เครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรนั้นมีอยู่มากมาย แต่เมื่อพูดถึงเรื่องการทำงาน อีเมลมักเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับทุกองค์กร วันนี้เราจะมาช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างชาญฉลาดมากยิ่งขึ้นโดยการผสมผสานระหว่างแพลตฟอร์ม Asana เข้ากับระบบอีเมลของคุณ ซึ่งจะมี 4 เคล็ดลับง่าย ๆ ดังต่อไปนี้ 1. การอัปเดตข้อมูลผ่าน Email บน Asana ในแบบของคุณ คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวและจัดการโปรเจกต์บน Asana ได้ตามต้องการโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ Asana เพียงใช้การแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล เพื่อติดตามงานและการอัปเดตที่สำคัญ โดยคุณสามารถเลือกความถี่และประเภทของการอัปเดตทางอีเมลที่คุณได้รับจาก Asana ได้ด้วยตัวเองดังนี้ การอัปเดตกิจกรรม (Activity updates) รับอีเมลเกี่ยวกับทุกการ @mention งานใหม่ที่ได้รับมอบหมายให้คุณทำและการอัปเดตความคืบหน้าสำหรับงานที่คุณเกี่ยวข้อง เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการอัปเดตข้อมูลงานใน Asana บ่อย ๆ การกล่าวถึง (Mentions only) คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่ถูก @กล่าวถึงในงานหรือการแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับข้อความหรือมีการมอบหมายงาน การสรุปรายวัน (Daily summaries) ได้รับภาพรวมประจำวันของงานที่คุณได้รับมอบหมายและวันครบกำหนดที่ใกล้จะถึง คุณจะเห็นการอัปเดตทั้งหมดเหล่านี้รวมอยู่ในอีเมลฉบับเดียว การรายงานรายสัปดาห์ (Weekly reports) หากคุณต้องการการอัปเดตที่ไม่ถี่จนเกินไป สามารถเลือกรับอีเมลแบบรายสัปดาห์ ที่มีรายงานสถานะเกี่ยวกับโปรเจกต์ใน Portfolio ของคุณ การอัปเดตเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามความเคลื่อนไหวได้ทุกที่ทุกเวลา โดยเฉพาะในวันที่คุณไม่มีเวลาเข้ามาใน Asana มากนัก และอยากบอกว่าข้อมูลทั้งหมดที่เราส่งแจ้งเตือนไปยังอีเมลของคุณนั้น ยังสามารถดูในกล่องข้อความของ Asana ได้ด้วยเช่นกัน 2. สร้างงานผ่าน Email ไปที่ My Tasks โดยตรง เป็นเรื่องง่ายมากที่จะพลาดอีเมลสำคัญไม่ว่าจะเป็นไฟล์ การแจ้งเตือน การอัปเดตโปรเจกต์ หรืออะไรก็ตาม หากคุณไม่มีวิธีเตือนความจำที่ง่ายดายในการย้อนกลับมาดูอีเมลอีกครั้ง อาจทำให้บางสิ่งที่สำคัญหลุดรอดไปได้ การสร้าง Tasks (งาน) เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกรายการงานเหล่านั้น เพื่อให้คุณทราบว่าอะไรบ้างที่ต้องทำให้เสร็จเมื่อใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบ Asana ช่วยให้คุณสร้าง Tasks งานใหม่ได้ง่าย ๆ ผ่านอีเมลของคุณได้ดังนี้ ส่งต่ออีเมลไปที่ x@mail.asana.com สิ่งนี้จะสร้างงาน (มอบหมายให้คุณ) ในพื้นที่ทำงานบน Asana ที่เชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลของคุณ คุณยังสามารถสร้างอีเมลใหม่และเปลี่ยนให้เป็นงานได้ โดยหัวเรื่องของคุณจะกลายเป็นชื่องาน ในขณะที่เนื้อหาอีเมลจะกลายเป็นคำอธิบายงาน และส่งไปที่ x@mail.asana.com...
