วันนี้เรามี 2 วิธี การจัดการอีเมลขยะ สำหรับผู้ใช้งาน Gmail ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากผู้ใช้งานได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาหลอกลวงเอาข้อมูลส่วนบุคคล เช่น รหัสผ่านหรือหมายเลขบัตรเครดิต อีกทั้งยืนยันไม่ได้ว่าอีเมลฉนับนี้ใครเป็นผู้ส่งมา หรือได้รับอีเมลที่มีลักษณะคล้ายกับของจริงมากจนเกือบแยกไม่ออก ผู้ใช้งานสามารถทำเครื่องหมายได้ว่า อีเมลฉบับนี้เป็นจดหมายขยะได้ นอกจากนี้ Gmail ยังสามารถระบุจดหมายขยะและอีเมลอื่น ๆ ที่มีแนวโน้มว่าจะไม่ปลอดภัยส่งไปยังกล่องจดหมายขยะได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งมีวิธีการจัดการดังนี้ 1 . ทำเครื่องหมายว่าอีเมลเป็นจดหมายขยะ จริง ๆ แล้ว เมื่อผู้ใช้งานได้รับจดหมายขยะมากขึ้น Gmail จะสามารถแจ้งเตือนได้อัตโนมัติว่าอีเมลฉบับนี้เป็นจดหมายขยะ เนื่องจากเกิดการเรียนรู้จากอีเมลฉบับก่อนหน้าที่มีเนื้อหาคล้ายกัน แต่ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถคลิกรายงานจดหมายขยะได้เอง ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ เปิด Gmail เลือกอีเมลที่มีแนวโน้มจะเป็นจดหมายขยะอย่างน้อย 1 รายการ เลือกคลิกเพิ่มเติม คลิกรายงานจดหมายขยะ เคล็ดลับ: เมื่อผู้ใช้งานคลิกรายงานจดหมายขยะ หรือย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์จดหมายขยะ ทาง Google จะได้รับสำเนาอีเมลและจะวิเคราะห์อีเมลดังกล่าว เพื่อปกป้องผู้ใช้จากจดหมายขยะและการละเมิดการใช้งาน 2. กรองอีเมลขยะ ให้มีการลบอีเมลอัตโนมัติ ผู้ใช้งาน Gmail สามารถจัดการอีเมลที่เข้ามาใหม่ได้ว่าเป็นจดหมายขยะโดยใช้ตัวกรองของ Gmail เพื่อเป็นการรายงานว่าเป็นจดหมายขยะ ซึ่งจะกรองให้ลบอีเมลฉบับดังกล่าวอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่าง ดังต่อไปนี้ เปิด Gmail คลิกเพิ่มเติม คลิกกรองข้อความคล้ายแบบนี้ เพื่อเเสดงอีเมลทั้งหมดเลือกค้นหา ● การค้นหาจะเเสดงอีเมลที่มีเนื้อหาเดียวกันจากผู้ส่งรายเดียวกันนำมาเเสดงทั้งหม คลิกลูกศรลง ▾ คลิกสร้างตัวกรอง 7. เลือกลบทิ้ง 8. เลือกใช้ตัวกรองกับการสนทนา ทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไขด้วย 9. คลิกสร้างตัวกรอง หมายเหตุ: ข้อความที่อยู่ในจดหมายขยะเเละข้อความที่อยู่ในถังขยะจะถูกระบบลบทิ้งโดยอัตโนมัติหากเกิน 30 วัน Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace 02 030 0066...
