Tag: Google Workspace

สำหรับหลายองค์กร Google Workspace คือระบบหลักที่ใช้สื่อสาร ประสานงาน และเก็บข้อมูลสำคัญ แต่สิ่งที่ผู้บริหารจำนวนมากไม่รู้คือ: ความปลอดภัย การกำกับดูแล และความเป็นระเบียบของทั้งองค์กร ขึ้นอยู่กับ “โครงสร้าง Organizational Unit (OU)” ที่คุณออกแบบตั้งแต่วันแรก โดยกว่า 80% ขององค์กรที่ Demeter ICT เข้าไปตรวจสอบพบว่าโครงสร้าง OU มีปัญหา เช่น ดังนั้นเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจส่งผลกระทบใหญ่ต่อแผนกต่าง ๆ ในองค์กร การกำหนด OU ที่แข็งแกร่งจึงสำคัญและเป็นรากฐานของการทำงาน รวมถึงการใช้งาน Google Workspace ด้วย เพราะหากองค์กรของคุณมีการกำหนด OU ที่ครอบคลุมและเป็นมาตรฐานจะช่วยให้ Google Workspace สามารถตอบโจทย์การทำงานให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กรและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น Organizational Unit (OU) คืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ? Organizational Unit (OU) คือกลุ่มหรือหน่วยงานย่อยภายในองค์กร เช่น แผนก สาขา หรือทีม โดยมีจุดประสงค์เพื่อจัดระเบียบผู้ใช้ คอมพิวเตอร์ และทรัพยากรต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ทำให้การจัดการ การรักษาความปลอดภัย และการกำหนดนโยบายทำได้ง่ายขึ้น  โดยผู้ดูแลระบบสามารถมอบหมายการควบคุมหรือกำหนดกฎเฉพาะกลุ่มนั้นได้ด้วย Organizational Unit (OU) ที่ดีส่งผลต่อองค์กรและการใช้งาน Google Workspace อย่างไร? ความปลอดภัย: ควบคุมว่าใครใช้เครื่องไหน จากที่ไหน และภายใต้เงื่อนไขใด สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล: ใครควรเห็นอะไร ใครไม่ควรเห็นอะไร Email & Compliance: บางแผนกมีความเสี่ยงสูง บางแผนกต้องเก็บข้อมูลตามกฎหมาย Onboarding/Offboarding Workflow (Lifecycle): การรับพนักงานใหม่ – จัดการพนักงานลาออกอย่างเป็นระบบ การใช้ License ให้คุ้มค่า: ไม่เสียเงินให้สิทธิ์ที่ไม่จำเป็น Data Loss Prevention (DLP): ทุกการใช้งานมีความปลอดภัยและตรวจสอบได้ การกระจายสิทธิ์ Admin:...

เมื่อองค์กรมีพนักงานลาออก สิ่งที่ต้องทำทันทีและสำคัญที่สุดคือการจัดการบัญชี Google Workspace เพราะการจัดการบัญชีผิดวิธีอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือปัญหาด้านกฎหมายได้ และเพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร คุณสามารถจัดการบัญชีได้ตามวิธีด้านล่างนี้ How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก 1. ปิดการเข้าถึงบัญชีทันที 1.1 ระงับการเข้าถึงบัญชี (Suspend) Demeter ICT แนะนำให้คุณกดระงับบัญชีในขั้นตอนแรกเพื่อให้ข้อมูลเดิมยังคงอยู่และสามารถจัดการได้ในลำดับถัดไป (ไม่ควรลบบัญชีทันทีเพราะข้อมูลจะหายถาวร) การระงับบัญชีดีอย่างไร? พนักงานที่ลาออกจะไม่สามารถล็อกอินเข้าใช้บัญชีเดิมได้ ข้อมูลเดิมใน Google Drive จะยังอยู่ครบถ้วน สามารถประมวลผลและใช้ข้อมูลเดิมได้ตามปกติ 1.2 ปิด Session และอุปกรณ์ที่เคยเชื่อมต่อ Sign out ออกจากทุกอุปกรณ์ ยกเลิก OAuth token ของแอปต่าง ๆ ระงับการเข้าถึงและล้างข้อมูลองค์กรออกจากอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD) (คลิกดูรายละเอียดคอร์สอบรม Admin เพื่อการจัดการและตั้งค่านโยบายต่าง ๆ ขององค์กรอย่างละเอียด) 2. โอนย้ายข้อมูลบน Google Drive ในบัญชีพนักงานนั้นมีข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น หนังสือสัญญา ไฟล์สินค้า ข้อมูลลูกค้า และอื่น ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย คุณสามารถดำเนินการได้ ดังนี้ โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของเอกสาร (Ownership Transfer) ให้กับหัวหน้าทีมหรือ Shared Drive สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดโดยใช้ Google Vault กำหนดนโยบายการเก็บรักษาและการระงับการใช้ข้อมูลให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA (ดูคอร์สอบรม PDPA ได้ที่นี่) 3. จัดการอีเมล ตั้งค่า Inbox ให้ส่งต่ออีเมลขาเข้าไปยังหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบคนใหม่ ตั้ง Auto-Reply เพื่อแจ้งผู้ติดต่อให้ทราบว่าอีเมลนี้ไม่มีคนใช้งานแล้ว มอบหมายสิทธิ์การเข้าถึงกล่องอีเมลไปยังหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง 4. ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อ เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากแพลตฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุญาต องค์กรควรถอนการติดตั้งแอป 3rd Party ที่เคยเชื่อมต่อในบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้ Google Workspace มักเชื่อมต่อกับแอปดังต่อไปนี้  ระบบ...

