Demeter ICT งานเข้า ! เมื่อได้รับ Feedback มาอย่างล้นหลามว่าฟังก์ชัน Approval ใน AppSheet ทำอย่างไร ? ต้นเหตุเกิดจากวิดีโอนี้
หลังจากที่ Demeter ICT ได้เปิดตัว AppSheet อย่างเป็นทางการจากงานสัมมนาของเรา มีหลายคนให้ความสนใจผลิตภัณฑ์ AppSheet มากมาย และหนึ่งในฟังก์ชันยอดฮิตที่มีคนสอบถามเข้ามามากที่สุด นั่นก็คือ ฟังก์ชัน ‘Approval’ ซึ่งเป็นฟังก์ชันการอนุมัติเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กร
วันนี้ Demeter ICT จึงได้จัดทำบทความเอาใจผู้ที่ต้องการนำ AppSheet มาพัฒนากระบวนการทำงานด้วยการขออนุมัติผ่านแอปพลิเคชัน ทำงานได้อย่างรวดเร็ว ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพของงานได้อย่างง่าย
วิธีการตั้งค่าเพื่อขออนุมัติ (Approval) ด้วย AppSheet
ส่วนที่ 1: การส่งอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้อนุมัติเมื่อมีพนักงานส่งคำร้องขอเข้ามา
1. หากคุณยังไม่มีความรู้พื้นฐานในการสร้าง AppSheet เราแนะนำให้คุณลองศึกษาบทความนี้ เพื่อเตรียมความพร้อมและเพื่อทำความเข้าใจการทำงานของ AppSheet เบื้องต้นเสียก่อน
2. เมื่อคุณเข้าใจการทำงานของ AppSheet แล้ว ให้คุณไปยังหน้า AppSheet ของคุณ โดยคุณสามารถเข้าจาก www.appsheet.com หรือเข้าผ่านไฟล์ใน Google Sheets ก็ได้เช่นกัน
2.1 หากคุณสร้างแอปไว้แล้ว – แนะนำให้คุณเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ AppSheet เลือกแอปที่คุณต้องการสร้างฟอร์มขออนุมัติได้เลย
2.2 หากคุณยังไม่ได้สร้างแอป – แนะนำให้คุณเข้าผ่าน Google Sheets เลือกไฟล์ที่ต้องการ แล้วกด Extensions เลือก AppSheet
หมายเหตุ: หากคุณใช้ Database จาก Google Sheets อย่าลืมใส่หัวข้อ (คอลัมน์) Approval Status ด้วยนะ !
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-08-03-at-16.13.27.png)
3. หากคุณยังไม่ได้ Import ข้อมูลทั้งหมดจาก Sheets มายัง AppSheet ให้คลิกลิงก์ที่ข้อ 1 แล้วไปยัง Step ที่ 4 เพื่อศึกษาวิธีการนำเข้าข้อมูล (คุณจำเป็นต้อง Import ข้อมูลทุกแท็บเมนูมายัง AppSheet)
ข้อแนะนำ: ใน Sheets คุณควรสร้างคอลัมน์สำหรับอีเมลของผู้ส่งคำร้องขอด้วย (ทั้งนี้ก็เพื่อการส่งอีเมลกลับไปยังผู้ร้องขอหากคำร้องขอได้รับการอนุมัติแล้วนั่นเอง)
4. จากนั้นไปยัง Data ที่แท็บด้านซ้าย เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วเลือกประเภทของข้อมูลเป็น Yes/No และ Enum ดังภาพด้านล่าง ซึ่งคุณสามารถคลิกไปที่ไอคอนรูปดินสอที่อยู่ตรงหน้า Approval status เพื่อตั้งค่า Value ของ Enum (เลือกคำตอบได้ข้อเดียวจากหลายตัวเลือก) เป็น รออนุมัติ อนุมัติ และไม่อนุมัติ
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-12-at-15.30.30.png)
Data
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-08-03-at-16.31.29.png)
5. กลับไปยังแท็บด้านซ้ายอีกครั้ง เลือก Automation เลือก New Event >> Add only
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-12-at-16.42.08.png)
Automation
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-12-at-16.42.40-1024x607.png)
6. คลิก New step เลือก Task ที่คุณต้องการ เช่น send an email
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-19-at-11.40.17.png)
