Data Management คือ กระบวนการจัดการข้อมูลทั้งหมดภายในองค์กร ได้แก่ การรวบรวม การควบคุม การเก็บรักษา ตลอดจนถึงการทำลายข้อมูล
ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ดีเท่าไรนัก ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาเป็นอาวุธลับสำหรับการพัฒนาธุรกิจได้ ดังนั้นการจัดการข้อมูลในองค์กรจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก
ทำไม Data Management จึงสำคัญ ?
แบ่งออกเป็น 4 หัวข้อใหญ่ ดังนี้
1. สามารถใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด
ข้อมูลถือเป็นขุมทรัพย์อันล้ำค่าสำหรับธุรกิจ เพราะข้อมูลจะช่วยให้ธุรกิจกำหนดกลยุทธ์และกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ซึ่งสามารถต่อยอดเป็นแคมเปญโฆษณา การประชาสัมพันธ์สำหรับการตลาด หรือการออกแบบสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด แม่นยำ มั่นใจ และรวดเร็วอีกด้วย
2. ลดกระบวนการทำงาน พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว
ขณะนี้คุณอาจจะกำลังใช้เอกสารหลายฉบับสำหรับการเรียกดูข้อมูลชุดเดียวกันอยู่ ‘แล้วถ้าวันหนึ่งคุณต้องการข้อมูลแค่ชุดเดียว แต่ปรากฏว่าข้อมูลนี้มีอยู่ในเอกสารหลายฉบับมาก ๆ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเอกสารฉบับไหนมีข้อมูลที่ถูกต้อง ?’
ตัวอย่างเช่น พฤติกรรมการซื้อของนาย A เอกสารฉบับที่ 1 อาจระบุว่านาย A ชอบซื้อสินค้าโดยการผ่อนชำระ แต่ในเอกสารฉบับที่ 2 ระบุว่านาย A ชอบซื้อด้วยเงินสด หรือในอีกกรณีหนึ่งคือ เอกสารฉบับที่ 1 มีข้อมูลส่วนบุคคล และเอกสารฉบับที่ 2 มีพฤติกรรมการซื้อหรือข้อมูลอื่น ๆ เวลาจะใช้งานก็ต้องเปิดดูเอกสารควบคู่กันไป หากมาลองคิดดูดี ๆ แล้วก็หลายขั้นตอนอยู่ใช่ไหม ?
ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบและจัดเก็บแหล่งเดียวกันจะทำให้พนักงานไม่ต้องทำงานหลายขั้นตอน สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้เลยทันที ข้อมูลถูกต้อง และเป็นข้อมูลชุดเดียวกันกับพนักงานคนอื่น หมดกังวลเรื่องการใช้ข้อมูลผิดจากการดึงข้อมูลมาจากคนละเอกสารอีกด้วย
3. ข้อมูลมีความปลอดภัย ลดปัญหาภัยไซเบอร์
การจัดการที่ดีจะต้องมาพร้อมกับนโยบายการควบคุมความปลอดภัยภายในองค์กรด้วย ยิ่งข้อมูลมีจำนวนมากเท่าไหร่ การเลือกผู้ให้บริการในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ปลอดภัยก็ยิ่งสำคัญ หากองค์กรมีการจัดการข้อมูลที่ดีที่สามารถปกป้องข้อมูลได้อย่างหนาแน่นก็จะช่วยลดความเสี่ยงในหลายรูปแบบ เช่น การป้องกันข้อมูลรั่วไหล และการถูกโจรกรรมอันสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กร การเงิน และอื่น ๆ เป็นต้น
4. สำรองข้อมูลได้ทันที ไร้กังวลเรื่องการลบข้อมูลจาก Human Errors
Human Errors เป็นอะไรที่ป้องกันยากมาก ๆ เนื่องจากเป็นปัญหาที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ตามธรรมชาติ ดังนั้นการวางแผนการจัดการข้อมูลเพื่อป้องกันการเกิดเหตุการณ์ลบข้อมูลโดยที่ไม่คาดคิดจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม หากองค์กรมีการจัดการและควบคุมข้อมูลได้อย่างดีก็จะช่วยให้สามารถกู้คืนข้อมูลต่าง ๆ ได้
ตัวอย่างเช่น การทำงานด้วยซอฟต์แวร์บนคลาวด์ เมื่อมีคนใดคนหนึ่งในทีมเปลี่ยนแปลงข้อมูล แล้วคุณต้องการดูประวัติการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่เวอร์ชันแรกว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรไปบ้างหรือใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงข้อมูล คลาวด์จะเก็บข้อมูลทุกอย่างและสามารถกู้คืนได้ทันที ข้อมูลไม่หายแน่นอน
4 ขั้นตอนในการวางแผนจัดการข้อมูลเบื้องต้น
1. วิเคราะห์กระบวนการ
