จากกระแสในโซเชียลที่กำลังมาแรงและเป็นที่วิพากษ์วิจารอยู่ในขณะนี้ ถึงกรณีการลงทะเบียนจัดสรรวัคซีนของโรงพยาบาลแห่งหนึ่งที่ปรากฎเป็นลิสรายชื่อของบุคคลคนเดียวซ้ำกันหลายรายการ โดยอ้างว่าเกิดจากความซ้ำซ้อนจากการใช้งานระบบของ Google Forms
ฉะนั้นวันนี้ “ดีมีเตอร์ ไอซีที” ผู้ให้บริการ Google Workspace ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ที่มีลูกค้าในเอเชียแปซิฟิก (APAC) กว่า 3,000 ราย จะพาทุกท่านมาไขข้อข้องใจว่าหากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว เราจะมีวิธีการแก้ไข และมีวิธีการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดอย่างไรได้บ้าง
Google Forms
วิธีตั้งค่า Google Forms ให้ผู้ใช้งานตอบได้คนละครั้งเท่านั้น
บน Google Forms ในการจะตั้งค่าจำกัดให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้คนละหนึ่งครั้งสามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้
- เปิด Google Forms
- สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว เพื่อตั้งค่า
- เมื่อเลือก Forms แล้ว คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)
4. จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “จำกัดให้ตอบกลับได้เพียง 1 ครั้ง” (Limit to 1 response)
*ผู้ที่กรอกฟอร์มจะต้องลงชื่อเข้าสู่ระบบ Google เสียก่อน
ซึ่งการตั้งค่าแบบนี้จะทำให้ผู้ใช้ที่เข้ามากรอกฟอร์มอีกรอบด้วยบัญชี Google เดิม จะพบว่าไม่สามารถกรอกได้แล้วนั่นเอง
วิธีตั้งค่า Google Forms ให้สามารถแก้ไขได้ใหม่เมื่อกรอกข้อมูลผิด
ผู้กรอกฟอร์มสามารถแก้ไขข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลในฟอร์มผิดได้ โดยไม่ต้องกรอกใหม่ หากผู้สร้างฟอร์มตั้งค่าดังนี้
- สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว
- คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)
3. ตรง “ผู้ตอบสามารถ” (Respondents can) ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “แก้ไขหลังจากส่ง” (Edit after submit)
4. หลังกดส่งฟอร์ม ผู้ใช้จะสามารถแก้ไขได้ โดยคลิก “แก้ไขการตอบกลับของคุณ” (Edit your response)
*ผู้ใช้จำเป็นที่จะต้องเก็บลิงก์สำหรับแก้ไขนี้ไว้ หลังจากส่งฟอร์ม.
5. แต่เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น สามารถตั้งค่าให้ฟอร์มส่งลิงก์แก้ไขไปยังอีเมลผู้กรอกได้ โดยต้องเปิดการตั้งค่า “รวบรวมอีเมล” (Collect emails) ให้เลือกติ๊ก “อีเมลแจ้งการตอบกลับ” (Response receipts) และติ๊ก “ทุกครั้ง” (Always)
6. เมื่อกรอกฟอร์มและกดส่งเรียบร้อย จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปยังอีเมลที่กรอกไว้ จากนั้นจะสามารถแก้ไขข้อมูลในฟอร์มได้
วิธีตั้งค่า Google Forms ให้กรอกได้เฉพาะคนในองค์กรเท่านั้น
สำหรับการตั้งค่า Google Forms ให้เฉพาะคนในองค์กรมีสิทธิ์กรอกเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ผู้ที่มีอีเมลโดเมนองค์กรเดียวกัน โรงเรียน มหาวิทยาลัย เป็นต้น สามารถตั้งค่าตามได้ดังนี้
*ถ้าหากใครที่ไม่ได้อยู่ในโดเมนหรือองค์กรจะไม่สามารถกรอกฟอร์มได้
- คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)
- ตรง “ใบตอบรับ” (Requires sign in) ให้ติ๊ก “จำกัดเฉพาะผู้ใช้ขององค์กรเท่านั้น”
สำหรับการตั้งค่าด้านบนสามารถเปิดได้พร้อมกัน หากจำกัดให้สามารถกรอกได้คนละครั้ง และเปิดให้แก้ไขได้ เมื่อเข้าฟอร์มจะแสดงลิงก์ให้สามารถแก้ไขได้เลย
แล้วถ้าลืมตั้งค่าใน Google Forms ล่ะ? แก้ไขอย่างไร?
Google Sheets
ในกรณีที่ฟอร์มมีการกรอกข้อมูลไปแล้ว คุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันในไฟล์ผลการตอบกลับ Google Sheets (Responses) ได้ง่าย ๆ ดังนี้
วิธีลบรายการที่ซ้ำใน Google Sheets
- เข้าไปที่ไฟล์ผลตอบกลับ Google Sheets (Responses)
- ทำสำเนา (Duplicate) ชีตอีกอันขึ้นมา เพื่อให้การแก้ไขข้อมูลไม่กระทบกับต้นฉบับ โดยในแท็บชีต คลิกตรงลูกศร > ทำสำเนา (Duplicate)
3. เมื่อได้ไฟล์สำเนามาแล้ว คลิกที่มุมบนซ้ายเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด
4. จากนั้นไปที่เมนู “ข้อมูล” (Data) และเลือก “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates)
ติ๊ก “ข้อมูลมีแถวส่วนหัว” (Data has header row) และติ๊กเฉพาะคอลัมน์ที่ไม่ต้องการให้มีข้อมูลซ้ำ กด “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates) และกด “ตกลง”
*ตัวอย่างเลือกเฉพาะคอลัมน์
6. เพียงเท่านี้ เราก็จะได้ข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันแล้ว
Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
