Data Management คือ กระบวนการจัดการข้อมูลทั้งหมดภายในองค์กร ได้แก่ การรวบรวม การควบคุม การเก็บรักษา ตลอดจนถึงการทำลายข้อมูล ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ดีเท่าไรนัก ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาเป็นอาวุธลับสำหรับการพัฒนาธุรกิจได้ ดังนั้นการจัดการข้อมูลในองค์กรจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก ทำไม Data Management จึงสำคัญ ? แบ่งออกเป็น 4 หัวข้อใหญ่ ดังนี้ 1. สามารถใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด ข้อมูลถือเป็นขุมทรัพย์อันล้ำค่าสำหรับธุรกิจ เพราะข้อมูลจะช่วยให้ธุรกิจกำหนดกลยุทธ์และกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ซึ่งสามารถต่อยอดเป็นแคมเปญโฆษณา การประชาสัมพันธ์สำหรับการตลาด หรือการออกแบบสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด แม่นยำ มั่นใจ และรวดเร็วอีกด้วย 2. ลดกระบวนการทำงาน พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ขณะนี้คุณอาจจะกำลังใช้เอกสารหลายฉบับสำหรับการเรียกดูข้อมูลชุดเดียวกันอยู่ ‘แล้วถ้าวันหนึ่งคุณต้องการข้อมูลแค่ชุดเดียว แต่ปรากฏว่าข้อมูลนี้มีอยู่ในเอกสารหลายฉบับมาก ๆ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเอกสารฉบับไหนมีข้อมูลที่ถูกต้อง ?’ ตัวอย่างเช่น พฤติกรรมการซื้อของนาย A เอกสารฉบับที่ 1 อาจระบุว่านาย A ชอบซื้อสินค้าโดยการผ่อนชำระ แต่ในเอกสารฉบับที่ 2 ระบุว่านาย A ชอบซื้อด้วยเงินสด หรือในอีกกรณีหนึ่งคือ เอกสารฉบับที่ 1 มีข้อมูลส่วนบุคคล และเอกสารฉบับที่ 2 มีพฤติกรรมการซื้อหรือข้อมูลอื่น ๆ เวลาจะใช้งานก็ต้องเปิดดูเอกสารควบคู่กันไป หากมาลองคิดดูดี ๆ แล้วก็หลายขั้นตอนอยู่ใช่ไหม ? ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบและจัดเก็บแหล่งเดียวกันจะทำให้พนักงานไม่ต้องทำงานหลายขั้นตอน สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้เลยทันที ข้อมูลถูกต้อง และเป็นข้อมูลชุดเดียวกันกับพนักงานคนอื่น หมดกังวลเรื่องการใช้ข้อมูลผิดจากการดึงข้อมูลมาจากคนละเอกสารอีกด้วย 3. ข้อมูลมีความปลอดภัย ลดปัญหาภัยไซเบอร์ การจัดการที่ดีจะต้องมาพร้อมกับนโยบายการควบคุมความปลอดภัยภายในองค์กรด้วย ยิ่งข้อมูลมีจำนวนมากเท่าไหร่ การเลือกผู้ให้บริการในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ปลอดภัยก็ยิ่งสำคัญ หากองค์กรมีการจัดการข้อมูลที่ดีที่สามารถปกป้องข้อมูลได้อย่างหนาแน่นก็จะช่วยลดความเสี่ยงในหลายรูปแบบ เช่น การป้องกันข้อมูลรั่วไหล และการถูกโจรกรรมอันสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กร การเงิน และอื่น ๆ เป็นต้น 4. สำรองข้อมูลได้ทันที ไร้กังวลเรื่องการลบข้อมูลจาก Human Errors Human Errors เป็นอะไรที่ป้องกันยากมาก ๆ เนื่องจากเป็นปัญหาที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ตามธรรมชาติ ดังนั้นการวางแผนการจัดการข้อมูลเพื่อป้องกันการเกิดเหตุการณ์ลบข้อมูลโดยที่ไม่คาดคิดจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม หากองค์กรมีการจัดการและควบคุมข้อมูลได้อย่างดีก็จะช่วยให้สามารถกู้คืนข้อมูลต่าง ๆ...
Continue reading
