Draft หรือ Final แค่ Docs ไฟล์เดียวจบ พอกันที! กับการเซฟงานเอกสารหลายเวอร์ชั่น Customer Success Story… กรณีศึกษาเรื่องราวความสำเร็จจากการใช้งาน Google Workspace โดยลูกค้าผู้ใช้งานจริง เสียเวลาไปเท่าไหร่กับกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยเฉพาะไฟล์เอกสาร ที่ต้องมีการแก้ไขปรับไปมาอยู่หลายหน เชื่อได้เลยว่าเกือบทุกองค์กร ไม่แผนกใดก็แผนกหนึ่งต้องประสบปัญหานี้อยู่แน่นอน อย่างตัวอย่างเรื่องจริงจาก Customer Success Story ขององค์กรที่เกี่ยวกับ Manufacturing แห่งหนึ่ง … กระบวนการทำงานเดิม ต่อไปนี้เป็นเรื่องราวของพนักงานตำแหน่ง Communication Specialist จากบริษัทการผลิตแห่งหนึ่ง ขอใช้นามสมมุติว่านิพิธ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นนักสื่อสารให้กับคนในองค์กร ทุกครั้งเมื่อเขาจะประกาศเรื่องใดๆให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ เขาจำเป็นต้องร่างเนื้อหานั้นๆบน Word และต้องส่ง draft แนบไปกับอีเมล ให้กับผู้บริหาร review ตรวจสอบความถูกต้องก่อนทุกครั้ง แน่นอนว่าไม่ได้จบที่ไฟล์เดียว บ่อยครั้งที่ผู้บริหาร ต้องเดินทางไปดูงานยังสาขาอื่นๆ เขาจะทำการตรวจสอบเอกสารได้ก็ต่อเมื่อเปิด laptop เท่านั้น ทำให้ระยะเวลาการ review ช้าลงไปด้วย ที่แย่ไปกว่านั้นคือหลายครั้งที่ผู้บริหารไม่สามารถเข้าดู draft ได้ เนื่องจากติดปัญหาด้านการเข้าถึง หรือ access ไฟล์ และมีหลายครั้งที่ผู้บริหารต้องทำการตรวจสอบแก้ไขรายละเอียดผ่านทางโทรศัพท์ ซึ่งหลังจากนิพิธได้รับ comment เขาต้องนำมาปรับแก้ไขให้เป็น final และต้องส่งให้หัวหน้าทีม review ฉบับ final อีกครั้ง ก่อนทำการเผยแพร่ จะเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานของนิพิธเป็นไปค่อนข้างยากลำบาก เนื่องจากระยะเวลาของกระบวนการทำงานค่อนข้างยาวนาน ไม่ใช่ส่งผลกระทบแต่ตัวเขาเท่านั้น แต่พนักงานทุกคนในองค์กรก็ได้รับผลกระทบเนื่องจากได้รับข่าวสารล่าช้าเช่นเดียวกัน ซึ่งแน่นอนว่าผลเสียไม่ได้มีเท่านี้แน่นอน… หลังปรับกระบวนทำงานด้วย Google Workspace แล้วชีวิตการทำงานของนิพิธก็พลิกเปลี่ยนไปเลย หลังจากองค์กรของเขาเริ่มนำ Google Workspace มาใช้ และเมื่อเขารู้ว่า Google Workspace มีเครื่องมือที่ช่วยการทำงานเขาได้… Features ที่นิพิธผู้เป็น Communication Specialist หยิบมาใช้ในกระบวนการทำงานของเขา นั่นก็คือ Google Docs และ Google Drive...
Continue reading
