หนึ่งในความสามารถของ Google Workspace ที่ Google เองภูมิใจนำเสนอนั่นก็คือความปลอดภัยที่รักษาข้อมูลของผู้ใช้งาน เปรียบเสมือนมีพนักงานคอยรักษาความปลอดภัยข้อมูลตลอด 24 ช.ม. ที่สร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่นการเข้าถึงข้อมูลต่างๆที่อยู่บนแอปพลิเคชันของ Google Workspace ซึ่งปกติแล้วไฟล์นั้นๆจะถูกตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง (Restricted) เป็น default หากมีบุคคลภายนอกต้องการเข้าถึงไฟล์ ก็จะมีแจ้งเตือนไปยังเจ้าของไฟล์ให้ทำการตรวจสอบการขออนุญาตเข้าถึงไฟล์ก่อนทุกครั้ง
โดยบทความนี้ จะมาแชร์วิธีการรีวิวหรือการตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ ซึ่งมีทั้งหมด 2 วิธีด้วยกัน
วิธีที่ 1: รีวิวผ่านอีเมล
ในกรณีที่มีบุคคลที่ต้องการขอเข้าถึงไฟล์ เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเข้ามาว่ามีผู้ที่ต้องการสิทธิ์ในการเข้าถึง โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถอนุมัติหรือปฎิเสธการเข้าถึงไฟล์พร้อมให้บทบาทสิทธิ์ของไฟล์นั้นๆ ผ่านอีเมลได้เลย
วิธีที่ 2: รีวิวผ่านไฟล์
วิธีนี้เป็นอัปเดตล่าสุดของ Google ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับเจ้าของไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Docs, Slides, Sheets, PDFs และอื่นๆ ให้สามารถรีวิวผ่านไฟล์ได้ ซึ่งก่อนหน้านี้สามารถรีวิวผ่านอีเมลได้เพียงวิธีเดียว
เมื่อมีผู้ที่ต้องการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนที่ไฟล์นั้นๆ สังเกตได้ว่าจะปรากฎจุดที่ปุ่มแชร์ของไฟล์ โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถรีวิวการขอเข้าถึงไฟล์ รวมการให้สิทธิ์บทบาทการเข้าถึงไฟล์จากตรงนี้ได้เลย
- ทำความรู้จักบทบาทสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์
Viewer (ผู้มีสิทธิ์อ่าน): มีสิทธิ์ดู แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้
Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและให้คำแนะนำ แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้
Editor (ผู้มีสิทธิ์แก้ไข): มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้
บอกเลยว่าอัปเดตครั้งนี้จะให้ช่วยการทำงานร่วมกันทั้งภายในและนอกองค์กรง่ายขึ้นแน่นอน หรือหากไฟล์ใดที่คุณต้องการจำกัดระยะเวลาการเข้าถึง คุณสามารถตั้งค่าได้ตามบทความนี้ >>> ไฟล์หมดอายุเมื่อไหร่ หมดสิทธิ์เข้าถึงทันที! เพื่อตัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆได้เลย
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
