ในแต่ละปี Google Workspace ก็จะมีการพัฒนาและปล่อยฟีเจอร์ใหม่ ๆ ออกมาให้เราได้ใช้งานและตื่นตาตื่นใจกันอยู่บ่อย ๆ ซึ่งปีที่ผ่านมาก็เรียกได้ว่าน่าสนใจมาก ๆ เลยทีเดียว เพราะมีการอัปเดตฟีเจอร์หลายตัวและแต่ละฟีเจอร์ก็ตอบโจทย์ต่อการใช้งานได้อย่างเหมาะสม ดังนั้นทาง Demeter ICT จึงได้รวบรวมบทความอัปเดตฟีเจอร์ของเราตั้งแต่ปี 2023 ตลอดจนถึงช่วงต้นปี 2024 นี้เลย มาดูกันว่ามีฟีเจอร์อะไรบ้าง !
Duet AI
Duet AI เป็นผลิตภัณฑ์ที่กำลังเป็นที่จับตามองมากที่สุดในขณะนี้ เพราะ Duet AI นั้นใช้เทคโนโลยี Generative AI ที่จะสามารถช่วงสร้างสรรค์ผลงานและช่วยจัดการงานต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งหากคุณใช้ Google Workspace อยู่แล้ว การใช้ Duet AI เข้ามาช่วยในการทำงานก็ยิ่งส่งผลดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณสามารถทำความรู้จัก Duet AI เบื้องต้นได้ที่บทความของเราด้านล่างนี้
ฟีเจอร์นัดหมายใน Gmail
วิธีนี้ถือว่าเป็นวิธีที่น่าสนใจและสะดวกมาก ๆ เพราะคุณสามารถนัดหมายผ่าน Gmail ได้เลยทันที ไม่ต้องคอยนัดหมายผ่าน Google Calendar หรือ Google Meet แล้วส่งอีเมลแยกอีกต่อไป หากต้องการนัดหมายก็เพียงแค่ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย !
ฟีเจอร์ส่งอีเมลถึงผู้รับหลายคนแบบระบุชื่อรายคน
แน่นอนว่าคุณอาจจะกำลังใช้ Dear Customer หรือ Dear AII อยู่ เพราะหากจะให้ระบุชื่อรายคน คุณได้พิมพ์จนนิ้วล็อคแน่ ๆ ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องพิมพ์ระบุชื่อรายคนด้วยตัวเอง เพียงแค่ใช้ @ ใน Gmail เท่านั้น ประหยัดเวลามาก ๆ
ฟีเจอร์สแกนเอกสารด้วยโทรศัพท์
ไม่นานมานี้หลาย ๆ คนก็คงมีการทำงานผ่านโทรศัพท์กันอยู่บ่อยครั้ง โดยเฉพาะการอัปโหลดไฟล์ที่อยู่ในโทรศัพท์ ซึ่งตอนนี้คุณสามารถสแกนเอกสารและบันทึกลงใน Google Drive ได้เลยทันที ไม่ต้องคอยหาแอปสแกนหรือถ่ายรูปลงอย่างเดิมอีกต่อไปแล้ว ลดขั้นตอนการทำงานได้อย่างรวดเร็ว
Google Chat โฉมใหม่ ปรับหน้าตาให้ใช้งานสะดวกยิ่งขึ้น
ปี 2023 เป็นปีที่ Google Chat ทำการปรับโฉมครั้งใหญ่ เปลี่ยนทั้งหน้าตาของโลโก้และการจัดวางการใช้งาน Google Chat ทั้งยังมีการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ ๆ เช่น Thread, Shortcut, Notification from Drive เพื่อให้คุณใช้งาน Chat ได้สะดวกและง่ายมากยิ่งขึ้น ดูเพิ่มเติมได้ที่นี่
ฟีเจอร์สร้างเอกสารจากเทมเพลตของ Building blocks
คุณสามารถสร้างเอกสารได้อยากรวดเร็วเพียงแค่เรียกใช้เทมเพลตจาก Builiding blocks ไม่ว่าจะเป็นการร่างอีเมล บันทึกการประชุม Product Roadmap หรืออื่น ๆ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงฟีเจอร์เหล่านี้ได้ง่าย ๆ เพียงทำตามขั้นตอนนี้