ไม่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถทำงานบนไฟล์ที่เก็บไว้ Google Drive ได้
หากอินเทอร์เน็ตใช้งานไม่ได้ในบางครั้ง การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ใน Google Drive อย่าง Docs, Sheets, Slides จะยังสามารถเข้าถึงเเละทำงานได้อย่างต่อเนื่องหาก Google Drive ได้มีการตั้งค่าให้เปิดเข้าถึงไฟล์ในลักษณะออฟไลน์ เพื่อให้สามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้ตลอดเวลา ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทั้งเบราว์เซอร์ เดสก์ท็อป รวมถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และวิธีการตั้งค่านั้นก็ง่ายนิดเดียว ดังนี้ ก่อนที่จะเริ่มเปิดการเข้าถึงไฟล์แบบออฟไลน์ เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ใช้เบราว์เซอร์ Google Chrome ไม่ใช้การท่องเว็บแบบส่วนตัว (Incognito Window) ติดตั้งและเปิดส่วนขยายของ Google Chrome เอกสารแบบออฟไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ว่างเพียงพอในอุปกรณ์ที่จะบันทึกไฟล์ เมื่อครบคุณสมบัติตามข้อข้างบน เราไปดูวิธีการตั้งค่ากันเลย การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนเบราว์เซอร์ เปิด drive.google.com ให้คลิกไอคอนการตั้งค่า > ตั้งค่า 3. ในเมนู ออฟไลน์ > ให้เลือกเปิด “สร้างเปิดและแก้ไขไฟล์ เอกสาร ชีตและสไลด์ล่าสุดในอุปกรณ์นี้ขณะออฟไลน์” 4. คลิกเสร็จสิ้น 5. คลิกขวาที่ไฟล์ > เปิดใช้งานแบบออฟไลน์ได้ การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนเดสก์ท็อป เปิด Drive File Stream คลิกเปิด Google Drive เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการเข้าถึงแบบออฟไลน์ คลิกขวา > Drive File Stream คลิกพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ในอุปกรณ์ Android หรือ Apple iOS ให้เปิดแอป Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ แตะเมนู > การตั้งค่า เปิดทำให้ไฟล์ล่าสุดพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace...
Continue readingแอปประชุมออนไลน์ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ Work From Home กับ Google Meet
ปัจจุบันวิกฤตการระบาด COVID-19 ส่งผลให้ทุกคนต้องปรับตัวเข้าสู่ความเป็นดิจิทัลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทำให้องค์กรและพนักงานมีการปรับตัวเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ปัจจุบัน รวมไปถึงการศึกษาเครื่องมือและแอปต่าง ๆ ที่ช่วยให้การทำงานที่บ้านมีความสะดวกเเละมีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะความนิยมในช่วงนี้ คงหนีไม่พ้นแอปพลิเคชันที่ช่วยในเรื่องของการประชุมออนไลน์ หรือแอปที่สามารถ Video Conference สื่อสารระหว่างกันได้แม้อยู่คนละที่ โดยแอปพลิเคชันการประชุมออนไลน์ที่ตอบโจทย์การทำงานเเบบ Work From Home มีให้เลือกมากมายหลากหลายแอปพลิเคชันด้วยกัน อีกหนึ่งตัวเลือกที่น่าสนใจที่ทุกท่านคุ้นเคยเเละรู้จักกันดีอย่างแอปพลิเคชัน Google Meet ซึ่งตัวของแอปพลิเคชันได้ถูกออกเเบบมาให้มีความสะดวกและใช้งานง่ายในการทำงาน อีกทั้งยังมีฟังก์ชันที่สามารถครอบคลุมขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ในการประชุมออนไลน์ได้ครบถ้วนอีกด้วย ซึ่งตัวแอปพลิเคชัน Google Meet ถือเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกของการประชุมออนไลน์ที่น่าสนใจเเละตอบโจทย์การทำงานเเบบ Work From Home เป็นอย่างมาก แอปพลิเคชันการประชุมออนไลน์ของ Google Meet เป็นแอปพลิเคชันสำหรับการประชุมวิดีโอสำหรับองค์กร (Video Conference) ถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานเป็นทีม โดยผู้ใช้งานสามารถเชื่อมต่อกับทีมได้ทุกเวลา ในส่วนของการใช้งานกับ Google Meet ผู้ใช้งานสามารถเข้าร่วมประชุมทางวิดีโอ (Video Conference) ได้โดยตรงจากช่องทาง Calendar, Gmail หรือคำเชิญทางอีเมล อีกทั้งยังสามารถบอกรายละเอียดสำคัญต่าง ๆ ได้ทั้งหมดเพื่อป้องกันการสื่อสารที่อาจจะตกหล่นในข้อมูลต่าง ๆ ได้ ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุม เช่น การตัดเสียงรบกวน คำบรรยายสด โหมดแสงน้อย อีกทั้งยังมีฟีเจอร์ใหม่อย่าง Polls Q&A และ Hand raising หรือการยกมือระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้ใช้งานในที่ประชุมได้มีส่วนร่วมในการโหวต หรือการถาม-ตอบ ที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในส่วนของ Video Conference ของ Google Meet ฟังก์ชันในการใช้งานมีความสะดวกต่อการทำงานเป็นอย่างมาก เพียงแค่ผู้ใช้งานสร้างและแชร์ลิงก์กับเพื่อนร่วมงานของคุณก็สามารถเข้าร่วมประชุมได้เเล้ว โดยการเข้าร่วมประชุมนั้นผู้ใช้งานสามารถคลิกลิงก์จากใน Calendar ได้โดยตรง นอกจากนี้ยังสามารถคลิกลิงก์จากใน Gmail หรือ Meet ได้อีกด้วย ในด้านของความปลอดภัยในการใช้งานตัว Google Meet ได้ถูกออกแบบการป้องกันความปลอดภัยด้วยโครงสร้างพื้นฐานและเครือข่ายมาตรฐานเดียวกันกับ Google ช่วยในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้งาน ทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย เพียงเท่านี้ผู้ใช้งานก็สามารถสร้างประสบการณ์ Video Conference กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเเละง่ายต่อการทำงาน พร้อมทั้งยังมีฟังก์ชันที่น่าสนใจอื่น...
Continue readingGoogle Workspace คืออะไร? พร้อมอัปเดตฟีเจอร์ใหม่แบบจัดเต็มปี 2021
Google Workspace คืออะไร? พร้อมอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ แบบจัดเต็มปี 2021 “Everything you need to get anything done, now in one place” (ทุกสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้อยู่ในที่เดียว) สโลแกนใหม่ของ Google Workspace ซึ่งเกิดจากการรีแบรนด์ของผลิตภัณฑ์ที่ทุกท่านรู้จักกันดีในชื่อ G Suite โดยการรีแบรนด์ในครั้งนี้นอกจากจะเปลี่ยนชื่อแบรนด์และโลโก้แล้ว ยังมีการเปลี่ยนชื่อและโลโก้ของแอปพลิเคชันหลักบางตัว โดยการออกเเบบและดีไซน์สะท้อนถึงการเชื่อมโยงกัน เป็นประโยชน์และยืดหยุ่นต่อการใช้งานในการทำงานร่วมกัน พร้อมอัปเดตฟีเจอร์ใหม่แบบจัดเต็มโดยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแอปพลิเคชันที่หลาย ๆ ท่านคุ้นเคยมารวมเข้าไว้ด้วยกัน เช่น Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet และอื่น ๆ อีกมากมาย ในปัจจุบัน ปี 2021 องค์กรและภาคธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงการทำงานเป็นแบบ Online Working สูงขึ้น ดังจะเห็นได้ว่าหลาย ๆ บริษัทมีการให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านหรือปรับรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Work from Home เพื่อให้สอดคล้องและรองรับกับธุรกิจในยุค New Normal ซึ่ง Google Workspace ก็เป็นผลิตภัณฑ์ที่มีแอปพลิเคชันและฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่สามารถตอบโจทย์สำหรับการทำงานในยุคปัจจุบันและอนาคต (Next Normal) Google Workspace คืออะไร Google Workspace คือ เเพลตฟอร์มสำหรับการทำงานและการสื่อสารร่วมกันในองค์กรเเบบครบวงจร ซึ่ง Google Workspace ทำงานอยู่บนระบบคลาวด์ 100% นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับระบบการรักษาความปลอดภัยระดับเดียวกับ Google ที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัยเเละอุ่นใจตลอดการใช้งาน อีกทั้งยังสนับสนุนการบริการทางธุรกิจและสนับสนุนระบบการบริหารการเปลี่ยนแปลงภายในของบริษัทให้มีความสะดวกเเละมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการรวมแอปพลิเคชันยอดฮิตอย่าง Gmail, Meet, Google...
