เพิ่มความรัดกุมในการทำงานร่วมกันด้วยฟีเจอร์ ‘Approvals’ จาก Google Workspace

เพิ่มความรัดกุมในการทำงานร่วมกันด้วยฟีเจอร์ ‘Approvals’ จาก Google Workspace Google Workspace เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ ผู้ใช้งานสามารถอนุมัติ (Approvals) คำขออนุมัติเป็นผู้ตรวจสอบหรือเพิ่มผู้ตรวจสอบใน Google Docs, Sheets, และ Slides เมื่อมีคำขออนุมัติ เจ้าของไฟล์สามารถอนุมัติ, ปฏิเสธ, เพิ่มความคิดเห็น, หรือแก้ไขเอกสารในการตอบกลับได้  เมื่อเจ้าของไฟล์ได้อนุมัติคำขอเป็นผู้ตรวจสอบหรือเพิ่มผู้ตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะได้รับลิงก์ไปยังเอกสารจากการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล, เบราว์เซอร์, หรือ Google Chat ตามการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่พวกเขาตั้งไว้ใน Google Drive และเมื่อมีการแก้ไขเอกสาร ผู้ตรวจสอบทั้งหมดจะได้รับแจ้งเตือนการแก้ไขและเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเพื่อรออนุมัติอีกครั้ง วิธีการเปิดใช้งานฟีเจอร์ ‘อนุมัติ (Approvals)’ ฟีเจอร์นี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับการอนุมัติสัญญา เอกสารทางกฎหมาย และเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติอย่างเป็นทางการที่มีการทำงานร่วมกันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย เพื่อรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสาร เมื่อผู้ตรวจสอบทุกคนอนุมัติแล้วไฟล์จะถูกล็อค (Lock file) และไม่สามารถแก้ไขได้ หากคุณกำหนดวันครบกำหนด (Add due date) ผู้ตรวจสอบของคุณจะได้รับอีเมลเตือนความจำว่าจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติหรือเลยกำหนดการขออนุมัติ นอกจากนี้คุณยังป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แก้ไขเนื้อหาของรายการ หรือแสดงความคิดเห็นและคำแนะนำได้โดยเลือกล็อกเอกสาร หมายเหตุ ในกรณีที่คุณขออนุมัติจากบุคคลหลายคน การอนุมัติจะสมบูรณ์ได้เมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติไฟล์ หากมีการแก้ไขในระหว่างกระบวนการอนุมัติ ผู้ตรวจสอบทั้งหมดจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่ออนุมัติไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอีกครั้ง หากผู้ตรวจสอบเพียงคนเดียวปฏิเสธไฟล์คำขออนุมัติเอกสารจะถูกปฏิเสธทันที เมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติเอกสาร ไฟล์จะถูกล็อค ทุกคนจะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ที่ล็อกไว้ได้จนกว่าจะปลดล็อกหรืออนุมัติการปลดล็อกไฟล์ แพ็กเกจที่สามารถใช้งานได้ Business Standard, Business Plus, Enterprise เพียงเท่านี้คุณก็สามารถทำงานร่วมกันกับบุคคลอื่นๆ ได้โดยที่ยังสามารถรักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตคุณก็สามารถเชื่อมต่อการทำงานกับทุกคนได้ในทันทีกับ Google Workspace ทั้ง Google Docs, Sheets, และ Slides หากคุณกำลังมองหาพื้นที่การทำงานที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ ดีมีเตอร์ ไอซีที ผู้ให้บริการ Google Workspace ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace...

Continue reading

หมดปัญหา Google Forms มีรายชื่อซ้ำ ตั้งค่าตามได้ง่าย ๆ เมื่อได้อ่านบทความนี้

จากกระแสในโซเชียลที่กำลังมาแรงและเป็นที่วิพากษ์วิจารอยู่ในขณะนี้ ถึงกรณีการลงทะเบียนจัดสรรวัคซีนของโรงพยาบาลแห่งหนึ่งที่ปรากฎเป็นลิสรายชื่อของบุคคลคนเดียวซ้ำกันหลายรายการ โดยอ้างว่าเกิดจากความซ้ำซ้อนจากการใช้งานระบบของ Google Forms ฉะนั้นวันนี้ “ดีมีเตอร์ ไอซีที” ผู้ให้บริการ Google Workspace ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ที่มีลูกค้าในเอเชียแปซิฟิก (APAC) กว่า 3,000 ราย จะพาทุกท่านมาไขข้อข้องใจว่าหากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว เราจะมีวิธีการแก้ไข และมีวิธีการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดอย่างไรได้บ้าง Google Forms วิธีตั้งค่า Google Forms ให้ผู้ใช้งานตอบได้คนละครั้งเท่านั้น บน Google Forms ในการจะตั้งค่าจำกัดให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้คนละหนึ่งครั้งสามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้ เปิด Google Forms  สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว เพื่อตั้งค่า เมื่อเลือก Forms แล้ว คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)   4. จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “จำกัดให้ตอบกลับได้เพียง 1 ครั้ง” (Limit to 1 response)  *ผู้ที่กรอกฟอร์มจะต้องลงชื่อเข้าสู่ระบบ Google เสียก่อน ซึ่งการตั้งค่าแบบนี้จะทำให้ผู้ใช้ที่เข้ามากรอกฟอร์มอีกรอบด้วยบัญชี Google เดิม จะพบว่าไม่สามารถกรอกได้แล้วนั่นเอง วิธีตั้งค่า Google Forms ให้สามารถแก้ไขได้ใหม่เมื่อกรอกข้อมูลผิด ผู้กรอกฟอร์มสามารถแก้ไขข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลในฟอร์มผิดได้ โดยไม่ต้องกรอกใหม่ หากผู้สร้างฟอร์มตั้งค่าดังนี้ สร้างใหม่หรือเลือก Forms ที่มีอยู่แล้ว คลิกตรงตั้งค่า (ไอคอนรูปฟันเฟือง)   3. ตรง “ผู้ตอบสามารถ” (Respondents can) ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “แก้ไขหลังจากส่ง” (Edit after submit)   4. หลังกดส่งฟอร์ม ผู้ใช้จะสามารถแก้ไขได้ โดยคลิก “แก้ไขการตอบกลับของคุณ” (Edit your response) *ผู้ใช้จำเป็นที่จะต้องเก็บลิงก์สำหรับแก้ไขนี้ไว้ หลังจากส่งฟอร์ม.   5. แต่เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น สามารถตั้งค่าให้ฟอร์มส่งลิงก์แก้ไขไปยังอีเมลผู้กรอกได้...

Continue reading

รู้หรือไม่? Google Sheets แปลภาษาได้

คุณรู้หรือไม่ว่า Google sheets สามารถแปลภาษาได้ เพียงใช้ฟังก์ชันสั้น ๆ ใน sheets คุณก็สามารถแปลคำศัพท์หรือแปลประโยคได้โดยที่ไม่ต้องสลับหน้าต่างไปที่ Google Translate เป็นทริคง่าย ๆ ที่หลายคนนั้นไม่เคยรู้มาก่อน เพียงใส่ฟังก์ชันตามนี้!   =GOOGLETRANSLATE(คอลัมน์ของคำต้นฉบับ, “รหัสภาษาของคำต้นฉบับ”, “รหัสภาษาที่ต้องการแปล”) ตัวอย่าง แปลจากภาษาอังกฤษ เป็นภาษาไทย =GOOGLETRANSLATE(A2,”en”,”th”) ขั้นตอน เปิด Google Sheets ขึ้นมา ในคอลัมน์แรกหรือคอลัมน์ A จะใส่เป็นคำหรือประโยคที่ต้องการจะให้แปล 3. ในคอลัมน์ที่สองหรือคอลัมน์ B ถัดจากคำที่เราต้องการจะแปล ใส่ฟังก์ชัน =GOOGLETRANSLATE(A2,”en”,”th”) ซึ่งในที่นี้หมายถึงว่า ต้องการจะแปลคำในช่อง A2 ที่เป็นคำว่า Home แปลเป็นภาษาไทย  4. เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น และยังสามารถคลิกที่มุมล่างขวาเพื่อลากลงมาแปลคำอื่น ๆ ได้อีกด้วย 5. หรือจะแปลเป็นภาษาอื่น ๆ ก็ทำได้ เพียงเปลี่ยนจาก th เป็นรหัสภาษาอื่น ๆ ดูได้ที่ลิงก์นี้  เรียกได้ว่าเป็นฟังก์ชันที่ง่ายและทุกคนสามารถนำไปใช้ได้ อย่างไรก็ตามในการใช้ Translate ของ Google ศัพท์ที่ขั้นสูง หรือประโยคที่ซับซ้อน คงจะยังใช้ได้ไม่ดีมาก หากเป็นคำศัพท์ทั่วไป คำสั้น ๆ ถือว่าเป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากเลยทีเดียว ลองนำไปใช้ดูกันเลย! Google Sheets G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็คเกจ 02-030-0066...

