สูตรสำเร็จในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร ด้วย Workplace Transformation

คุณรู้หรือไม่ว่า? ปัญหาของหลายองค์กรคือการทำงานที่เสียเวลากว่า 70% ไปกับการเตรียมข้อมูลและเอกสาร การรวบรวมข้อมูล การประสานงาน การส่งข้อมูลกลับไปกลับมา ฯลฯ แถมยังต้องมานั่งปวดหัว เพราะข้อมูลกระจัดกระจายอยู่กับพนักงานแต่ละคน เพราะฉะนั้นการทำงานที่มีมูลค่าจริงๆ จะเหลือเพียง 30% เท่านั้น หากเราลดเวลา 70% ในขั้นตอนทำเอกสารลงได้ องค์กรของคุณจะสามารถทำงานอื่นๆ ได้เร็วขึ้น แล้วเราจะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานนี้ให้ดีขึ้นได้อย่างไร วันนี้เราจะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับ Workplace Transformation กัน การทำ Workplace Transformation คือการเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นบนข้อมูลเดียวกัน ซึ่งประกอบไปด้วย 3 ปัจจัยหลักคือ คน กระบวนการ และเทคโนโลยี การจัดกิจกรรม workshop ของเราในหัวข้อ Workplace Transformation by G Suite ของเราได้เน้นเรื่องของกระบวนการ และเทคโนโลยีเป็นหลัก ช่วยผู้ประกอบการและผู้บริหารในการหา Pain Points ในกระบวนการทำงานขององค์กร ด้วยวิธีการดังนี้ ตั้งเป้าก่อนว่าเราอยากเห็นอะไรในองค์กรของเราดีขึ้น เช่น ทำงานได้เร็วขึ้น มีนวัตกรรมใหม่ๆ เพิ่มขึ้น หรือพนักงานมีความสุขในการทำงานเพิ่มขึ้น (Inspire) วิเคราะห์ถึง “เหตุ” แห่งปัญหา (Discover) ว่าง่ายๆ คือการแก้ปัญหาที่ต้นเหตุ ไม่ใช่แก้ที่อาการ  หลังจากได้เหตุแห่งปัญหาแล้ว ก็วิเคราะห์ว่าสาเหตุที่ก่อให้เกิดปัญหาในกระบวนการทำงานทั้งหลาย ปัญหาไหนในกระบวนการทำงานที่แก้ง่าย และมีความสำคัญ หรือกระทบกับคนส่วนใหญ่มากที่สุด ซึ่งเราจะต้องแก้กระบวนการทำงานเหล่านี้ก่อน หรือเรียกว่า Quick Win  จากนั้นเราก็ออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ที่แก้ปัญหาการทำงานเดิม โดยใช้เทคโนโลยีที่เรามีอยู่ในการแก้ปัญหา (Prototype) โดยยังไม่ต้องคำนึงถึงการซื้อเทคโนโลยีใหม่เข้ามา เพราะอาจเปลืองทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ ใช้สิ่งที่เรามีอยู่ก่อน นำกระบวนการทำงานใหม่ที่ได้ (Prototype) ไปทำจริง โดยคิดถึงในมุมการทำงานของผู้ร่วมงานที่ต้องทำงานร่วมกัน จากนั้นปรับปรุง และพัฒนาให้ดีขึ้น (Iterate) ซึ่งในงานนี้เราสร้าง Prototype ด้วยเครื่องมือจาก G Suite ต้องขอบอกเลยว่าบรรยากาศภายในงานนั้นเป็นกันเองและอบอุ่นสุดๆ สำหรับใครที่พลาดโอกาสเข้าร่วมงานนี้ ก็อย่าเพิ่งเสียใจไป เราจะยังจัดอีเว้นท์ครั้งต่อไปแน่นอน คุณสามารถติดตามอีเว้นท์ของเราครั้งต่อไปได้ที่ https://www.dmit.co.th/th/events/ บริษัท ดีมีเตอร์...