เมื่อเลื่อนลงมาด้านล่าง ในหัวข้อ To ให้คุณใส่อีเมลผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือคนที่มีอำนาจอนุมัติเอกสารได้เลย หรือหากในหน้าหลักคุณมีการใส่อีเมลไว้ในฟอร์มอยู่แล้ว ในขั้นตอนนี้คุณจะไม่ต้องใส่ซ้ำ โดยให้คุณเลือก Formula จาก AppSheet ซึ่งจะมีการเชื่อมต่อกับฟอร์มของคุณและดึงข้อมูลมาใช้งานโดยตรง
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-12-at-16.48.33.png)
7. กด Save ที่ด้านบนเป็นอันเสร็จเรียบร้อย
ส่วนที่ 2: การส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติเมื่อคำร้องขอได้รับการอนุมัติแล้ว
- ไปที่ Automation แล้วคลิก + ที่ด้านซ้ายมือบนเพื่อสร้าง Bots เพิ่มขึ้นอีก 1 ตัว >> เลือก Event type เป็น “Updates Only”
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-06-12-at-16.42.08.png)
Automation
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-08-03-at-15.28.24-1024x506.png)
2. ต่อมาให้คุณคลิกไปที่ Task ด้านล่างที่เราได้ตั้งชื่อไว้แล้วว่า “อัปเดตสถานะ” เลือก send an email และ embeded view เหมือนเดิม
3. เลื่อนลงมาไปที่ช่อง To ให้คุณพิมพ์อีเมลหรือใช้ Formula ก็ได้ โดยแยกเป็นสองตัวเลือกคือ
1. อีเมลของผู้อนุมัติ
2. อีเมลของผู้ร้องขอ
หมายเหตุ: คุณจะต้องแชร์ AppSheet นี้ให้กับผู้ที่คุณต้องการให้เข้ามาใช้งานด้วยนะ ไม่เช่นนั้นบุคคลที่คุณไม่ได้แชร์ให้จะไม่สามารถเข้ามาดูสถานะการอัปเดตและอาจไม่ได้รับอีเมลยืนยันการอนุมัติได้
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-08-03-at-15.42.19.png)
4. กด Save ที่ด้านบนเป็นอันเสร็จเรียบร้อย
ผู้อนุมัติจะสามารถกดอนุมัติได้อย่างไร ?
หากมีพนักงานกรอกข้อมูลเข้ามา AppSheet จะทำการส่งฟอร์มหรือข้อมูลไปยังอีเมลที่คุณกำหนดไว้ เมื่อผู้อนุมัติได้รับอีเมลแล้วก็จะสามารถเปิดดูข้อมูลคำร้องขอผ่าน AppSheet ได้เลย
และเมื่อผู้อนุมัติตรวจเสร็จเรียบร้อยแล้ว ต้องการอัปเดตสถานะจาก “รออนุมัติ” เป็น “อนุมัติ” ให้คลิกไปที่แก้ไข แล้วกดปุ่มเปลี่ยนสถานะได้เลยทันที จากนั้นก็จะมีอีเมลส่งมายังผู้อนุมัติและผู้ร้องขอ เพื่อแจ้งเตือนว่าคำร้องขอของพนักงานคนนั้นได้ถูกอนุมัติแล้วนั่นเอง
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/06/Screenshot-2566-08-03-at-15.55.21.png)
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเพียงวิธีการขออนุมัติผ่าน AppSheet แบบเบื้องต้นเท่านั้น คุณสามารถกำหนดวิธีการทำงานของ AppSheet ได้อย่างหลากหลาย เช่น ฟังก์ชันการอนุมัตินี้อาจมีวิธีการสร้างเป็นสิบวิธีขึ้นอยู่กับความเข้าใจและการออกแบบกระบวนการทำงานของแต่ละคน
ดังนั้นหากคุณมีความเข้าใจในกระบวนการทำงานของคุณ คุณก็สามารถนำมาสร้างแอปได้แล้ว ง่าย ๆ ไม่ต้องเขียนโค้ดเลยสักบรรทัด !
หรือหากคุณต้องการศึกษาการใช้งาน AppSheet แบบ Advanced คุณสามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน AppSheet ของเราได้เลย ฟรี อีกทั้งเรายังมีบริการเสริมเกี่ยวกับ AppSheet อีกมากมาย คลิกเพื่อดูบริการเสริมของเราได้ที่นี่
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/03/Untitled-1-1024x248.png)
แอปพลิเคชันเพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/03/Untitled-2.png)
![](https://www.dmit.co.th/wp-content/uploads/2023/03/AppSheet-logo1.png)
แอปพลิเคชันเพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด – พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย AppSheet และ Google Workspace ในประเทศไทย
และเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