Google Drive ได้อัปเดต API ในการตั้งค่ากำหนดเวลาการเข้าถึงไฟล์ โดยก่อนหน้านี้มีการอัปเดตการแชร์ไฟล์ใน My Drive ล่าสุด! ได้มีการอัปเดต API นี้ ใน Shared Drives แล้ว
การทำโปรเจกต์ในบางครั้งอาจไม่ได้เป็นการประสานงานหรือทำงานร่วมกันกับบุคคลในองค์กรเพียงเท่านั้น ซึ่งอาจจะมีบุคคลที่สามหรือบุคคลนอกองค์กรร่วมโปรเจกต์ครั้งนั้นด้วย หากโปรเจกต์นั้นมีความจำเป็นที่ต้องแชร์ไฟล์ข้อมูลไปยังผู้ร่วมงานภายนอกองค์กรด้วยแล้ว คุณอาจจะอยากจำกัดเวลาในการเข้าถึงไฟล์นั้นเมื่อโปรเจกต์สิ้นสุดลง ซึ่งแน่นอนว่าคุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาการเข้าถึงไฟล์ได้ ด้วย Google Drive API : Setting an Expiration Date
วิธีตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์/โฟลเดอร์
- เข้าไปที่ Google Drive
- เลือกไฟล์หรือโฟล์เดอร์ที่ต้องการแชร์ แล้วคลิก Share
- ใส่อีเมลผู้รับ แล้วเลือกบทบาทของสิทธิ์การเข้าถึง
- คลิกที่ลูกศรลง เลือกวันที่และเวลาหมดอายุของไฟล์นั้น หากต้องการนำวันที่หมดอายุออก ให้คลิกนำวันที่หมดอายุออก แล้วกด Done
- กด Send เพื่อส่ง
Tips
- การตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์: คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์ให้กับบทบาทสิทธิ์ที่เป็น viewers, commenters, editors, และ published viewers (หากไฟล์นั้นรองรับบทบาทผู้มีสิทธิ์อ่านเอกสารที่เผยแพร่)
- การตั้งค่าวันหมดอายุโฟลเดอร์: คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์ให้กับบทบาทสิทธิ์ที่เป็น viewers and commenters เท่านั้น
ความสะดวกของฟีเจอร์นี้ก็คือเมื่อจบโปรเจกต์แล้วไฟล์นั้นจะถูกตัดสิทธิ์การเข้าถึงอัตโนมัติหลังจากการตั้งค่า โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องตามลบการเข้าไฟล์ในภายหลังเหมือนก่อน ฉะนั้นก่อนแชร์ไฟล์ออกนอกองค์กรทุกครั้งอย่าลืมจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยรักษาความปลอดภัยและป้องกันผลกระทบต่างๆที่อาจเกิดขึ้นภายหลังได้
ฟีเจอร์นี้สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจ Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, the Teaching and Learning Upgrade and Education Plus
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