ดึงข้อมูลที่ต้องบันทึกซ้ำ ๆ ด้วยฟังก์ชัน Filter และ Match บน Google Sheets

หากใครที่มีการทำงานในลักษณะที่ต้องบันทึกข้อมูลแบบเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ทำให้เราต้องเสียเวลาในการบันทึกข้อมูลไปมากในแต่ละครั้ง และมีโอกาสผิดพลาดได้สูง วันนี้ทาง Demeter ICT มีเทคนิค Google Sheets มาแชร์สำหรับการสร้างลิสต์รายการเพื่อใช้ในการดึงข้อมูลตามรายการที่เราเลือกโดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาในการบันทึกข้อมูลเดิม ซ้ำ ๆ อีกต่อไป โดยฟังก์ชันที่ใช้มีเพียงแค่บรรทัดเดียวเท่านั้น ตัวอย่างชุดข้อมูลที่บันทึกยอดขายสินค้าของพนักงานแต่ละคน  ข้อมูลชุด A เป็นข้อมูลเดียวกันกับข้อมูลชุด B ซึ่งหากเป็นการบันทึกในรูปแบบปกติที่ไม่มีการดึงข้อมูล ในส่วนของข้อมูลชุด A จะต้องบันทึกข้อมูลทั้งหมด 4 ช่อง ด้วยกัน คือ Categories, Cost, Price, และ Margin ทำให้ต้องเสียเวลาเป็นอย่างมาก และโอกาสผิดพลาดสูง ดังนั้น เราจะแนะนำวิธีการดึงข้อมูลจากรายการที่เราเลือก โดยใช้ฟังก์ชัน Filter และ Match บน Google Sheets โดยทั้ง 2 ฟังก์ชัน จะมีโครงสร้าง ดังนี้ FILTER(range, condition1, )MATCH(search_key, range, ) ขั้นตอนที่ 1 เราต้องสร้างลิสต์รายการขึ้นมาก่อน โดยจะนำข้อมูลชุด B มาสร้างเป็นลิสต์รายการ ในส่วนของข้อมูลชุด A โดยมีวิธีการสร้าง ดังนี้ คลิกขวาช่องที่ต้องการทำลิสต์รายการ > เลือก Data validation ในส่วนของ Criteria ช่อง 1 กำหนดเป็น List from a range ช่อง 2 คลิกที่สี่เหลี่ยมท้ายช่อง จากนั้น เลือกข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างลิสต์รายการ เป็นอันเสร็จสิ้นในขั้นตอนที่ 1  ในขั้นตอนถัดไปจะพาทุกท่านไปดูวิธีการดึงข้อมูล ซึ่งเป็นจุดสำคัญในบทความนี้ ขั้นตอนที่ 2 เราจะทำการดึงข้อมูลจากรายการที่เลือกขึ้นมาแสดง จากชุดข้อมูลตัวอย่างจะเห็นว่า เมื่อเลือก Apple Care จะทำการดึงชุดข้อมูลฝั่งขวามือทันที โดยใช้ฟังก์ชัน Filter...

