เครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีอยู่มากมาย แต่เมื่อพูดถึงเรื่องการทำงาน อีเมลมักเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับทุกองค์กร วันนี้เราจะมาช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างชาญฉลาดมากยิ่งขึ้นโดยการผสมผสานระหว่างแพลตฟอร์ม Asana เข้ากับระบบอีเมลของคุณ ซึ่งจะมี 4 เคล็ดลับง่าย ๆ ดังต่อไปนี้
1. การอัปเดตข้อมูลผ่าน Email บน Asana ในแบบของคุณ
คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวและจัดการโปรเจกต์บน Asana ได้ตามต้องการโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ Asana เพียงใช้การแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล เพื่อติดตามงานและการอัปเดตที่สำคัญ โดยคุณสามารถเลือกความถี่และประเภทของการอัปเดตทางอีเมลที่คุณได้รับจาก Asana ได้ด้วยตัวเองดังนี้
- การอัปเดตกิจกรรม (Activity updates) รับอีเมลเกี่ยวกับทุกการ @mention งานใหม่ที่ได้รับมอบหมายให้คุณทำและการอัปเดตความคืบหน้าสำหรับงานที่คุณเกี่ยวข้อง เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการอัปเดตข้อมูลงานใน Asana บ่อย ๆ
- การกล่าวถึง (Mentions only) คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่ถูก @กล่าวถึงในงานหรือการแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับข้อความหรือมีการมอบหมายงาน
- การสรุปรายวัน (Daily summaries) ได้รับภาพรวมประจำวันของงานที่คุณได้รับมอบหมายและวันครบกำหนดที่ใกล้จะถึง คุณจะเห็นการอัปเดตทั้งหมดเหล่านี้รวมอยู่ในอีเมลฉบับเดียว
- การรายงานรายสัปดาห์ (Weekly reports) หากคุณต้องการการอัปเดตที่ไม่ถี่จนเกินไป สามารถเลือกรับอีเมลแบบรายสัปดาห์ ที่มีรายงานสถานะเกี่ยวกับโปรเจกต์ใน Portfolio ของคุณ
การอัปเดตเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวได้ทุกที่ทุกเวลา โดยเฉพาะในวันที่คุณไม่มีเวลาเข้ามาใน Asana มากนัก และอยากบอกว่าข้อมูลทั้งหมดที่เราส่งแจ้งเตือนไปยังอีเมลของคุณนั้น ยังสามารถดูในกล่องข้อความของ Asana ได้ด้วยเช่นกัน
2. สร้างงานผ่าน Email ไปที่ My Tasks โดยตรง
เป็นเรื่องง่ายมากที่จะพลาดอีเมลสำคัญไม่ว่าจะเป็นไฟล์ การแจ้งเตือน การอัปเดตโปรเจกต์ หรืออะไรก็ตาม หากคุณไม่มีวิธีเตือนความจำที่ง่ายดายในการย้อนกลับมาดูอีเมลอีกครั้ง อาจทำให้บางสิ่งที่สำคัญหลุดรอดไปได้
การสร้าง Tasks (งาน) เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกรายการงานเหล่านั้น เพื่อให้คุณทราบว่าอะไรบ้างที่ต้องทำให้เสร็จเมื่อใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบ Asana ช่วยให้คุณสร้าง Tasks งานใหม่ได้ง่าย ๆ ผ่านอีเมลของคุณได้ดังนี้
- ส่งต่ออีเมลไปที่ x@mail.asana.com สิ่งนี้จะสร้างงาน (มอบหมายให้คุณ) ในพื้นที่ทำงานบน Asana ที่เชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลของคุณ
- คุณยังสามารถสร้างอีเมลใหม่และเปลี่ยนให้เป็นงานได้ โดยหัวเรื่องของคุณจะกลายเป็นชื่องาน ในขณะที่เนื้อหาอีเมลจะกลายเป็นคำอธิบายงาน และส่งไปที่ x@mail.asana.com มันจะปรากฏใน My tasks ของคุณ
ครั้งต่อไปที่ผู้จัดการของคุณส่งคำขอมาที่อีเมลของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนมันเป็นการเตือนความจำของงานใน Asana ได้อย่างง่ายดาย
3. จัดการงานจากกล่อง Email Inbox ของคุณ
การสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันตลอดเวลานับเป็นการรบกวนสมาธิและลดประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ หากคุณใช้อีเมลอยู่แล้ว คุณสามารถจัดการงานใน Asana ผ่านอีเมลของคุณได้เลย เมื่อคุณได้รับการอัปเดตจาก Asana ในกล่องอีเมลของคุณ เช่น มีคนมอบหมายงานให้คุณ คุณสามารถดำเนินการภายในอีเมลนั้นได้ทันที เช่น
- แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน การตอบกลับบนอีเมล จะกลายเป็นข้อความที่แสดงความคิดเห็นบน Tasks งานของคุณ
- ทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์ ตอบกลับอีเมลและพิมพ์ “Complete” หรือ “Done” เป็นคำแรกในข้อความของคุณ Tasks งานจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้วบน Asana
- มอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมทีม ตอบกลับอีเมลและเพิ่มที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมทีมของคุณในช่อง To: งานจะถูกมอบหมายให้กับเพื่อนร่วมทีมที่คุณได้ระบุอีเมลเพิ่มเข้าไปใหม่
- เพิ่มเพื่อนร่วมทีมที่เกี่ยวข้อง ตอบกลับอีเมลและเพิ่มที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมทีมในช่อง CC: เพื่อนร่วมทีมของคุณจะถูกเพิ่มเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานในงานนี้
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังวางแผนประจำปี ร่วมกับทีมอื่น ๆ มากมายและมีงานที่ต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว การตอบกลับอีเมลเพื่อทำให้งานเสร็จสมบูรณ์หรือแท็กให้เพื่อนร่วมทีมที่เกี่ยวข้องของคุณทราบความเคลื่อนไหวของแผนงาน ยิ่งช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ใช้งานผ่านอีเมล
4. ผสาน Asana เข้ากับระบบ Email ของคุณ
การเชื่อมต่อ Asana เข้ากับเครื่องมือที่คุณใช้เป็นประจำอย่าง Gmail หรือ Outlook ช่วยลดการสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน เปลี่ยนจากการส่งข้อความผ่านอีเมลเป็นการสร้าง Tasks งานที่ต้องทำ พร้อมทั้งมอบหมายงานให้กับตัวเองหรือเพื่อนร่วมทีม และเลือกวันครบกำหนดของงานได้อีกด้วย ทำให้การทำงานของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น เปลี่ยนกล่องอีเมลของคุณให้กลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานบน Asana
Asana + Gmail
Asana + Outlook
ทำงานให้ชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย Asana และ Email ของคุณ
ฟีเจอร์ที่ช่วยผสานการทำงานร่วมกันระหว่าง Asana กับระบบอีเมลของคุณ ไม่เพียงแค่ทำให้อีเมลของคุณเป็นระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นการยกระดับกล่องจดหมาย (Inbox) ของคุณอีกด้วย รับรองว่าทุกลิสต์รายการที่ต้องทำจะถูกบันทึกและไม่มีอะไรตกหล่นไปแน่นอน ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่น มีความชัดเจนในทุกกระบวนการและมีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น
หากท่านสนใจสามารถทดลองใช้งาน Asana ได้โดยจะมีทั้งแบบ Free และแพ็กเกจแบบ Premium แล้วทั้งสองแบบมีความแตกต่างกันอย่างไร? สามารถคลิก ที่นี่ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลย
แหล่งอ้างอิง: Asana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