Continue reading

Digital Transformation ไม่ใช่จบแค่เรื่องของเทคโนโลยี

โดย ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ , CEO บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด วันนี้ผมได้พูดสองหัวข้อในงาน Event ที่ Google Thailand เรื่องแรกได้พูดถึงวิธีการเติมไฟในการทำงานแบบ Google ครับ จุดเริ่มคือเคยสังเกตุไหมครับว่าหนึ่งในสาเหตุที่บุคลากรในองค์กรของเราเริ่มออกอาการเซ็งและหมดไฟคือเรามีกระบวนการในการทำงานที่ไม่มีมูลค่าถึงร้อยละ 70 เนื่องจากเป็นงานที่ต้องเสียเวลาในการเตรียมข้อมูล ต้องปิงปองไปกลับระหว่างเพื่อนร่วมงาน ต้องเดินเอาเอกสารไปให้ ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นต์ และต้องเก็บเอกสารเป็นตั้งๆ เพราะกลัวตรวจสอบไม่ได้ หรือแม้แต่ต้องเดินทางมาประชุมด้วยการฝ่ารถติดเข้ามา โดยที่ทำงานเป็นเรื่องเป็นราวอาจจะแค่ 30% ที่เหลือเป็นการเสียเวลาในกระบวนการโดยทั้งนั้น เหตุว่าทำไม Google ถึงได้เป็นองค์กรนวัตกรรมระดับโลก เพราะ Google เน้นในเรื่องแค่สามเรื่องคือ 1) เน้นการทำงานแข่งกับเวลา 2) มีกระบวนการขั้นตอนในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เข้าใจ pain points ของผู้ใช้งาน และ 3) การแบ่งปันข้อมูลในการทำงานร่วมกัน ซึ่งหากเรามีเครื่องมือในการทำให้ทั้งสามเรื่องเกิดขึ้นได้ง่าย เท่ากับว่าเวลาที่ต้องสูญเสียไปกับเรื่องไม่เป็นเรื่องในการพูดคุย การแก้งานไปมา การแชร์ข้อมูลเดียวกันก็จะหายไปอย่างมหาศาล ซึ่ง Google ได้ใช้ G Suite ในการเป็นเครื่องมือการทำงานในชีวิตประจำวันนั่นเอง เอาเข้าจริงหลายองค์กรมักจะเข้าใจผิดคิดว่าการทำ Digital Transformation คือการใช้เงินแก้ปัญหาด้วยการซื้อเครื่องมือเทคโนโลยี (Technology) มาใช้งานในองค์กร แต่องค์กรจำนวนมากได้ลืมปัจจัยอีกสองอย่างที่ละเลยเสมอในการทำ Digital Transformation ขององค์กร นั่นก็คือ 1. People และ 2. Process!!!! ทั้งสองอย่างประกอบกับ 3. Technology จึงจะทำให้การทำ Digital Transformation ในองค์กรเกิดขึ้นได้จริง เพราะตอนนี้คนรวยสุดคือทรัพย์ศรีไทยที่รับจ้างเก็บเอกสารกองพะเนินให้เราอยู่ การทำ Digital Transformation ในองค์กรจะประกอบไปด้วยสามเรื่องคือ 1) Technology 2) People และ 3) Process ฟังดูจะรู้ว่ามันไม่จบแค่ใช้เงินซื้อเทคโนโลยีเหมือนกับที่หลายหน่วยงานทั้งรัฐและเอกชนเข้าใจคำว่า Thailand 4.0 ว่ารีบๆ ไปหาระบบงานมารองรับ ทั้งกระบวนการทำงานและการวิเคราะห์ข้อมูล เสร็จแล้วก็จบแล้ว แต่นั่นเรากำลังพูดแค่ในมุมของ Technology...