Continue reading

Android ใช้โหมด Dark Theme ใน Docs, Sheets และ Slides ได้แล้ว

เมื่อไม่นานมานี้ Google ได้อัพเดตระบบการทำงานใน Google Docs, Sheets และ Slides ที่สามารถใช้โหมด Dark Theme ในระบบ Android ได้แล้ว ซึ่งตอนนี้ยังปล่อยให้อัพเดตเฉพาะระบบนี้เท่านั้น และคาดว่าระบบ IOS ก็คงจะปล่อยให้อัพเดตกันตามมาติด ๆ  ในโหมด Dark Theme นี้จะสามารถปรับ Interface และการใช้งานได้อย่างชาญฉลาด! โดยเฉพาะการทำงานที่มีสภาพแวดล้อมแสงน้อย ถ้าใช้โหมดนี้ก็จะทำให้การทำงานของคุณนั้นง่ายมากขึ้น  อีกทั้งยังประหยัดแบตเตอรี่อีกด้วย Docs, Sheets, and Slides ในโหมด Dark Theme  การตั้งค่า สำหรับใน Android ถ้ามีการเปิดใช้งาน Dark Theme อยู่แล้ว Google Docs, Sheets และ Slides ก็จะปรับเข้าสู่โหมด Dark Theme แบบอัตโนมัติ หรือคุณสามารถเปิดหรือปิดโหมดนี้ได้อย่างอิสระเพียงตั้งค่าในแอป และขั้นตอนในการเปิดโหมดนี้นั้นก็ง่ายมาก โดยมีวิธีการตั้งค่า ดังนี้ เปิดแอป Google Docs, Sheets, Slides ในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ กดที่เมนู มุมบนซ้าย เลือก Setting เลือก Choose theme จากนั้นเลือก Theme ที่ต้องการ เช่น Dark, Light หรือ System defaut การดูตัวอย่างเอกสารหรือชีตในโหมด Light Theme หากคุณเปิดใช้ Dark Theme การกดดูตัวอย่างเอกสารหรือชีตของคุณก็จะเป็นโหมด Dark Theme แบบอัตโนมัติ แต่คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารว่าจะแสดงอย่างไรในรูปแบบ Light Theme ได้ ดังนี้ เปิดแอป Google Docs, Sheets, Slides ในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ เปิดเอกสารหรือชีตที่คุณต้องการจะดู...