ฟีเจอร์สร้างเทมเพลตด้วย Variable
สำหรับเอกสารทั่วไปที่คุณต้องการออกแบบหน้ากระดาษและเนื้อหาด้วยตัวเอง การใช้ฟีเจอร์ Variable นี้คือทางออกที่ดีเลย เพราะคุณสามารถสร้างและตั้งค่าทุกอย่างได้ตามที่คุณต้องการ เพียงแค่คุณสร้างช่องว่างและระบุข้อมูลที่คุณต้องการลงไปใน Variable เพื่อให้ผู้อ่านได้ทราบและกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น เอกสารขอลา เอกสารเบิกวัสดุ เป็นต้น ดูตัวอย่างได้ที่นี่
ฟีเจอร์กด Reaction ข้อความ
นอกจากคุณจะสามารถกด Reaction ใน Google Chat ได้แล้ว การกดอีโมจิเพื่อ Reaction ให้กับข้อความหรือเนื้อหาที่คุณหรือทีมของคุณได้สร้างสรรค์ไว้บน Google Docs ก็ช่วยทำให้ผู้เขียนรับรู้ได้ว่าข้อมูลนี้ดีหรือไม่ ทำให้ผู้อ่านรู้สึกอย่างไร มาเพิ่มกำลังใจให้กับผู้เขียนกัน ไปลองเล่นกันเลย !
ฟีเจอร์ตั้งค่าสถานที่ทำงาน
เมื่อหลายองค์กรเริ่มมีการทำงานแบบ Hybrid Working การกำหนดสถานที่ทำงานเพื่อลดความสับสนก็เป็นเรื่องที่ดี เพราะหัวหน้าของคุณสามารถเข้ามาเช็คได้โดยตรงว่าวันไหนคุณเข้าออฟฟิศ หรือวันไหนคุณออกไปหาลูกค้า ไม่ต้องคอยถามกันไปมาและช่วยให้ฝ่าย HR ตรวจสอบได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
ฟีเจอร์สร้าง Timeline view
หากใครที่ชอบสร้างงานตารางและมี Timeline เข้ามาเกี่ยวข้อง บอกเลยว่าคุณจะถูกใจฟีเจอร์นี้อย่างมาก เพราะคุณจะไม่ต้องมานั่งเปรียบเทียบวันที่และเวลาของแต่ละโปรเจกต์อีกต่อไป ด้วยฟีเจอร์ Timeline view คุณจะสามารถเห็นภาพรวมของแต่ละกิจกรรมได้มากยิ่งขึ้น มองเห็นช่วงเวลาว่างและช่วงที่ทับซ้อน ทำให้คุณสามารถแก้ไขและจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างดียิ่งขึ้นนั่นเอง
ฟีเจอร์คำบรรยายภาษาไทย
สิ่งนี้คือสิ่งที่คนไทยอย่างเรารอคอยมานาน ในที่สุดปี 2023 Google Meet ก็ได้เพิ่มคำบรรยายภาษาไทยแล้วเรียบร้อย หลังจากนี้จะไม่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารกับภาษาที่ไม่คุ้นเคยอีกต่อไป เพราะฟีเจอร์นี้สามารถแปลได้แบบ Real-Time เลย มาดูกัน !
บทความเหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนที่ Demeter ICT ได้ยกมาเท่านั้น ยังมีบทความเกี่ยวกับการใช้งานและการตั้งค่าอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความปลอดภัยของการใช้งาน เทคนิคการใช้งาน Google Workspace ให้เหมาะสมกับธุรกิจ หรือแม้แต่ผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคุณจะได้รับประโยชน์และได้เรียนรู้วิธีการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Google Workspace ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ที่นี่ (เลือก Tag เพื่ออ่านตามหมวดหมู่ที่คุณสนใจได้เลย)
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