Continue reading

เหตุผลที่ All Nippon Airways วางใจใช้ G Suite

All Nippon Airways หรือ ANA เป็นสายการบินที่ใหญ่ที่สุดในประเทศญี่ปุ่น เริ่มแรกนั้น ANA มีความรู้เกี่ยวกับ Cloud ไม่เท่าไหร่นั้น แต่ปัจจุบันนี้ All Nippon Airways มีความยินดีที่จะประกาศว่า เราจะเริ่มต้นใช้ระบบ Cloud เพื่อสร้างความแตกต่างในรูปแบบการทำงานของเราให้ดีมากยิ่งขึ้น ด้วยเครื่องมือของ Google อย่าง G Suite เพื่อพัฒนาการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น พนักงานของ ANA ทุกคนในแผนกต่างๆของบริษัท ตั้งแต่นักบินและพนักงานต้อนรับไปจนถึงพนักงานฝ่ายบุคคลและการเงินใช้ Gmail, Google Drive และ Google Hangouts Meet ANA เป็นธุรกิจระดับโลก ดังนั้นพนักงานของบริษัทมีอยู่ทุกมุมโลก เมื่อ ANA เลือกใช้โซลูชัน G Suite พวกเขาก็ไม่ต้องสนใจแล้วว่าพนักงานของเขาจะอยู่ที่โตเกียว อยู่ในสำนักงานที่ประเทศอังกฤษ หรือจะอยู่บนท้องถนนที่ปักกิ่ง เพราะพวกเขาจะสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์โดยใช้ Google Docs, Sheets และ Slides จากเครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือ แท็บเล็ต ข้อดีของการใช้ G Suite คือลดปัญหาเรื่องระยะทาง และยังช่วยทลายอุปสรรคด้านการสื่อสารภาษาต่างประเทศด้วยฟีเจอร์แปลภาษาของ Google Hangouts G Suite ให้ความน่าเชื่อถือแก่พวกเราในเรื่องอีเมลบริษัท และช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานแบบที่เราต้องการ ทีมงาน ANA ต้องประสานงานไฟต์บินให้กับลูกค้าไปยังจุดหมายปลายทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่เราต้องมีระบบการสื่อสารที่เราสามารถไว้วางใจได้ ฟีเจอร์ Gmail ไม่ได้ให้แค่ความน่าเชื่อถือ เพราะในระยะยาวผู้ใช้งาน G Suite ไม่ต้องเสียค่าทรัพยากรในการดูแลระบบอีเมล เพราะสามารถไว้วางใจได้ว่าการดำเนินการระบบอีเมลของพวกเขาจะถูกดูแลด้วย Google’s infrastructure กว่า 60 ปีที่ ANA ให้บริการผู้โดยสารทั่วโลกด้วยความสะดวกสบายและความปลอดภัย  ในขณะที่กำลังเตรียมเปิดตัว ANA ในทศวรรษถัดไป พวกเรารอที่จะขับเคลื่อนบริษัทด้วย G Suite อย่างราบรื่นที่สุดและตั้งใจจะเพิ่มอินโนเวชั่น ความคล่องตัวในการทำงานและการทำงานสไตล์ใหม่ๆ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ G Suite ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ (ตัวแทน Google ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ) สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมราคา G Suite โปรโมชั่นพิเศษ โทร!  02-675-9371 (Office) 092-262-6390 (Support) 095-896-5507 (Sale) 097-008-6314 (Sale) support@dmit.co.th Official LINE...

เพิ่ม TIME ZONE ใน Google Calendar

ถ้าคุณต้องทำงานกับเพื่อนร่วมทีมในต่างประเทศที่อยู่ในโซนเวลาต่างกัน คุณสามารถเพิ่ม time zone ของประเทศนั้นใน Google Calendar ได้ ในครั้งถัดไป คุณสามารถสร้างปฎิทินสำหรับ event แบบข้ามโซนเวลาเป็นเวลาของต่างประเทศได้ ซึ่งปฏิทินสำหรับ event นี้จะโชว์เวลาและสถานที่ให้กับคุณและเพื่อนร่วมงานในต่างประเทศเห็นในรูปแบบโซนเวลาของประเทศที่คุณอยู่ วิธีการตั้งค่าเพิ่ม time zones ใน Google Calendar ล็อคอิน Gmail ผ่านหน้าบราวเซอร์ และ Google Apps หรือปุ่ม 9 จุด จากนั้นเลือก Google Calendar   2. เมื่อเข้า Google Calendar มาแล้วให้คลิก setting menu 3. คลิกเลือก time zone ในแถบด้านขวา 4. คลิกเลือก primary time zone หรือ โซนเวลาหลัก และตั้งชื่อตรง Label 5. คลิกตรงช่อง Display secondary time zone จากนั้นเลือก time zone ของประเทศที่คุณต้องการ และตั้งชื่อตรง Label  6. คุณสามารถสลับโซนเวลาหลักกับรองได้ว่าจะใช้อันไหน เพียงคลิกปุ่มลูกศรสลับขึ้นลง วิธีตั้งค่า time zone สำหรับ event สร้าง event ใน Google Calendar คลิก edit ที่รูปดินสอ 3. คลิก Time zone 4. เลือกโซนเวลาในการเริ่มงานและจบงานของ Event บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ G Suite ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ (ตัวแทน...

