Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

4 เทคนิคจัดการ Gmail ให้เป็นระบบแบบมือโปร จาก Google Advisor มาเอง!

ทุกวันนี้กล่องจดหมายของเรามักจะเต็มไปด้วยอีเมลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นอีเมลจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือแม้แต่สแปม จนบางครั้งเราอาจจะพลาดอีเมลสำคัญๆ ไป หากคุณเป็นอีกคนที่ไม่รู้จะเริ่มจัดการอย่างไร ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการจัดการอีเมลอย่างเป็นระบบ เพราะการจัดการอีเมลไม่ได้เป็นเพียงแค่การจัดเรียงอีเมลให้สวยงามเท่านั้น แต่เป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการหาอีเมลได้ดีทีเดียว

บทความนี้จะมาแชร์วิธีจัดระเบียบอีเมล ใน Gmail ของ Laura Mae Martin, Google’s executive productivity advisor ว่าเธอมีเทคนิคการจัดการอีเมลใน Gmail อย่างไร

วิธีที่ 1 : จัดการอีเมลที่ไม่ต้องการ

เคยรู้สึกไหมว่า เวลาเปิดอีเมลทีไรเจออีเมลเพียบ จนไม่รู้จะเริ่มอ่านอันไหนก่อน อีเมลเยอะ ๆ เนี่ยแหละเป็นสิ่งที่ทำให้งานเราสะดุดได้ และอาจทำให้เราตกหล่นอีเมลที่สำคัญไป

เพื่อให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเริ่มต้นด้วยการหาอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องอ่าน เช่น อีเมลโฆษณา อีเมลแจ้งข่าวสารที่เราไม่สนใจ เป็นต้น จากนั้นให้คุณลองทำตามวิธีดังนี้ 

บล็อกผู้ส่ง: ถ้ามีผู้ส่งรายใดส่งอีเมลมารบกวนบ่อย ๆ ก็สามารถบล็อกผู้ส่งนั้นได้เลย

วิธีบล็อกผู้ส่ง

  1. ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail 
  2. เปิดอีเมลที่เราต้องการบล็อก
  3. คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Block

บล็อกอีเมลสแปม: เพียงแค่ทำเครื่องหมายอีเมลที่เป็นสแปม ระบบของ Gmail จะช่วยเรียนรู้และบล็อกอีเมลประเภทนี้ออกไปโดยอัตโนมัติ

วิธีทำเครื่องหมายเป็นสแปม 

  1. ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail 
  2. เปิดอีเมลที่เราต้องการแจ้งว่าเป็นสแปม
  3. คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Report spam

วิธีที่ 2 : ทำสัญลักษณ์อีเมลสำคัญ​

กล่องจดหมายที่ไม่มีการจัดระเบียบก็เปรียบเสมือนลิ้นชักที่เต็มไปด้วยสิ่งของมากมายที่อยู่ปะปนกันเต็มไปหมด ฉะนั้นเราจึงต้องมีการจัดระเบียบลิ้นชักเพื่อให้การค้นหาสิ่งของง่ายขึ้น เช่นเดียวกันกับการแยกประเภทอีเมลในกล่องจดหมายด้วยการทำสัญลักษณ์หรือจัดเข้าหมวดหมู่ที่เหมาะสมเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถทำได้ด้วยวิธีการสร้างป้ายกำกับ (Label) ติดที่อีเมลสำคัญ เช่น ใช้ป้ายกำกับ “VIP” ด้วยสีแดง สำหรับอีเมลจากเจ้านาย ลูกค้า หรืออีเมลที่ต้องตอบกลับด่วน เป็นต้น

วิธีสร้างป้ายกำกับ (Label)

  1. ไปที่หน้าต่าง Gmail 
  2. ที่แถบเมนูทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิก สร้างป้ายกำกับใหม่ (Create new labels)
  3. ตั้งชื่อป้ายกำกับ
  4. คลิก Create

วิธีติดป้ายกำกับอีเมล คือ การจัดหมวดหมู่อีเมลที่เกี่ยวข้องให้อยู่ในป้ายกำกับที่ต้องการ ทั้งในอีเมลที่ได้รับก่อนหน้าและอีเมลที่จะได้รับในอนาคต