Continue reading

5 เหตุผลที่ธุรกิจคุณควรใช้ Google Sheets

หากพูดถึงโปรแกรมที่ช่วยจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล แน่นอนว่าหนึ่งในสุดยอดโปรแกรมนั้นก็คือ Google Sheets  ในค่ายของ G Suite by Google ที่เป็นตัวช่วยดีๆกับการจัดการข้อมูลมหาศาล ที่มาพร้อมกับ AI ที่เป็นอีกหนึ่งแรงที่ช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม หลายท่านจะพอเห็นหน้าตามาผ่านๆบ้าง หรือถ้าไม่เคย มาทำความรู้จักกันก่อน ที่ >> Google Sheets คืออะไร หากทำความรู้จักแล้ว เราไปดูเหตุผลว่าทำไมธุรกิจของคุณควรใช้ Google Sheets กันเลย 1. ข้อมูลของคุณจะเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ แน่นอนว่าเมื่อคุณพิมพ์หรือใส่ข้อมูลอะไรลงไปใน Google Sheets แล้ว ข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกให้เป็นล่าสุดเสมอ เพราะ Google Sheets จะทำการ Save งานให้เลยอัตโนมัติ  แบบพิมพ์ปุ๊บเซฟปั๊บ  (auto save) ไม่ต้องกังวลว่าปิดเครื่องคอมพ์แล้วลืม save งาน หรือ โน้ตบุ๊คแบตหมดก็ดับไปเลยดื้อๆ นอกจากนี้เราสามารถเลือกได้ว่า ต้องการใช้งานในรูปแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ก็ได้เช่นกัน 2. ใช้ระบบอัจริยะ AI เพื่อช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลรวดเร็วมากขึ้น Google Sheets ช่วยคุณได้มากในการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยระบบอัจริยะ (AI) คุณสามารถกรอกคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณอยากรู้  AI จะตอบกลับเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย และคำนวณผลการวิเคราะก์ให้คุณอย่างรวดเร็ว  นอกจากนี้ AI ใน Google Sheets ยังสามารถสร้างแผนภูมิรูปแบบต่างๆ หรือตารางสำเร็จรูปให้คุณ เพื่อนำไปทำรายงานผลต่อได้  โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งทำเองเลย 3. ปกป้องการแชร์ข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย Google ก็มีฟีเจอร์ที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแชร์ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ซึ่งใน Google Sheets คุณก็สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ที่เราจะแชร์ไปว่า ต้องการให้เขาดูได้อย่างเดียว (View only)  แก้ไขได้ (Edit) หรือแสดงความคิดเห็น (Comment) โดยสามารถเลือกกดได้ในปุ่ม Share ที่อยู่ด้านบนขวามือของหน้าต่าง Google Sheets 4. ทำงานในแบบที่คุณคุ้นเคย Google Sheets หน้าตาคล้ายๆกับ Microsoft Excel ที่คุณคุ้นเคย เพราะฉะนั้นจึงมั่นใจได้ว่าการใช้งานจะคล้ายๆกัยหมด...

Continue reading

เก็บข้อมูลเวลาเข้า-ออกของพนักงานด้วยเครื่องมือ G Suite

