Google Vault คืออะไร ป้องกันข้อมูลในองค์กรสูญหายได้ 100%

Google Vault คืออะไร

Google Vault  คือ ห้องนิรภัย ซึ่งเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ Google Workspace ทำหน้าที่เก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้งานบริการต่างๆ Google Workspace สำหรับองค์กรแล้ว Google vault มีประโยชน์ในการช่วยเก็บรักษา ค้นหา ส่งออก ข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละบัญชีในองค์กร เพื่อใช้ในการสำรองข้อมูลในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการลบข้อมูลหรือมีการลาออกของพนักงาน เป็นต้น

วิธีลงชื่อเข้าใช้งาน Google Vault

วิธีที่ 1: เข้าผ่าน URL

  1. พิมพ์ URL : vault.google.com
  2. ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
  3. กดถัดไปเพื่อลงชื่อเข้าใช้งาน 

วิธีที่ 2: เข้าผ่าน Gmail 

  1. ลงชื่อเข้าใช้งาน Gmail 
  2. คลิกที่ 9 จุด (Google apps)
  3. เลือก Google Vault

กฎการเก็บรักษาข้อมูล

Google Vault จะเริ่มทำการเก็บข้อมูลได้ก็ต่อเมื่อมีการตั้งกฎการเก็บรักษาข้อมูลแล้วเท่านั้น ซึ่งสามารถกำหนดค่าได้โดยผู้ดูเเลระบบขั้นสูง (Super administrator) มิเช่นนั้น Google จะทำการลบทิ้งข้อมูลแบบถาวร

ซึ่งกฎการเก็บรักษาข้อมูลของ Google Vault มี 2 ประเภท คือ
      1. กฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules) เป็นการเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริการไว้สำหรับทุกบัญชีในองค์กรที่ได้รับอนุญาตในระยะเวลาที่กำหนด โดยสามารถเลือกระยะเวลาจัดเก็บได้ว่าต้องการเก็บรักษาแบบถาวร (Idefinitely) หรือเก็บรักษาแบบกำหนดระยะเวลา (Retention Period)
      2. กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง (Custom Rules)
การเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด

ต่อไปนี้จะเป็นการอธิบายขั้นตอนการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules)

  • วิธีตั้งค่าการเก็บรักษาแบบถาวร (Indefinitely)
  1. ล็อคอินเข้าใช้ Google Vault 
  2. เลือก Retention 
  3. เลือกแถบ Default Rules
  4. คลิกที่สเตตัส Off ของบริการนั้นๆ 
  5. จะปรากฎหน้าต่าง Duration and action แล้วเลือก Indefinitely     `
  6. คลิก Save เพื่อยืนยันการตั้งค่า

จะสังเกตได้ว่าสเตตัสเปลี่ยนเป็น On นั่นหมายความว่า Google Vault เปิดการจัดเก็บรักษาข้อมูลของบริการนั้นๆแล้ว

  • วิธีตั้งค่าการเก็บรักษาแบบกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา (Retention Period)
  1. ล็อคอินเข้าใช้ Google Vault 
  2. เลือก Retention 
  3. เลือกแถบ Default Rules
  4. ให้คลิกที่สเตตัสของบริการนั้นๆ
  5. จะปรากฎหน้าต่าง Duration and action แล้วเลือก Retention Period
  6. ใส่จำนวนวันที่ต้องการจัดเก็บได้สูงสุดถึง 36500 วัน และเลือกเงื่อนไขในการเริ่มต้นจัดเก็บ
  7. เลือกวิธีการจัดการข้อมูลหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาจัดเก็บ   
    ตัวเลือกที่หนึ่ง — ต้องการล้างเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้ว
    ตัวเลือกที่สอง — ต้องการล้างข้อมูลทั้งหมด
  8. เลือก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
  9. จากนั้นจะมีป็อบอัพขึ้นมาให้ทำเครื่องหมายเพื่อยืนยันรายละเอียด แล้วให้กด Accept เป็นอันเสร็จสิ้น

จะเห็นได้ว่าประโยชน์ของ Google Vault นั้นมีมากมายมหาศาลเมื่อเทียบกับความเสียหายของข้อมูลในองค์กร ซึ่ง Google Vault สามารถป้องกันข้อมูลองค์กรสูญหายได้ 100% 

Google Vault จะอยู่ในแพ็กเกจ Business Plus ขึ้นไป หากคุณมี Google Workspace อยู่แล้วเพียงแค่อัปเกรดเป็น Business Plus ก็สามารถมีห้องนิรภัยข้อมูลองค์กรได้แล้ว ดู ราคาและแพ็กเกจ 

ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner

ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