Continue readingมีอีเมล์บริษัทโดเมนตัวเอง ง่ายนิดเดียว
สืบเนื่องจากงานสัมมนาที่ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ร่วมกับกูเกิ้ล (Google) เมื่อปลายเดือนกันยายน 2560 ที่ผ่านมา มีท่านผู้ประกอบการหลายท่านได้สอบถามว่าตอนนี้ใช้อีเมล์แบบฟรีอยู่คือใช้เป็นชื่อบริษัทแล้วตามด้วย @gmail.com หรือ @yahoo.com หรือ @hotmail.com หรือที่มีอีกแบบคือใช้ชื่อตัวเองแล้วตามด้วยโดเมนฟรีทั้งหลาย ปัญหาที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่านรับทราบร่วมกันคือการทำธุรกิจแต่ใช้โดเมนอีเมล์แบบฟรีดูแล้วไม่น่าเชื่อถือ เพราะว่าโดเมนเนมของตัวเองเปรียบเหมือนการเอาใจใส่หน้าบ้าน ว่าง่ายๆ เปรียบเหมือนป้ายชื่อบริษัทเราถ้าทำไม่ดี เอากระดาษ A4 มาแปะแล้วเขียนชื่อ ความน่าเชื่อถือก็หายไปทันที เพราะการมีโดเมนตัวเองนั่นหมายถึงการพิสูจน์ตัวตนมาระดับหนึ่ง คำถามที่ผู้ประกอบการหลายท่านมักจะถามว่าอยากอีเมล์โดเมนตัวเองจะต้องทำอย่างไรบ้าง เพราะไม่รู้วิธีจะทำอย่างไร ซึ่งเราสามารถทำได้ง่ายๆ ตามขั้นตอนดังนี้ครับ ขั้นตอนที่ 1 : จดโดเมนเนม (Domain Name) ก่อน การมีโดเมนก็เหมือนการมีเลขที่บ้านเป็นของตัวเอง ใครผ่านไปผ่านมาก็จะรู้ว่า อ๋อ นี่คือบ้านจริงๆ นะ มีตัวตน มีทะเบียนบ้าน คล้ายๆ กับการที่เราไปจดทะเบียนการค้านะครับ คนที่มาซื้อของกับเราก็จะเชื่อถือ เพราะการจดโดเมนโดยเฉพาะโดเมน .co.th เราต้องมีการยืนยันตัวตนไม่มากก็น้อย ซึ่งการมีโดเมน .co.th นี่ชัดเจนเลยว่าต้องเป็นบริษัทอยู่ในประเทศไทยเท่านั้น ใครที่มาเถียงบอกว่าไม่จริงหรอก ทำไมต้องจดทะเบียนการค้าหรือมีโดเมนตัวเอง ก็ลองดูไปเสนอสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้ารายใหญ่ๆ หรือขยายช่องทางการขายแบบ mass ดูนะครับแล้วท่านจะเข้าใจ หลังจดโดเมนเนมท่านก็จะมีเลขที่ต่างๆ หลังบ้านที่บอกว่าโดเมนของเราเบอร์อะไร จะให้เว็บไซต์เราชี้ไปที่เบอร์อะไร และอีเมล์คืออะไร ค่าใช้จ่ายไม่แพงหลักร้อยบาทเท่านั้น ขั้นตอนที่ 2 : มีข้อมูลหน้าบ้านบนเว็บไซต์และอีเมล์เท่ห์ๆ ถึงขั้นนี้เราต้องร้องเฮเพราะเรามีโดเมนตัวเองเรียบร้อยแล้ว ทีนี้อยากมีเว็บไซต์กับอีเมล์ตัวเองบ้างที่เป็น www.mydomain.com และอีเมล์ somchai@mydomain.com จะทำได้อย่างไรบ้าง ซึ่งสองเรื่องนี้ต้องแยกกันนะครับ การมีเว็บไซต์ตัวเองเราเปรียบเหมือนกับเราเอาบ้านเลขที่เราไปแขวนหน้าบ้าน ว่าแต่บ้านเราอยู่ไหนครับ ก็มีสองวิธีคือ 1 ซื้อเครื่องเซิร์ฟเวอร์มาเอง (ปลูกบ้านเอง) อันนี้วุ่นวายมากสำหรับมือใหม่ ไม่แนะนำ กับวิธีที่ 2 คือ เช่าพื้นที่กับผู้ให้บริการโฮสติ้ง (เช่าบ้านเค้าอยู่ จ่ายค่าเช่ารายปี) ค่าเช่าจ่ายก็แล้วแต่ขนาดความกว้างของบ้านมีตั้งแต่สามพันจนถึงมากกว่านั้น ซึ่งโดเมนเราก็ต้องบอกกับคนทั่วโลกด้วยการใส่ตัวเลขในระบบโดเมนในขั้นแรกว่าเว็บเราบ้านเลขที่เท่าไหร่ (แต่ถ้ายังไม่อยากมีเว็บไซต์ตัวเอง ก็ข้ามไปขั้นตอนที่ 3 นะครับ) ซึ่งโดยปกติถ้าเช่าเว็บโฮสติ้งเค้าจะมีฟรีอีเมล์มาให้ด้วยที่เป็นโดเมนตัวเอง somchai@mydomain.com แบบฟรีๆ แต่แบบที่ทราบกันครับว่าของฟรีของแถมต้องทำใจกับความเสถียรและข้อจำกัด...
Continue reading