ระบบเช็คชื่อในช่วงเวลา Work from Home สวัสดีท่านผู้อ่านที่เคารพรัก ใน ณ สถานการณ์ปัจจุบันนี้ผมเชื่อว่าหลายๆ องค์กรได้นำแผนกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continuity Plan) หรือ BCP นำมาใช้กันอย่างจริงจัง ก่อนหน้านี้หลายๆ องค์กรอาจจะมองว่า BCP ก็เพียงแผนการทำงานตัวหนึ่งที่วางแผนไว้เพื่อให้ผ่านตามข้อบังคับ หรือเทรนด์ของธุรกิจที่พึงจะมี แต่วันนี้คงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าแผนที่เกิดขึ้นนั้นได้นำมาใช้กันอย่างกว้างขวาง สำหรับองค์กรใดที่ได้วางแผนอย่างรอบคอบก็จะทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง เพียงการปรับพฤติกรรมของบุคลากรอีกไม่มากนัก แต่สำหรับองค์กรใดที่ไม่ได้วางแผนไว้อย่างรอบคอบ คราวที่ก็เป็นอีกเหตุการณ์หนึ่งที่จะทำให้เราได้ตั้งใจวางแผนกันมากขึ้นละคราวนี้  BCP ตัวช่วยคือ เทคโนโลยี สำหรับ BCP ในความเข้าใจที่เรามองกันกว้างๆ ก็น่าจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ได้แก่ แผนการดำเนินธุรกิจขององค์กรที่ช่วยให้ดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง หรือให้เข้าใจง่ายๆ คือ เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับกระบวนภายในองค์กร รวมถึงการเก็บข้อมูลสำคัญขององค์กรไว้ สำหรับแผนนี้เกือบทุกองค์กรมีการวางรากฐานไว้ให้ดีอยู่แล้ว เพราะมันคือสมองของการทำงาน แต่อีกกลุ่มหนึ่งที่หลายๆ องค์กรคาดไม่ถึงคือ แผนการทำงานของพนักงานในองค์กรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ว่าจะต้องเผชิญกับอุปสรรคใดๆ นับว่าเป็นส่วนน้อยที่องค์กรจะได้วางแผนการดำเนินงานส่วนนี้ไว้  ในบทความนี้จะกล่าวถึงประสบการณ์ที่เราสามารถนำเครื่องมือไปประยุกต์เพื่อตอบโจทย์ของการวางแผนการทำงานของพนักงานภายในองค์กรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ต้องยอมรับโดยปริยายครับ ว่าทุกวันนี้การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home (บทความ: ตัวอยู่บ้าน แต่งานไปต่อได้ ) เป็นที่ได้รับการกล่าวถึงกันมาก จนติดเทรนด์ของ Google เลยทีเดียว Work from Home with G Suite Tools Q: “เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานของเราทำงานจริงหรือเปล่า? เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม? ทำงานที่บ้านนี่เราจะไม่เสียค่าจ้างฟรีใช่ไหม?” คงเป็นคำถามยอดฮิตที่ทำให้ผู้บริหารหลายๆ ท่านลังเลใจ แต่ต้องบอกว่าเมื่อใดเกิดสถานการณ์บังคับ เราก็จำเป็นที่ต้องยอมรับกับสิ่งที่ตามมา สำหรับคำถามยอดฮิตข้างต้นคงไม่มีใครปฏิเสธได้ว่าถ้าเอาคำถามทั้งหมดมาตั้งแล้วหาคำตอบ คำตอบที่ได้นั้นมันไม่ได้เกิดขึ้นสมบูรณ์ 100%  อยู่แล้ว แต่เราต้องยอมปล่อยวางบางอย่าง เพื่อให้งานส่วนใหญ่ของเราได้ผลลัพธ์มาดีมากขึ้น และสิ่งสำคัญของการตอบโจทย์แบบ Work from Home คือ “ความเชื่อใจ”  Q: “เราจะวัดผลอย่างไรว่าพนักงานของเราพร้อมทำงานในแต่ละวันไหม?”   คำถามนี้น่าจะเป็นคำถามที่ง่ายที่สุดที่จะหาทางออก แต่ผลลัพธ์ที่เข้ามาก็ไม่ต่างอะไรกับ คุณให้พนักงานมาทำงานตามเวลางาน แล้วปล่อยให้เขาทำอะไรก็ได้ตามอำเภอใจ สำหรับเครื่องมือปัจจุบันที่เราจะนำมาตอบโจทย์ของการเช็คความพร้อมของการทำงานก็มีมากมายหลายรูปแบบ อย่าง Google ก็มีเครื่องมือที่ใช้เวลาสร้างไม่ถึง 5...