Continue readingGoogle Vault คืออะไร ป้องกันข้อมูลในองค์กรสูญหายได้ 100%
Google Vault คืออะไร Google Vault คือ ห้องนิรภัย ซึ่งเป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ Google Workspace ทำหน้าที่เก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้งานบริการต่างๆ Google Workspace สำหรับองค์กรแล้ว Google vault มีประโยชน์ในการช่วยเก็บรักษา ค้นหา ส่งออก ข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละบัญชีในองค์กร เพื่อใช้ในการสำรองข้อมูลในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการลบข้อมูลหรือมีการลาออกของพนักงาน เป็นต้น วิธีลงชื่อเข้าใช้งาน Google Vault วิธีที่ 1: เข้าผ่าน URL พิมพ์ URL : vault.google.com ป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน กดถัดไปเพื่อลงชื่อเข้าใช้งาน วิธีที่ 2: เข้าผ่าน Gmail ลงชื่อเข้าใช้งาน Gmail คลิกที่ 9 จุด (Google apps) เลือก Google Vault กฎการเก็บรักษาข้อมูล Google Vault จะเริ่มทำการเก็บข้อมูลได้ก็ต่อเมื่อมีการตั้งกฎการเก็บรักษาข้อมูลแล้วเท่านั้น ซึ่งสามารถกำหนดค่าได้โดยผู้ดูเเลระบบขั้นสูง (Super administrator) มิเช่นนั้น Google จะทำการลบทิ้งข้อมูลแบบถาวร ซึ่งกฎการเก็บรักษาข้อมูลของ Google Vault มี 2 ประเภท คือ 1. กฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules) เป็นการเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริการไว้สำหรับทุกบัญชีในองค์กรที่ได้รับอนุญาตในระยะเวลาที่กำหนด โดยสามารถเลือกระยะเวลาจัดเก็บได้ว่าต้องการเก็บรักษาแบบถาวร (Idefinitely) หรือเก็บรักษาแบบกำหนดระยะเวลา (Retention Period) 2. กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง (Custom Rules) การเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ต่อไปนี้จะเป็นการอธิบายขั้นตอนการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น (Default Rules) วิธีตั้งค่าการเก็บรักษาแบบถาวร (Indefinitely) ล็อคอินเข้าใช้ Google Vault เลือก Retention เลือกแถบ Default Rules คลิกที่สเตตัส Off...
