เนื่องจากสถานการณ์โควิดในปัจจุบันยังไม่ดีขึ้นเท่าไรนัก จึงเป็นเหตุให้หลาย ๆ บริษัทยังคงใช้นโยบาย Work From Home กันอยู่เช่นเดิม ดังนั้นวันนี้ Demeter ICT จึงอยากจะแชร์การนำ Google Workspace มาปรับใช้กับการทำงานในองค์กรฉบับ Work From Home อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งวิธีที่กำลังจะนำเสนอนี้เราได้ลองใช้กับบริษัทและพนักงานในองค์กรเองและเห็นว่า Google Workspace สามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างชาญฉลาดและช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นจริง ลดขั้นตอนการทำงานและประหยัดเวลามากขึ้นอีกด้วย
เพื่อให้ทุกท่านเข้าใจและเห็นภาพการใช้งาน Google Workspace ในช่วง Work From Home (WFH) ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น DMIT จะขอนำเสนอเรื่องราวเป็น 1 วันในการทำงานแบบ WFH เพื่อที่ท่านจะได้เห็นว่าแต่ละแอปพลิเคชันและฟีเจอร์ต่าง ๆ สามารถ Support การใช้งานตรงไหนและอย่างไรได้บ้าง
ช่วงเช้า
- ตอกบัตรเข้างานหรือเช็กชื่อออนไลน์ด้วย Google Forms
Google Forms แอปที่ไม่ได้มีดีแค่การสร้างแบบสอบถามออนไลน์เท่านั้น แต่แอปนี้แหละจะช่วยให้ท่านสามารถเช็กชื่อพนักงาน ณ เวลาเริ่มงานได้ โดยที่พนักงานทุกคนจะต้องทำการกรอกข้อมูลลงในฟอร์มที่ท่านสร้างเพื่อเป็นการยืนยันเวลาเข้างานตามที่บริษัทกำหนด ส่วนรายชื่อพนักงานที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วท่านสามารถดูข้อมูลได้ในช่อง Response ที่อยู่ใน Google Forms หรือจะดาวน์โหลดลง Google Sheets ก็ได้เช่นกัน และสำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้สามารถคลิกที่ 5 STEPs มือใหม่หัดใช้ Google Forms ได้เลย DMIT รับประกันว่าสร้างง่าย ใช้เป็นภายในไม่กี่นาทีแน่นอน - เช็ก Gmail
หลังจากตอกบัตรออนไลน์เรียบร้อยแล้ว ท่านก็ต้องเช็ก Gmail เป็นอย่างแรกว่ามีงานอะไรเข้ามาบ้าง ลูกค้าส่งอีเมลมาหรือไม่ เมื่อเช็กเสร็จหากท่านมีสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อจากอีเมลนั้น ท่านสามารถเลือกตั้งแจ้งเตือนที่จดหมายฉบับนั้นได้ (กด Select> Snooze) เพื่อให้อีเมลนั้นถูกส่งเข้ามาใหม่อีกครั้งหนึ่งในเวลาที่ท่านต้องการ เรียกว่าเป็นการเตือนความจำอีกแบบหนึ่งนั่นเอง หรืออีกวิธีหนึ่งคือท่านสามารถกดไปที่ Task แล้วอีเมลฉบับนั้นจะถูกบันทึกลงปฏิทิน Google Calendar โดยทันที ท่านสามารถใส่รายละเอียด วันที่ เวลา และตั้งชื่อหัวข้องานได้ในนี้ - จดบันทึกงานและสร้าง Check box เช็กงานที่ต้องทำด้วย Google Keep
อีกแอปพลิเคชันหนึ่งที่ท่านสามารถเช็กและบันทึกงานที่ต้องทำได้ก็คือ Google Keep แอปที่เอาไว้จดโน้ตส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลต่าง ๆ หรือ Check box เช็กสิ่งที่ท่านต้องทำ รวมถึงท่านสามารถใส่ Label เพื่อจัดหมวดหมู่ได้ ใส่ภาพพื้นหลัง ปักหมุด หรือพิมพ์ด้วยเสียงก็ทำได้เช่นกัน แอบกระซิบว่ายังมีฟีเจอร์อีกมากมายให้ได้ลองเล่น สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ 5 ฟีเจอร์เด็ดของ Google Keep ที่คนจดโน้ตไม่ควรพลาด - เช็กตารางประชุม Google Meet ผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ
หากท่านเป็นสายประชุมล่ะก็ บอกเลยว่าห้ามพลาดถ้าไม่อยากลืมนัดประชุม! ไม่ว่าจะ Gmail, Calendar, หรือ Chat ท่านก็สามารถใช้แอปเหล่านี้เช็กประชุมที่มีอยู่ใน Google Meet ได้เลย สะดวกมาก!