Continue reading

ผู้บริหารสบายใจ ห่างไกล COVID-19 ประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ ด้วย G Suite

สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ขณะนี้ เริ่มเข้าสู่ภาวะวิกฤติเป็นที่เรียบร้อย บริษัทต่างๆ เริ่มให้พนักงานทำงานที่บ้าน (Work from home) เพื่อหลีกเลี่ยงการเดินทางที่เสี่ยงต่อการติดเชื้อ รวมถึงในบางกรณี พนักงานที่ต้องมีการกักตัวก็จะยังสามารถทำงานจากที่บ้านได้ เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไป อ่านบทความเพิ่มเติม: ตัวอยู่บ้าน แต่งานไปต่อได้ Work from home with G Suite แน่นอนว่าในสถานการณ์วิกฤติเช่นนี้ย่อมส่งผลกระทบต่อหลายๆ ด้าน โดยเฉพาะการจัดงานที่ต้องมีการชุมนุมกัน รวมถึงการจัดประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีสำหรับบริษัทที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ซึ่งเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่น่าสนใจเลยทีเดียว ทางทีมงานของเรามีโอกาสได้พูดคุยกับผู้บริหารจากบริษัทแห่งหนึ่ง เกี่ยวกับปัญหาในการจัดประชุมผู้ถือหุ้นบริษัทประจำปีที่กำลังจะใกล้เข้ามาในช่วงวิกฤติ COVID-19 เช่นนี้ โดยปัญหาหลักที่พบคือ มีวิธีใดบ้างที่ทำให้สามารถจัดประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีได้ โดยไม่ต้องให้ผู้เข้าร่วมเดินทางเข้ามาประชุมที่บริษัท จะตรวจสอบผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้อย่างไร ลงคะแนนเสียงในที่ประชุมอย่างไร และต้องสามารถตรวจสอบได้ เราจึงมีไอเดียในการจัดประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ด้วย Google G Suite ซึ่งเป็นชุดแอปพลิเคชันที่ Google ออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา จึงสามารถตอบโจทย์ปัญหาที่ได้กล่าวมาข้างต้น G Suite คืออะไร? 1. สร้างบัญชี Gmail ที่ตรวจสอบได้ ความพิเศษของ Gmail ใน G Suite คือ ความปลอดภัย สามารถใช้ชื่ออีเมลที่เป็นชื่อโดเมนบริษัทได้ (เช่น you@yourcompany.com) ความสามารถในการตรวจสอบ และจัดการบัญชีทั้งหมดภายในโดเมน ไม่ว่าจะเป็นเพิ่ม ลบ และอื่นๆ ก็สามารถทำได้จาก Admin Console  โดยการให้ทางบริษัทที่จัดประชุมผู้ถือหุ้นสร้างที่อยู่อีเมล และส่งพาสเวิร์ดผ่าน OTP ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และใช้ที่อยู่อีเมลนี้ในการลงทะเบียน ล็อกอินเข้าชมการประชุมออนไลน์ และลงคะแนนเสียงต่อไป ซึ่งสามารถตอบโจทย์ปัญหาในการตรวจสอบผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้ 2. เข้าร่วมประชุมออนไลน์ด้วย Youtube Live/ Hangouts Meet G Suite มีเครื่องมือที่ช่วยให้การประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็สามารถร่วมประชุมได้ด้วย Youtube Live ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้แบบเรียลไทม์ สามารถใช้ API เพื่อดึงสไลด์นำเสนอขึ้นสู่หน้าจอ และเมื่อการประชุมจบลงก็ยังสามารถรับชมย้อนหลังได้ อีกวิธีหนึ่งคือใช้ Hangouts Meet ซึ่งรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 250 บัญชี ในแพ็คเกจ...

Continue reading

Google Sheets: แทรกรูปภาพในตารางง่ายๆ ไม่ต้องใช้สูตร

กูเกิ้ลเตรียมปรับวิธีการแทรกรูปภาพลงในตารางใน Google Sheets ให้ใช้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีเดิมมีความยุ่งยาก ถ้าคุณคลิกแทรกรูปภาพ และอัปโหลดรูปภาพลงไปโดยตรง ภาพจะไม่ได้อยู่ในตาราง จะลอยอยู่เหนือตาราง คุณต้องพิมพ์สูตรลงไปก่อนถึงจะสามารถใส่รูปภาพได้ (สูตรการแทรกรูปภาพแบบเดิม =image(“”) แต่ต่อไปนี้ คุณจะสามารถคลิกแทรกรูปภาพจากเมนูด้านบนได้เลย โดยคลิกที่ Insert> Image> Image in cell การแทรกรูปภาพแบบใหม่ การแทรกรูปภาพแบบเก่าโดยใช้สูตร รายละเอียดเพิ่มเติม: • ตอนนี้คุณสามารถแทรกรูปภาพได้ 1 รูปภาพ ต่อตาราง 1 ช่อง แต่สามารถมีตารางหลายช่องที่มีรูปภาพได้ • รูปภาพภายในช่องตารางจะเชื่อมไปกับแถว และย้ายไปพร้อมกับข้อมูลเมื่อมีการจัดเรียงแถวใหม่ รูปภาพจะย้ายไปตามเนื้อหาในแถวซึ่งต่างจากก่อนหน้านี้ที่ภาพจะอยู่ด้านบนของตารางเสมอ • เมื่อใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบและการจัดตำแหน่ง คุณสามารถตรึงภาพไว้ที่มุมหนึ่งของช่องตาราง หรือตั้งค่าการจัดตำแหน่งตามที่คุณต้องการ โดยค่าเริ่มต้นรูปภาพจะอยู่ตรงมุมซ้ายล่างของเซลล์ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจ 02 030 0066...