หากต้องรอหัวหน้าเซ็นเอกสารนานๆ ลองใช้วิธีนี้สิแล้วจะไม่บั่นทอนกำลังใจในการทำงานแน่นอน!
Demeter ICT ได้คัดมาแล้วว่า 2 วิธีนี้จะช่วยให้การขออนุมัติลายเซ็นจากหัวหน้านั้นมีความรวดเร็วมากขึ้นจริง อนุมัติจากที่ไหนก็ได้เลย สะดวกมาก ๆ
- ขออนุมัติลายเซ็นบนเอกสารด้วย eSignature จาก Google Docs
- ขออนุมัติลายเซ็นบนแอปพลิเคชันจาก AppSheet
ซึ่งสองวิธีนี้คุณสามารถกำหนดข้อมูลได้เองเลยไม่ว่าจะเป็น คำนำหน้าชื่อ ชื่อ ลายเซ็น วันที่ หรืออื่น ๆ จากนั้นส่ง Request แล้วรออนุมัติได้เลยทันที ง่าย ๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน มีวิธีทำอย่างไร ไปดูกัน!
วิธีที่ 1 การตั้งค่า E signature บน Google Docs
- เปิดหน้าเอกสารบน Google Docs แล้วนำเมาส์คลิกไปที่ส่วนที่คุณต้องการจะให้มีลายเซ็น
- ไปยัง Insert ในแท็บเมนูด้านบน
- คลิก eSignature fields
4. หากเริ่มใช้งานครั้งแรก ให้คุณตั้งชื่อเจ้าของลายเซ็นที่คุณต้องการขออนุมัติ (ชื่อหัวหน้า) หากเคยใช้งานแล้วก็สามารถเลือกชื่อที่คุณเคยสร้างไว้ได้เลย
5. เลือกรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ในเอกสารนี้คุณต้องการ ‘ลายเซ็นและวันที่’ จากนั้นกด Request eSignature
และในเอกสารของคุณจะขึ้นแบบนี้
6. เมื่อมีหน้าต่างปรากฏขึ้นดังภาพ ให้คุณใส่อีเมลของผู้อนุมัติลงไป (อีเมลของหัวหน้า) ซึ่งคุณยังสามารถใส่คำอธิบายเกี่ยวกับเอกสารนั้นเพิ่มเติมได้ ตัวอย่างเช่น
เมื่อคุณทำตามขั้นตอนด้านบนเรียบร้อยแล้วอีเมลของคุณจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ PDF แล้วส่งไปยังผู้อนุมัติซึ่งหลังจากนี้คุณจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆ ของเอกสารได้
และเมื่ออีเมลได้ถูกส่งไปยังหัวหน้าของคุณ เขาจะสามารถใส่ข้อมูลตามที่คุณได้ระบุไว้เท่านั้น ซึ่งเมื่อหัวหน้าทำการเซ็นเอกสารเรียบร้อยแล้ว ก่อนกดตกลง Google Docs + PDF จะขอยืนยันอีกครั้งว่าเจ้าของลายเซ็นอนุญาตให้ใช้ลายเซ็นนี้เพื่อเอกสารฉบับนี้ใช่หรือไม่ จากนั้นกดตกลง
ตัวอย่างเอกสารที่จะปรากฏที่ผู้อนุมัติ
เมื่อหัวหน้าของคุณกด Complete คุณจะได้รับเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF ส่งกลับมายังอีเมลของคุณเป็นอันเสร็จเรียบร้อย
วิธีที่ 2 การสร้างแอปพลิเคชันสำหรับการขออนุมัติลายเซ็นบน AppSheet
- สร้างไฟล์บน Google Sheets แล้วกำหนดชื่อคอลัมน์ตามต้องการ (เช่น อีเมลผู้ขออนุมัติ อีเมลผู้อนุมัติ เอกสารแนบ Approval status เป็นต้น)
- กด Extensions เลือก AppSheet จากนั้นระบบจะนำคุณไปยังหน้า AppSheet
3. ในแท็บด้านขวาหัวข้อ Data ให้คุณกำหนดประเภทของคำตอบตามต้องการ
4. เมื่อคุณจัดการข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จากนั้นคุณจะเข้าสู่การตั้ง Email Automation เพื่อสร้าง Workflow ขออนุมัติ
5. ให้คุณทำตามบทความนี้ได้เลย
เพื่อให้การสร้างแอปของคุณเป็นไปได้แบบง่ายมากยิ่งขึ้น คุณสามารถเรียนรู้การจัดการข้อมูลและตารางเพิ่มเติมได้ที่นี่ เพราะหากคุณมีการจัดเรียงข้อมูลที่เข้าใจง่าย กำหนดประเภทของข้อมูลได้ถูกต้อง ก็จะยิ่งช่วยให้แอปสามารถทำงานได้ออกมาได้ตรงใจตามที่คุณต้องการมากยิ่งขึ้น
แน่นอนว่าการเริ่มต้นทำครั้งแรกอาจต้องใช้เวลาและความเข้าใจในแพลตฟอร์มสักนิด Demeter ICT เชื่อว่าหากคุณลองใช้งานไป 1-3 ครั้ง คุณจะสามารถเข้าใจกระบวนการทำงานของ Google Docs และ AppSheet อย่างแน่นอน และจะสามารถนำสิ่งเหล่านี้ไปประยุกต์ใช้กับการทำงานได้กับหลากหลายแผนก ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสารจากฝ่ายจัดซื้อ เอกสารจากฝ่ายบัญชี เอกสารจากฝ่ายขาย และเอกสารอื่นๆ ที่ต้องการลายเซ็นเพื่ออนุมัติแบบรวดเร็ว
ซึ่งหากคุณมีบัญชี Google Workspace อยู่แล้ว คุณก็สามารถเลือกใช้งานตามความสะดวกได้ทั้ง Google Docs และ AppSheet เลย ไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