ช่วงทำงาน
- ทำงานร่วมกันแบบ Real Time ด้วย Google Docs, Google Sheets, และ Google Slides
เมื่อเริ่มเข้าสู่เวลาทำงานจะไม่พูดถึงแอปเหล่านี้ก็ไม่ได้ Google Docs สำหรับงานเอกสาร, Google Sheets สำหรับงานชีตตาราง และ Google Slides สำหรับงานนำเสนอ ซึ่งแต่ละแอปจะมีฟีเจอร์แตกต่างกันไป ท่านสามารถเลือกใช้งานได้ตามความต้องการ มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ เด็ด ๆ รออยู่อีกเพียบ ติดตาม Demeter ICT เพื่ออัปเดตข่าวสารจาก Google Workspace ได้เลย - ประชุมได้อย่างเพลิดเพลินกับฟีเจอร์ที่หลากหลายด้วย Google Meet
Google Meet แอปพลิเคชันยอดฮิตสำหรับการประชุมที่มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่หลากหลายอย่างเช่น การปรับแต่งภาพพื้นหลัง เพิ่มแสงหน้าจอ Q&A, Polls, Breakout rooms, Hosting, Attendance tracking และอื่น ๆ (ดูฟีเจอร์เพิ่มเติมได้ที่ รวมวิธีการใช้งาน Google Meet พร้อมอัปเดตฟีเจอร์เด็ดปี 2022)เมื่อมี Meet แล้วก็ต้องมี Jamboard แอปน้องใหม่คู่ใจ Google Meet ที่หลายท่านอาจจะยังไม่เคยได้ยิน Jamboard คือไวท์บอร์ดสำหรับการร่างไอเดีย วาดเขียนต่าง ๆ ด้วยปลายนิ้วหรือปากกา Stylus มักจะใช้ร่วมกันกับการประชุม (Google Meet) หรือจะร่างไอเดียเองแล้วแชร์ให้ทีมก็ได้ บอกเลยว่าเอาใจสายจดโน้ต วาดรูประบายสีสุด ๆ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสนุกสนาน
- Google Drive แอปเก็บไฟล์ ดึงมาใช้งานได้ตลอด
หลายคนคงจะคุ้นหน้าคุ้นตากันอยู่แล้วกับ Google Drive แอปเก็บทุกอย่างเหมือนกระเป๋าโดราเอมอน เก็บทุกไฟล์งานที่อยู่ใน Google Workspace รวมถึงไฟล์ที่อัปโหลดจากอุปกรณ์ส่วนตัวด้วยเช่นกัน (พื้นที่เก็บไฟล์ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจที่ใช้) แต่ทว่าไฟล์เยอะขนาดนี้ เวลาต้องการใช้จะหาเจอได้อย่างไร? ไม่ต้องห่วงเลยเพราะท่านสามารถค้นหาได้จาก Google Cloud Search หรือหาจาก Google Drive เองเลยก็ได้ เพียงแค่พิมพ์ชื่อไฟล์หรือข้อความบางส่วนของไฟล์นั้น ระบบก็จะแสดงไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องมาให้ ไม่ต้องไปตามหาให้ยุ่งยาก ประหยัดเวลาไปเยอะ
ช่วงพัก
พักเมื่อไรอย่าลืมตั้ง Status ใน Google Chat และ Google Calendar หากไม่อยากโดนรบกวน!
พอมาถึงช่วงพัก ท่านสามารถใช้ Google Chat เปลี่ยน Status จาก Online (Active) เป็น Away หรือ Do not disturb เพื่อเป็นการบอกคนอื่นว่าท่านกำลังพักผ่อนอยู่และอาจจะตอบข้อความช้า หรือหากต้องการคุยเล่นกับเพื่อน ท่านก็สามารถส่งอีโมจิและ GIF น่ารัก ๆ ให้กันและกันได้
ไม่เพียงเท่านั้น ท่านยังสามารถตั้ง Status และโลเคชันได้ใน Calendar ว่าท่านอยู่ที่ออฟฟิศหรือไม่ ว่างหรือไม่ว่าง เพื่อให้ผู้อื่นเห็นว่าเวลาที่ท่านได้ระบุไว้ในปฏิทินนั้นท่านไม่สะดวกที่จะติดต่อสื่อสารกับผู้ใด หรือไม่สะดวกที่จะคุยเรื่องงานอื่น ๆ นั่นเอง!
ฟีเจอร์ดีช่วยเสริมการทำงาน
- ดูวันหยุดราชการใน Google Calendar
เมื่อท่านไม่ได้เข้าออฟฟิศ ก็ไม่รู้ว่าวันหยุดราชการมีวันอะไรบ้าง ให้มานั่งเปิดปฏิทินกระดาษก็กลัวจะไม่ทันใจวัยดิจิทัลแบบเรา ๆ ดังนั้นในเมื่อเราใช้ Google Calendar กันทุกวันอยู่แล้ว ท่านสามารถกด Subscribe Calendar สำหรับวันหยุดอย่างเช่น Holidays in Thailand ได้ หรือหากท่านต้องการจะดูวันหยุดของประเทศอื่นก็สามารถกด Subscribe เพิ่มได้อีกด้วย*หมายเหตุ: วันหยุดในปฏิทิน Google คือวันหยุดราชการของประเทศนั้น ๆ วันหยุดของบริษัทของท่านอาจจะไม่ตรงหรือคลาดเคลื่อนกับปฏิทินของ Google ขึ้นอยู่กับการพิจารณาและนโยบายของแต่ละบริษัท
- ขออนุมัติหรือตรวจเอกสารผ่านฟีเจอร์ Approval ใน Google Docs
ฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดจาก Google Workspace ที่ท่านสามารถสร้างเอกสารใน Docs เพื่อขออนุมัติเรื่องต่าง ๆ ได้ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องได้รับการยินยอมจากหัวหน้าหรือเอกสารที่ต้องรออนุมัติอย่างเช่นใบลา โดยท่านสามารถเลือก Approval ในแท็บ File กดเพิ่ม Approvers แล้วรออนุมัติ ง่าย ๆ ไม่ต้องไปที่ออฟฟิศ!
ท้ายที่สุดนี้บริษัท Demeter ICT หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ท่านได้เรียนรู้และสามารถนำเครื่องมือเทคโนโลยีอย่าง Google Workspace มาปรับใช้กับการทำงานแบบ Work From Home ได้อย่างสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมหรือสนใจใช้งาน Google Workspace ท่านสามารถติดต่อได้ที่เบอร์ 02-821-5489 หรือติดตามได้ที่ Line: @dmit
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
