Google Vault คืออะไร
Google Vault คือ ห้องนิรภัย ซึ่งเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ Google Workspace ทำหน้าที่เก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้งานบริการต่างๆ Google Workspace สำหรับองค์กรแล้ว Google vault มีประโยชน์ในการช่วยเก็บรักษา ค้นหา ส่งออก ข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละบัญชีในองค์กร เพื่อใช้ในการสำรองข้อมูลในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการลบข้อมูลหรือมีการลาออกของพนักงาน เป็นต้น
วิธีลงชื่อเข้าใช้งาน Google Vault
วิธีที่ 1: เข้าผ่าน URL
- พิมพ์ URL : vault.google.com
- ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
- กดถัดไปเพื่อลงชื่อเข้าใช้งาน
วิธีที่ 2: เข้าผ่าน Gmail
- ลงชื่อเข้าใช้งาน Gmail
- คลิกที่ 9 จุด (Google apps)
- เลือก Google Vault
กฎการเก็บรักษาข้อมูล
Google Vault จะเริ่มทำการเก็บข้อมูลได้ก็ต่อเมื่อมีการตั้งกฎการเก็บรักษาข้อมูลแล้วเท่านั้น ซึ่งสามารถกำหนดค่าได้โดยผู้ดูเเลระบบขั้นสูง (Super administrator) มิเช่นนั้น Google จะทำการลบทิ้งข้อมูลแบบถาวร
ซึ่งกฎการเก็บรักษาข้อมูลของ Google Vault มี 2 ประเภท คือ
1. กฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules) เป็นการเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริการไว้สำหรับทุกบัญชีในองค์กรที่ได้รับอนุญาตในระยะเวลาที่กำหนด โดยสามารถเลือกระยะเวลาจัดเก็บได้ว่าต้องการเก็บรักษาแบบถาวร (Idefinitely) หรือเก็บรักษาแบบกำหนดระยะเวลา (Retention Period)
2. กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง (Custom Rules) การเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด
ต่อไปนี้จะเป็นการอธิบายขั้นตอนการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules)
- วิธีตั้งค่าการเก็บรักษาแบบถาวร (Indefinitely)
- ล็อคอินเข้าใช้ Google Vault
- เลือก Retention
- เลือกแถบ Default Rules
- คลิกที่สเตตัส Off ของบริการนั้นๆ
- จะปรากฎหน้าต่าง Duration and action แล้วเลือก Indefinitely `
- คลิก Save เพื่อยืนยันการตั้งค่า
จะสังเกตได้ว่าสเตตัสเปลี่ยนเป็น On นั่นหมายความว่า Google Vault เปิดการจัดเก็บรักษาข้อมูลของบริการนั้นๆแล้ว
- วิธีตั้งค่าการเก็บรักษาแบบกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา (Retention Period)
- ล็อคอินเข้าใช้ Google Vault
- เลือก Retention
- เลือกแถบ Default Rules
- ให้คลิกที่สเตตัสของบริการนั้นๆ
- จะปรากฎหน้าต่าง Duration and action แล้วเลือก Retention Period
- ใส่จำนวนวันที่ต้องการจัดเก็บได้สูงสุดถึง 36500 วัน และเลือกเงื่อนไขในการเริ่มต้นจัดเก็บ
- เลือกวิธีการจัดการข้อมูลหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาจัดเก็บ
ตัวเลือกที่หนึ่ง — ต้องการล้างเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้ว
ตัวเลือกที่สอง — ต้องการล้างข้อมูลทั้งหมด - เลือก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- จากนั้นจะมีป็อบอัพขึ้นมาให้ทำเครื่องหมายเพื่อยืนยันรายละเอียด แล้วให้กด Accept เป็นอันเสร็จสิ้น
จะเห็นได้ว่าประโยชน์ของ Google Vault นั้นมีมากมายมหาศาลเมื่อเทียบกับความเสียหายของข้อมูลในองค์กร ซึ่ง Google Vault สามารถป้องกันข้อมูลองค์กรสูญหายได้ 100%
Google Vault จะอยู่ในแพ็กเกจ Business Plus ขึ้นไป หากคุณมี Google Workspace อยู่แล้วเพียงแค่อัปเกรดเป็น Business Plus ก็สามารถมีห้องนิรภัยข้อมูลองค์กรได้แล้ว ดู ราคาและแพ็กเกจ
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