ในยุคนี้การสื่อสารผ่านอีเมลยังคงเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องเลือก “ระบบอีเมล” สำหรับองค์กรคุณอาจสับสนระหว่าง Email Hosting ทั่วไปและ Google Workspace ซึ่งทั้งสองนั้นมีความแตกต่างกันอย่างมาก ไม่ใช่แค่เรื่องของ “อีเมล” แต่เป็นเรื่องของ “ระบบการทำงาน” ทั้งหมด Email Hosting และ Google Workspace แตกต่างกันอย่างไร? Email Hosting เปรียบเสมือนคุณไป “เช่าห้องเปล่า” ซึ่งคุณจะได้รับพื้นที่ แต่คุณจะไม่ได้รับอุปกรณ์หรือเครื่องมืออื่น ๆ เพิ่มเติม เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ หรือเครื่องใช้ไฟฟ้า โดยคุณจะต้องจัดหาและจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง Google Workspace เปรียบเสมือนคุณ “เช่า Built-in Office” ที่มาพร้อมเฟอร์นิเจอร์ครบครัน พร้อมเข้าอยู่และทำงานได้ทันที มีทั้งอุปกรณ์สำนักงาน ห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เย็น และอื่น ๆ ทำไม Email Hosting อย่างเดียวถึง “ไม่พอ” สำหรับธุรกิจ? ในมุมมองด้านธุรกิจการมีแค่อีเมลอาจไม่เพียงพอเพราะการทำงานในปัจจุบันต้องอาศัยเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อตอบโจทย์ในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การจัดเก็บไฟล์ การประชุม หรือการทำงานร่วมกัน ซึ่งโดยทั่วไปธุรกิจอาจต้องใช้แพลตฟอร์มอื่นร่วมด้วย เช่น Line, Google Drive, หรือ Zoom ปัญหาหลักที่ตามมาจากการใช้แพลตฟอร์มแยกกัน: 1. ความปลอดภัย (Security) การใช้หลายแพลตฟอร์มทำให้การกำหนดนโยบายความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลทำได้ยาก 2. การโอนย้ายข้อมูล (Data Transfer) การโยกย้ายหรือค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน 3. ความไม่ตอบโจทย์สำหรับธุรกิจ ฟังก์ชันการใช้งานและนโยบายอาจถูกออกแบบมาสำหรับผู้ใช้งานส่วนบุคคล (Personal) ไม่ใช่สำหรับการใช้งานในระดับองค์กร (Business) Google Workspace โซลูชันที่ครบจบในที่เดียว Google Workspace ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานทุกด้านในที่เดียว จึงเป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจ เพราะช่วยให้คุณสามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ: 1. การจัดการงานหลังบ้านที่ง่ายดาย สามารถกำหนดนโยบายความปลอดภัยได้อย่างชัดเจน ควบคุมการจัดการข้อมูลหลังบ้าน และสามารถกู้คืนไฟล์ได้ 2....