Continue reading

10 วิธีใช้ G Suite ให้เหมาะกับธุจกิจอุตสาหกรรมการผลิต

1. สามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์ตัวใหม่ออกสู่ตลาดได้รวดเร็วขึ้น ด้วยการเพิ่มการทำงานร่วมกันของซัพพลายเออร์และระบบการจัดการให้มีประสิทธิภาพ การนำเสนอผลิตภัณฑ์ตัวใหม่ออกสู่ตลาดได้รวดเร็วขึ้น ทำได้จากการใช้ G Suite ซอฟท์แวร์  ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิในการทำงานร่วมกันด้วยการแชร์ไฟล์เอกสารต่างๆให้ทุกคนในทีมเข้าถึงเพื่อรับรู้ข้อมูลและร่วมกันจัดการหรือแก้ไข เช่น การแชร์ไฟล์การออกแบบผลิตภัณฑ์, ไฟล์ computer-aided design (CAD), ไฟล์ข้อมูลการวิจัย, ไฟล์ quality guideline, ไฟล์ KPIs และไฟล์ mock-ups ผ่านพื้นที่ที่มีความปลอดภัยสูงยากต่อบุคคลภายนอกเข้าถึงด้วยการแชร์ผ่าน Google Drive หรือ Team Drive ที่ผู้ใช้งานทุกคนจะได้รับข้อมูลเวอร์ชันใหม่ทุกครั้งที่เข้าใช้งาน จัดกิจกรรมหรืองาน event ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการมอบหมายหน้าที่ในทีม ทำตารางกิจกรรม ทำ project plan หรืออัพเดตสถานะของโปรเจค ซึ่งสามารถใส่รายละเอียดของงานต่างๆนี้ใน Google Sheets แล้วแชร์ให้ทุกคนในทีมให้ทราบได้ ซึ่งทุกคนจะเห็นไฟล์ข้อมูลที่อยู่ในเวอร์ชันล่าสุดเสมอ สร้างปฏิทินของทีมใน Google Calendar เพื่อให้ทุกคนในทีมเห็น เช่น ตารางวันเดินทางไปติดต่อธุรกิจ วันกำหนดส่งงาน ตารางวันหยุดของเพื่อนร่วมทีม นอกจากนี้สามารถเก็บข้อมูล feedback เกี่ยวกับรูปลักษณ์และวัสดุของสินค้าใหม่ได้จาก พนักงาน ซัพพลายเออร์ และผู้ผลิตสินค้า ด้วยการโพสผ่าน Google plus ซึ่งข้อมูลนี้จะไม่เผยแพร่ออกไปข้างนอกองค์กร สามารถประชุมทางไกลกับ supplier เพื่อลดระยะเวลาการเดินทางและปรับปรุงการสื่อสารผ่านแอปพลิเคชัน Hangouts Meet เมื่อทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน มันง่ายที่จะนำเสนอไอเดียหรือกลยุทธ์ใหม่ๆ 2. อำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ G Suite เป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยให้พนักงานที่ต้องทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานที่โรงงาน สามารถทำงานได้ไม่สะดุดผ่าน โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือโน๊ตบุ๊ค เพื่อให้พนักงานเข้าถึงไฟล์ CAD เอกสารปฏิบัติงาน การอบรมผ่านวีดีโอ คู่มือการใช้งาน รายการตรวจสอบการควบคุมคุณภาพ เอกสารกำกับดูแล และรายงานจาก Google Drive หรือ Team Drives ถ้าลูกค้าหรือผู้ร่วมงานต้องการความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญของบริษัท พวกเขาสามารถติดต่อกับเพื่อนร่วมงานผ่านแอปพลิเคชันใน G Suite ได้ 3. ลดความซับซ้อนในกระบวนการขายและพัฒนาระบบการขาย ทีมขายส่วนใหญ่ใช้เวลาบนท้องถนนเป็นจำนวนมากเพื่อไปพบกับตัวแทนจำหน่ายหรือพาร์ทเนอร์ เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลของราคา สินค้ารูปแบบผลิตภัณฑ์ โปรโมชั่น และข้อมูลอื่นๆได้จากทุกที่ สามารถใช้ Google Drive เพื่อเก็บข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งช่วยให้ทีมขายเข้าถึงข้อมูลผ่านแอปพลิเคชัน Google Drive ในโทรศัพท์มือถือทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถประชุมผ่านวีดีโอคอลขณะอยู่นอกบริษัทผ่าน Google Hangouts และติดตามข้อมูลสำคัญอย่างเช่น ระยะเวลาการขายและการอัพเดตสเตตัสของสินค้าผ่านทาง Google Calendar 4. พนักงานโรงงานสามารถเข้าถึงหลักสูตรการอบรมพนักงานได้ทุกที่ ทุกเวลา และผ่านทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตได้ สามารถฝึกอบรมพนักงานที่อยู่ในสถานที่ที่แตกต่างกัน หรือทำงานคนละเวลากันได้ง่ายๆ โดยการสร้างบริการการเรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านทางอินเตอร์เน็ต...

