ในยุคนี้ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าทุกธุรกิจจะต้องใช้อีเมลในการติดต่องาน อย่างอีเมลแบบแมส ๆ ที่เรารู้จักกันทั่วไปก็คงหนีไม่พ้น Gmail หรือ Hotmail และองค์กรของคุณก็น่าจะคุ้นชินกับการใช้งานพวกนี้อยู่แล้ว คงเริ่มคิดกันแล้วว่าจะต้องเสียเงินให้กับระบบอีเมลองค์กรไปทำไมในเมื่อของฟรีก็ดีอยู่แล้ว ซึ่งบางอย่างที่จ่ายไปย่อมดีกว่าของฟรีจริงไหมล่ะ คุณลองนึกภาพตามถ้าบริษัท A ใช้อีเมล aa@gmail.com กับบริษัท B ใช้อีเมล aa@goodbrand.co.th ติดต่องาน เริ่มมองเห็นความต่างหรือเอ๊ะ? ขึ้นมาในใจกันบ้างหรือยัง ตรงข้างหลัง @ หรือที่เราเรียกกว่าโดเมนเนี่ยแหละที่ต่างกัน บริษัท B สามารถมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเอง ต่างจาก A ที่เป็นบริษัทอะไรก็ไม่รู้ จำไม่ได้ และคุณเริ่มรู้สึกไหมว่าการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเองเนี่ยเจ๋งขนาดไหน แต่มันยังไม่จบแค่นี้ ระบบอีเมลองค์กรหรือที่หลายคนเรียกว่าอีเมลแบบเสียเงินเนี่ยมันดียังไง เราจะค่อย ๆ เริ่มกันทีละข้อ องค์กรมีตัวตนและมีความน่าเชื่อถือ แน่นอนว่าเปรียบเทียบบริษัท A และ B ข้างตนขึ้นมา สิ่งแรกที่อยากจะบอกก็คือ การมีระบบอีเมลองค์กรจะสามารถกำหนดชื่อโดเมนเองได้ เช่น sales@yourcompany.co.th ซึ่งการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรจะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น และองค์กรที่คุณจะต้องส่งอีเมลติดต่องานก็สามารถจดจำคุณได้ง่ายขึ้น เป็นเหมือนการตลาดไปในตัวที่จะทำให้คนอื่นจดจำโดยไม่ต้องเสียเงินเยอะ ๆ เพื่อสร้าง Awareness เลย ความปลอดภัยอีเมลด้วยมาตรฐานระดับโลก มาตรฐานระดับโลกอาจะดูเวอร์วังอลังการ แต่ Server ที่ให้บริการอย่าง Google Workspace มีใบรับรองมาตรฐานระดับโลกมากมาย และมี Server ที่มีความเสถียรสูง เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ป้องกันการโจมตี อีเมลขยะ สแปม ได้ถึง 99% ถ้าหากอีเมลที่คุณใช้ยังเจอสแปมหรือยังล่มอยู่บ่อย ๆ ละก็ขอให้คิดใหม่อีกทีว่าควรหันมาใช้ระบบอีเมลองค์กรได้หรือยัง จัดการหลังบ้านง่าย ๆ พนักงานลาออกข้อมูลไม่ออกตาม หลังบ้านที่ว่าก็คือ พนักงานในองค์กรนั่นเอง ส่วน Admin องค์กรสามารถตั้งให้ฝ่าย IT เป็นคนดูแลที่สามารถจัดการ ลบ แก้ไข เพิ่มบัญชีพนักงาน และคอยเป็นเหมือนกล้องวงจรปิด มอนิเตอร์ให้องค์กรคุณดูว่าใครกำลังจะขโมยความลับขององค์กรส่งไปให้คู่แข่งของคุณ ฟังดูน่ากลัว แต่ถ้าหากมีจริง ๆ ขึ้นมา ระบบอีเมลองค์กรสามารถตรวจสอบได้ และถ้ามีพนักงานลาออกไป โปรเจคสำคัญ ๆ ที่อยู่ในอีเมลก็ไม่สามารถเอาไปด้วยได้ หรือถ้าลืมรหัสผ่านอีก...
Continue reading
