบอีเมลเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าหรือช่วยบ่ายของวันก็ได้เช่นกัน และเมื่อมีอีเมลเข้ามาจำนวนมาก ให้ลองแบ่งประเภทอีเมลออกเป็นกลุ่ม ดังนี้
อีเมลเร่งด่วน: ต้องตอบกลับโดยทันที เช่น อีเมลจากลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือ
ตอบกลับทันที
อีเมลที่ต้องติดตาม: อีเมลที่ยังรอข้อมูลเพิ่มเติม
ตั้งเตือน หรือย้ายไปไว้ในป้ายกำกับที่ชื่อว่า “รอการติดตาม”
อีเมลเพื่อทราบข้อมูล: อ่านเพื่อเก็บข้อมูล แต่ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ
อ่านและจัดเก็บในป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง
อีเมลที่เก็บถาวร: อีเมลที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว
ย้ายไปยังป้ายกำกับที่ต้องการ หรือลบออกจากกล่องจดหมาย
วิธีที่ 4: เพิ่มการจัดการอีเมลที่รวดเร็วด้วย Gemini ใน Gmail
ลองให้ AI ช่วยเรื่องอีเมลดูสิ แล้วจะทำให้การจัดการอีเมลของคุณดีและเร็วขึ้นหลายเท่าตัว!
เพราะ Gemini ใน Gmail ในพร้อมพ์คำสั่ง (Prompt) “Help me write” สามารถช่วยให้คุณตอบกลับอีเมลได้อย่างรวดเร็วและมืออาชีพ เพียงแค่บอก Gemini ว่าคุณต้องการอะไร Gemini ก็จะช่วยคุณร่างอีเมลได้ทันที และสามารถดึงข้อมูลจาก Docs, Sheets หรือ Slides มาใช้ประกอบในการร่างอีเมลได้ เช่น เขียนพร้อมพ์ว่า “ร่างอีเมลถึงหัวหน้าฝ่ายขาย และสรุปรวมยอดขายไตรมาสแรกของปี 2024” Gemini ก็จะสร้างอีเมลและดึงข้อมูลของยอดขายให้คุณทันที หรือ “เขียนคำเชิญร่วมงานเลี้ยงปาร์ตี้ของบริษัท” Gemini ก็จะช่วยคุณร่างคำเชิญที่น่าสนใจ ด้วยโทนและสไตล์การเขียนที่หลากหลายให้คุณเลือกใช้
บทความเพิ่มเติม: รวมพลังฟีเจอร์ AI ใน Gmail ที่เปลี่ยนเรื่องเมลให้เป็นเรื่องง่าย
การจัดระเบียบกล่องอีเมลเป็นเหมือนการจัดระเบียบชีวิตประจำวัน เมื่อกล่องอีเมลของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย คุณจะสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และหากบวกกับความสามารถของ Gemini ใน Gmail เข้าไปด้วย ก็จะทำให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการอีเมลได้มากยิ่งขึ้น ลองนำเทคนิคการจัดการอีเมลไปปรับใช้ดูนะคะ รับรองว่าคุณจะรู้สึกถึงความแตกต่างได้อย่างแน่นอน