Continue reading

G Suite: Your Digital Transformation Partner

โดย: ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์, Founder & CEO, Demeter ICT ผ่านไปด้วยดีกับอีเวนทํประจำไตรมาสของ Demeter ICT ร่วมกับ Google ในหัวข้อ G Suite: Your Digital Transformation Partner คำว่า Digital Transformation คำนี้ค่อนข้างฮิตกันในยุคนี้ ที่ทั้งหน่วยงานรัฐและเอกชนก็พูดถึง ซึ่งเรามักจะมองว่ามันเกี่ยวข้องกับองค์กรขนาดใหญ่ แต่องค์กรระดับ SME ไม่น่าจะเกี่ยวข้องเพราะว่าเป็นเรื่องไกลตัว หรือมักจะมองว่า Digital Transformation คือการลงทุนทางด้าน ‘เทคโนโลยี’ ใช้เงินแก้ปัญหาแล้วจบเลย แต่จริงๆ แล้วเรื่องราวไม่ได้ง่ายแบบนั้นครับ หลายองค์กรมักจะตั้งต้นคำว่า Digital Transformation คือการไปเอาเทคโนโลยีเป็นตัวตั้งต้น ด้วยการดูว่าปัจจุบันในอุตสาหกรรมเดียวกับธุรกิจมีเทคโนโลยีอะไรบ้าง แล้วก็ลงทุนซื้อเทคโนโลยีมาใช้งานเลย แต่ก็ไม่ได้แก้ปัญหาขององค์กรจริงๆ เพราะกินยาผิด เนื่องจากเทคโนโลยีที่เอามาใช้ไม่ได้แก้ปัญหาขององค์กรจริงๆ ซึ่งส่วนใหญ่คนในองค์กรยังคงมีรูปแบบการทำงานที่เหมือนเดิม แม้จะมีเทคโนโลยีเข้ามาใช้ก็ตาม ในความเห็นผมการทำ Digital Transformation จะต้องเริ่มที่ Pain point หรือจุดที่องค์กรมีปัญหาองค์กรก่อน เช่น ทำการวิเคราะห์ว่าทุกวันนี้องค์กรมีปัญหาอะไร ทำงานช้าที่ตรงไหน data discrepancy อยู่จุดไหน ขาดข้อมูลส่วนไหนบ้าง โดยที่ยังไม่ต้องพูดถึงเทคโนโลยีก่อน จากนั้นพอสรุปประเภทปัญหาได้แล้ว จึงคิดต่อว่าเครื่องมืออะไรบ้างที่มาแก้โจทย์นี้ได้ และที่สำคัญคือ ‘คนในองค์กร’ จะมีภาพความฝันในการทำงานบนเทคโนโลยีนั่นด้วยวิธีการทำงานแบบไหนที่ไม่เหมือนเดิม ซึ่งมาถึงจุดนี้เราจะตอบได้ทันทีว่า Digital Transformation จะไม่ใช่เรื่องของ CIO เท่านั้น แต่เป็นเรื่องของ CEO ที่ต้องทำหน้าที่ Project Sponsor ในการไดรฟ์ให้คนในองค์กรมาทำงานด้วยวิธีใหม่ บนเทคโนโลยีใหม่ ไม่ใช่ทำงานบนเทคโนโลยีใหม่ด้วยวิธีการทำงานแบบเดิม ซึ่งการทำ Change Management หรือการบริหารการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้คนในองค์กรปรับเปลี่ยนวิธีทำงานบนเทคโนโลยีใหม่ เป็นสิ่งทีืจำเป็นในการทำ Digital Transformation มากครับ ผมมักจะยกตัวอย่างขององค์กรที่ใช้ Google G Suite อยู่เสมอว่า G Suite ไม่ใช่มาแทนระบบอีเมลเดิม...

Continue reading