สำหรับ SMB ในประเทศไทยแล้ว Google Workspace ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานครบวงจรยอดนิยมขององค์กร ด้วยจุดเด่นเรื่องการใช้งานที่ง่าย สะดวก ทั้งอีเมล แชร์ไฟล์บนไดรฟ์ และการทำงานบนไฟล์งานร่วมกัน อีกทั้งการดูแลระบบก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย  แน่นอนว่าการเติบโตของทีมย่อมมาพร้อมกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการโจมตีแบบ Phishing การแชร์ข้อมูลผิดพลาด หรือการตั้งค่าระบบที่ไม่เหมาะสม ถึงแม้จำนวน User จะน้อยกว่า 100 คน การละเลยมาตรการความปลอดภัยอาจสร้างผลเสียร้ายแรงให้กับองค์กรได้ ดังนั้นองค์กรควรมีการวางแนวทางและบริหารจัดการอย่างสม่ำเสมอ มาดูกันว่า Admin ขององค์กรจะสามารถตั้งค่า IT Security อย่างไรได้บ้าง ? 1. จัดการสิทธิ์และการเข้าถึงอย่างรัดกุม เปิดใช้ 2-Step Verification (MFA) สำหรับทุกบัญชี   ปิด “Less secure app access” ใน Admin Console   จำกัดสิทธิ์ Admin (ผู้ดูแลระบบ) ให้เฉพาะคนที่จำเป็นต้องดูแลระบบเท่านั้น ไม่ควรให้สิทธิ์นี้กับพนักงานทั่วไป ปิดบัญชีพนักงานที่ลาออกทันที 2. ปกป้องอุปกรณ์ที่ใช้งาน จัดการอุปกรณ์ทั้งหมดผ่าน Device Management ที่ Google Workspace Admin Console ที่จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเห็นและควบคุมอุปกรณ์ที่เชื่อมเข้ากับบัญชี Google Workspace ขององค์กรทั้งหมด บังคับใช้รหัสล็อกหน้าจอ การเข้ารหัส และอัปเดตอัตโนมัติ ใช้ฟีเจอร์ Basic Mobile Management เพื่อสั่งลบบัญชีองค์กรในกรณีที่อุปกรณ์ของพนักงานสูญหาย 3. ความปลอดภัยในการแชร์ข้อมูล ตั้งค่าการแชร์ไฟล์เป็น “เฉพาะคนในองค์กร” เป็นค่าเริ่มต้น เปิดใช้ DLP (Data Loss Prevention) ใน Drive และ Gmail ใช้ Google Vault สำรองและเก็บเอกสารสำคัญ ตรวจสอบไฟล์ที่แชร์ภายนอกเป็นประจำ 4. ปกป้องอีเมลและการสื่อสาร เปิดใช้งาน Phishing...

หากจะพูดถึงการทำงานแบบ Collaboration ก็คงนึกถึงแพลตฟอร์มอื่นไปไม่ได้เลยนอกจาก Google Workspace และ Zimbra  โดยเมื่อไม่นานมานี้ Zimbra ได้ประกาศยุติการซัพพอร์ตเวอร์ชัน Daffodil v10.0.x ในวันที่ 30 มิถุนายน 2568 ที่ผ่านมา และจะยุติการซัพพอร์ตทางเทคนิคในวันที่ 31 ธันวาคม 2568 นี้ด้วย ส่งผลให้ผู้ใช้งาน Zimbra ในปัจจุบันได้รับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลและไม่สามารถแก้ไข Bug ระหว่างการใช้งานได้ ซึ่งหากคุณต้องการใช้งานต่อ คุณจะต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชัน Daffodil v10.1.x หรือเปลี่ยนโซลูชันเพื่อให้ใช้งานได้อย่างต่อเนื่องและสะดวกมากขึ้น ประกาศการยุติให้บริการจาก Zimbra ขอบคุณข้อมูลจาก www.zimbra.com ดังนั้นหากองค์กรของคุณกำลังพิจารณาและมองหาโซลูชันใหม่อย่าง Google Workspace เราจึงได้จัดทำบทความเปรียบเทียบข้อมูลระหว่าง Google Workspace และ Zimbra เพื่อให้คุณสามารถเลือกโซลูชันให้เหมาะสมกับการใช้งานในองค์กรได้มากที่สุด เปรียบเทียบ Google Workspace และ Zimbra เจ้าของผลิตภัณฑ์ (บริษัทแม่) Google Synacor แอปพลิเคชันที่ได้รับ Email Calendar Drive Docs Slides Sheets Forms Meet Site Chat Vids (New) Gemini (Pro) NotebookLM (Pro) AppSheet Email Calendar Briefcase (งานเอกสารและการจัดการ Drive) Office (งานตารางและงานนำเสนอ) Chat and Video พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ / บัญชี 30 GB  2 TB 5 TB สามารถขอเพิ่มได้* หากคุณติดตั้งแบบ On-Premise พื้นที่จัดเก็บจะขึ้นอยู่กับ Hardware ของคุณ หากคุณติดตั้งแบบ Cloud-Hosted...