ความสำคัญของ Data Management พร้อมวิธีวางแผนจัดการข้อมูลเบื้องต้น

Data Management คือ กระบวนการจัดการข้อมูลทั้งหมดภายในองค์กร ได้แก่ การรวบรวม การควบคุม การเก็บรักษา ตลอดจนถึงการทำลายข้อมูล  ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ดีเท่าไรนัก ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาเป็นอาวุธลับสำหรับการพัฒนาธุรกิจได้ ดังนั้นการจัดการข้อมูลในองค์กรจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก ทำไม Data Management จึงสำคัญ ? แบ่งออกเป็น 4 หัวข้อใหญ่ ดังนี้ 1. สามารถใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด ข้อมูลถือเป็นขุมทรัพย์อันล้ำค่าสำหรับธุรกิจ เพราะข้อมูลจะช่วยให้ธุรกิจกำหนดกลยุทธ์และกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ซึ่งสามารถต่อยอดเป็นแคมเปญโฆษณา การประชาสัมพันธ์สำหรับการตลาด หรือการออกแบบสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด แม่นยำ มั่นใจ และรวดเร็วอีกด้วย 2. ลดกระบวนการทำงาน พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ขณะนี้คุณอาจจะกำลังใช้เอกสารหลายฉบับสำหรับการเรียกดูข้อมูลชุดเดียวกันอยู่ ‘แล้วถ้าวันหนึ่งคุณต้องการข้อมูลแค่ชุดเดียว แต่ปรากฏว่าข้อมูลนี้มีอยู่ในเอกสารหลายฉบับมาก ๆ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเอกสารฉบับไหนมีข้อมูลที่ถูกต้อง ?’  ตัวอย่างเช่น พฤติกรรมการซื้อของนาย A เอกสารฉบับที่ 1 อาจระบุว่านาย A ชอบซื้อสินค้าโดยการผ่อนชำระ แต่ในเอกสารฉบับที่ 2 ระบุว่านาย A ชอบซื้อด้วยเงินสด หรือในอีกกรณีหนึ่งคือ เอกสารฉบับที่ 1 มีข้อมูลส่วนบุคคล และเอกสารฉบับที่ 2 มีพฤติกรรมการซื้อหรือข้อมูลอื่น ๆ เวลาจะใช้งานก็ต้องเปิดดูเอกสารควบคู่กันไป หากมาลองคิดดูดี ๆ แล้วก็หลายขั้นตอนอยู่ใช่ไหม ?  ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบและจัดเก็บแหล่งเดียวกันจะทำให้พนักงานไม่ต้องทำงานหลายขั้นตอน สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้เลยทันที ข้อมูลถูกต้อง และเป็นข้อมูลชุดเดียวกันกับพนักงานคนอื่น หมดกังวลเรื่องการใช้ข้อมูลผิดจากการดึงข้อมูลมาจากคนละเอกสารอีกด้วย 3. ข้อมูลมีความปลอดภัย ลดปัญหาภัยไซเบอร์ การจัดการที่ดีจะต้องมาพร้อมกับนโยบายการควบคุมความปลอดภัยภายในองค์กรด้วย ยิ่งข้อมูลมีจำนวนมากเท่าไหร่ การเลือกผู้ให้บริการในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ปลอดภัยก็ยิ่งสำคัญ หากองค์กรมีการจัดการข้อมูลที่ดีที่สามารถปกป้องข้อมูลได้อย่างหนาแน่นก็จะช่วยลดความเสี่ยงในหลายรูปแบบ เช่น การป้องกันข้อมูลรั่วไหล และการถูกโจรกรรมอันสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กร การเงิน และอื่น ๆ เป็นต้น 4. สำรองข้อมูลได้ทันที ไร้กังวลเรื่องการลบข้อมูลจาก Human Errors Human Errors เป็นอะไรที่ป้องกันยากมาก ๆ เนื่องจากเป็นปัญหาที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ตามธรรมชาติ ดังนั้นการวางแผนการจัดการข้อมูลเพื่อป้องกันการเกิดเหตุการณ์ลบข้อมูลโดยที่ไม่คาดคิดจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม หากองค์กรมีการจัดการและควบคุมข้อมูลได้อย่างดีก็จะช่วยให้สามารถกู้คืนข้อมูลต่าง ๆ...

Continue reading

ใน Google Docs ก็กด React ได้นะ

หลังจากที่เราได้แนะนำ How To ใส่ Emoji ใน Google Docs กันไปแล้ว วันนี้ Google ก็ได้ปล่อยฟีเจอร์ใหม่ออกมาเพิ่มอีกแล้ว เรียกได้ว่าน่าสนใจไม่แพ้กันทีเดียว ฟีเจอร์นี้ก็คือ การกด Reaction ใน Google Docs นั่นเอง ซึ่งฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนงานเอกสารอันน่าเบื่อให้ดูน่าสนใจมากขึ้น แถมยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้อีกด้วย และยังสามารถใช้ได้ในทุกแพ็กเกจเลยนะ วิธีการใส่ Reaction ใน Google Docs เปิด Google Docs แล้วไปยังหน้าเอกสารที่คุณต้องการ พิมพ์ @ ลงหน้ากระดาษ เลื่อนลงไปที่ Voting Chip      4. เลือก Emoji ที่คุณต้องการได้เลย เช่น 👍 1 vote ❤️ 0 vote      5. จากนั้นผู้ใช้เอกสารแต่ละคนจะสามารถคลิกที่ Emoji เพื่อ React ได้คนละ 1 ครั้ง คุณสามารถนำฟีเจอร์ Reaction ไปใช้อย่างไรได้บ้าง ? ที่มาของชื่อ Voting Chip แน่นอนว่าคุณสามารถนำไปใช้สำหรับการโหวตหรือ Poll ได้ ใช้สำหรับการแสดงการรับรู้แบบสั้น ๆ ว่าคุณรับรู้ข้อความนี้แล้วโดยที่ไม่ต้องคอมเมนต์หรือทักข้อความบอกใน Google Chat สามารถกด Reaction บนคอมเมนต์เพื่อบ่งบอกว่าคุณเห็นด้วยกับคอมเมนต์นั้นได้ กด Reaction เพื่อเป็นกำลังใจว่าข้อความนั้นเป็นที่ชื่นชอบ และอื่น ๆ ซึ่งคุณสามารถนำมาประยุกต์ใช้เองได้เลย  >> ติดตามฟีเจอร์อื่น ๆ ของ Google Workspace ก่อนใคร ได้ที่ www.dmit.co.th หมวดหมู่ Blog >> ต้องการสอบถามเกี่ยวกับการใช้งานหรือสนใจใช้บริการพร้อมรับ Newsletter...

Continue reading