วิเคราะห์กระบวนการจัดเก็บข้อมูลที่ใช้อยู่ว่ามีปัญหาหรือช่องโหว่ตรงไหนบ้าง เช่น ข้อมูลถูกจัดเก็บแบบออฟไลน์และกระจัดกระจาย หรือกระบวนการเรียกใช้ข้อมูลมีความซับซ้อนมากเกินไป เป็นต้น
2. แบ่งข้อมูลตามประเภทเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและเพื่อรวมเป็น Database
เมื่อคุณรู้ถึงปัญหาแล้ว ให้คุณเริ่มแบ่งข้อมูลตามประเภทเพื่อให้การเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นเป็นระบบมากขึ้น ซึ่งการแบ่งตามประเภทนั้นก็แล้วแต่องค์กรเลยว่าปกติแล้วมีการใช้ข้อมูลแบบใด
เช่น คุณอาจจะแบ่งตามข้อมูลเชิงปริมาณและข้อมูลเชิงคุณภาพก่อน จากนั้นจึงค่อยลงลึกลงไปว่าในแต่ละประเภทมีอะไรบ้าง หรือคุณจะแบ่งเป็นชื่อ นามสกุล อายุ หรืออื่น ๆ เลยก็ได้เช่นกัน เมื่อมีข้อมูลใหม่เพิ่มเข้ามา ข้อมูลนั้นก็จะถูกจัดเก็บตามประเภทที่คุณกำหนดได้เลยทันที
3. เลือกแหล่งจัดเก็บข้อมูลและระบบจัดการข้อมูล (Database Provider & Database Management System)
หากข้อมูลในองค์กรมีจำนวนมาก เราแนะนำให้คุณเลือกผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่แบบ Cloud Database (เช่น Cloud Storage และ BigQuery) เพื่อความสะดวกในการแก้ไข การนำข้อมูลมาใช้งานแบบเรียลไทม์ และเพื่อนำข้อมูลนั้นไปต่อยอดธุรกิจได้
สำหรับ Database Management System (DBMS) ซอฟต์แวร์ในการบริหารจัดการฐานข้อมูลนั้นก็มีมากมายในตลาด ซึ่งแต่ละผู้ให้บริการนั้นก็จะมีจุดเด่นที่แตกต่างกันไปรวมถึงค่าบริการด้วย ดังนั้นคุณต้องเลือกผู้ให้บริการที่สามารถจัดการข้อมูลขององค์กรได้อย่างเหมาะสม คุณสามารถดู Top 25 DBMS ปี 2023 ได้ที่นี่
4. กำหนดนโยบายความปลอดภัย
นอกจากเรื่องการจัดเก็บข้อมูลแล้ว การดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลก็เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กัน แหล่งจัดเก็บข้อมูลต้องเชื่อถือได้ ได้รับการรับรองจากหน่วยงานทางการ และมีระบบป้องกันความปลอดภัยอันไม่ขัดต่อกฎหมาย PDPA ซึ่งหากจะพูดตามประสาคนทั่วไป ทุกผู้ให้บริการล้วนมีความน่าเชื่อถือกันหมด ดังนั้นเพื่อให้การตัดสินใจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราแนะนำให้คุณอ่านข่าวเกี่ยวกับเรื่องข้อมูลรั่วไหลว่าองค์กรนั้นใช้บริการอยู่กับที่ใด (ถ้ามี) เพื่อเป็นกรณีศึกษาในการเลือกใช้ผู้ให้บริการและการกำหนดควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร
และไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ DBMS หรือซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานที่มีการนำเอาข้อมูลมาใช้ คุณจะต้องสามารถเข้าไปตั้งค่าความปลอดภัยตามนโยบายที่คุณกำหนดไว้ได้ เช่น การเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน การแชร์ข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กร การป้องกัน และอื่น ๆ
ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้คุณจะเห็นได้ว่าเรื่องข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่ซับซ้อนพอสมควรเลยทีเดียว ทว่านี่เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น ดังนั้นคุณจึงควรมีทีมงานหรือผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลเพื่อให้การจัดการข้อมูลเป็นระบบและมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
และหากคุณสนใจเก็บข้อมูลบนคลาวด์ โอนย้ายข้อมูลมายังคลาวด์ หรือต้องการทีมผู้เชี่ยวชาญมาช่วยจัดการเรื่องการจัดเก็บข้อมูลโดยเริ่มจากการปรับกระบวนการ การนำข้อมูลมาใช้งาน สู่การสร้างแดชบอร์ดเพื่อดูข้อมูลรวมของธุรกิจ ติดต่อเราได้เลย Demeter ICT ผู้นำด้าน Business Transformation ได้รับความไว้วางใจองค์กรชั้นนำทั่วเอเชียและแปซิฟิก
Transform Data to Google Cloud
เพิ่มศักยภาพข้อมูลองค์กรด้วยเทคโนโลยี Google Cloud Solution พร้อมขับเคลื่อนองค์กรสู่ Digital Transformation