  1. ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail 
  2. คลิกเปิดอีเมลที่ต้องการ 
  3. ที่แถบด้านบนไปที่จุด 3 จุด แล้วเลือก Filter messages like these
  4. ใส่เงื่อนไขของอีเมลที่ต้องการ แล้วคลิก Search จากนั้นจะปรากฎอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไข
  5. เลือก All เพื่อเลือกอีเมลทั้งหมด 
  6. คลิกที่ Label แล้วเลือกชื่อป้ายกำกับที่ต้องการ (หากไม่มีป้ายกำกับที่ต้องการให้เลือกสร้างป้ายกำกับใหม่ก่อน) 
  7. จากนั้นอีเมลที่เลือกทั้งหมดจะมีป้ายกำกับที่คุณเลือกไว้ติดอยู่ที่หน้าอีเมลและจะถูกแยกประเภทไปยังป้ายกำกับนั้นๆ

วิธีที่ 3: จัดแบ่งเวลาเข้าเช็คอีเมลและแบ่งประเภทอีเมล

เพื่อให้การทำงานของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลองกำหนดเวลาตรวจสอบอีเมลเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าหรือช่วยบ่ายของวันก็ได้เช่นกัน และเมื่อมีอีเมลเข้ามาจำนวนมาก ให้ลองแบ่งประเภทอีเมลออกเป็นกลุ่ม ดังนี้ 

อีเมลเร่งด่วน: ต้องตอบกลับโดยทันที เช่น อีเมลจากลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือ

ตอบกลับทันที

อีเมลที่ต้องติดตาม: อีเมลที่ยังรอข้อมูลเพิ่มเติม

ตั้งเตือน หรือย้ายไปไว้ในป้ายกำกับที่ชื่อว่า “รอการติดตาม”

อีเมลเพื่อทราบข้อมูล: อ่านเพื่อเก็บข้อมูล แต่ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ

อ่านและจัดเก็บในป้ายกำกับที่เกี่ยวข้อง

อีเมลที่เก็บถาวร: อีเมลที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว 

ย้ายไปยังป้ายกำกับที่ต้องการ หรือลบออกจากกล่องจดหมาย

วิธีที่ 4: เพิ่มการจัดการอีเมลที่รวดเร็วด้วย Gemini ใน Gmail

ลองให้ AI ช่วยเรื่องอีเมลดูสิ แล้วจะทำให้การจัดการอีเมลของคุณดีและเร็วขึ้นหลายเท่าตัว! 

เพราะ Gemini ใน Gmail ในพร้อมพ์คำสั่ง (Prompt) “Help me write” สามารถช่วยให้คุณตอบกลับอีเมลได้อย่างรวดเร็วและมืออาชีพ เพียงแค่บอก Gemini ว่าคุณต้องการอะไร Gemini ก็จะช่วยคุณร่างอีเมลได้ทันที และสามารถดึงข้อมูลจาก Docs, Sheets หรือ Slides มาใช้ประกอบในการร่างอีเมลได้ เช่น เขียนพร้อมพ์ว่า “ร่างอีเมลถึงหัวหน้าฝ่ายขาย และสรุปรวมยอดขายไตรมาสแรกของปี 2024” Gemini ก็จะสร้างอีเมลและดึงข้อมูลของยอดขายให้คุณทันที หรือ “เขียนคำเชิญร่วมงานเลี้ยงปาร์ตี้ของบริษัท” Gemini ก็จะช่วยคุณร่างคำเชิญที่น่าสนใจ ด้วยโทนและสไตล์การเขียนที่หลากหลายให้คุณเลือกใช้ 

บทความเพิ่มเติม: รวมพลังฟีเจอร์ AI ใน Gmail ที่เปลี่ยนเรื่องเมลให้เป็นเรื่องง่าย

 

การจัดระเบียบกล่องอีเมลเป็นเหมือนการจัดระเบียบชีวิตประจำวัน เมื่อกล่องอีเมลของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย คุณจะสามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และหากบวกกับความสามารถของ Gemini ใน Gmail เข้าไปด้วย ก็จะทำให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการอีเมลได้มากยิ่งขึ้น ลองนำเทคนิคการจัดการอีเมลไปปรับใช้ดูนะคะ รับรองว่าคุณจะรู้สึกถึงความแตกต่างได้อย่างแน่นอน

ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner

ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