Continue readingหาไฟล์ใน Google Drive ไม่เจอ ลองใช้ Advanced Search
Google Drive เป็นพื้นที่บน Cloud ที่เราเก็บข้อมูลไว้อย่างหลากหลายไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอ ซึ่งเมื่อเราเก็บในปริมาณที่มากขึ้น การหาไฟล์ก็อาจจะเป็นเรื่องยากที่ตามมา วันนี้เรามีวิธีที่จะทำให้การหาไฟล์เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้นด้วย Advanced Search นั่นเอง วิธีค้นหาไฟล์ใน Google Drive ด้วย Advanced Search เปิด Google Drive ในช่อง Search คลิกไอคอนที่อยู่ทางด้านขวา (Search Option) 3. เมื่อคลิกเข้ามา จะพบกับหน้าต่าง Advanced Search โดยข้างในจะประกอบไปด้วย Type : ประเภทไฟล์เอกสารที่ต้องการจะค้นหา เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป Owner : ค้นหาตามเจ้าของไฟล์ Anyone : จากทุกคน Owned by me : เจ้าของคือฉัน Not owned by me : ไฟล์ที่ฉันไม่ได้เป็นเจ้าของ Specific person : ระบุเจาะจง Location : ตำแหน่งของไฟล์ Date modified : ค้นหารายการที่ได้รับการแก้ไขก่อนหรือหลังวันที่ที่ระบุ โดยโหมด Custom สามารถระบุช่วงวันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น Item Name: ค้นหาจากชื่อไฟล์ ตัวอย่าง: title:Conference 2014 Has the words : ค้นหาเอกสารที่มีคําหรือวลีที่ตรงกัน Shared with: ค้นหาเอกสารซึ่งบัญชีที่ระบุมีสิทธิ์เข้าถึง รวมถึงไฟล์ที่บัญชีดังกล่าวเป็นเจ้าของ ตัวอย่าง: shared with : bob@gmail.com Followup : ค้นหาไฟล์ที่มีรายการการทํางานหรือคําแนะนําที่มอบหมายให้คุณ ตัวอย่าง: Followup :any มีการมอบหมายหรือแนะนำใด ๆ ก็ตามในเอกสาร...
Continue reading5 ฟีเจอร์เด็ดของ Google Keep ที่คนจดโน้ตไม่ควรพลาด
Google Keep เป็นอีกหนึ่งบริการของ Google Workspace ที่มีไว้ช่วยจดโน้ตหรือบันทึกต่าง ๆ อย่างสะดวกสบาย พร้อมกับฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้คุณจดโน้ตได้ง่ายขึ้น รวดเร็วแบบโปร พร้อมทั้งแชร์ให้กับคนอื่น ๆ ได้อีกด้วย ซึ่งวันนี้เราจะพาไปดูทั้ง 5 ฟีเจอร์เด็ดของ Google Keep ที่คนจดโน้ตไม่ควรพลาด 1. # แฮชแท็ก แบ่งหมวดหมู่และจัดกลุ่มโน้ต ฟีเจอร์นี้จะทำให้โน้ตและบันทึกต่าง ๆ เป็นระเบียบ หาง่าย โดยการใส่แฮชแท็กในโน้ต เช่น #Work #Meeting ก็จะทำให้โน้ตของคุณถูกแบ่งไว้เป็นหมวด ๆ ตามที่ตั้งชื่อ เหมือนกับสร้าง Label ไว้ให้โน้ตนั่นเอง ซึ่งจะทำให้คุณหาโน้ตได้ง่ายขึ้นตามแฮชแท็กที่สร้างไว้ โดยค้นหาตามชื่อซึ่งอยู่ทางด้านซ้ายมือ 2. พิมพ์ไม่ทัน พูดเอาก็ได้ อีกหนึ่งฟีเจอร์เด็ดของ Google Keep คือ การถอดเสียงพูด โดยคุณสามารถพูดลงบนโน้ต และ Google Keep จะทำการพิมพ์ข้อความที่คุณพูดลงไปให้อัตโนมัติแบบเรียลไทม์ เรียกได้ว่า พูดปุ๊ป พิมพ์ลงให้ปั๊ป และเสียงที่พูดนั้นก็จะถูกบันทึกไว้ให้ในโน้ต ซึ่งสามารถเปิดฟังทีหลังได้อีกด้วย 3. พิมพ์แล้ว พูดแล้ว เขียนอีกก็ได้ ไม่ต้องไปอีกแอปเพื่อจดบันทึกโดยการเขียน ถ้าคุณไม่ถนัดพิมพ์ Google Keep สามารถให้คุณเขียนแทนการพิมพ์ได้ และยิ่งกว่านั้นคือเมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว สามารถถอดลายมือออกมาเป็นตัวหนังสือ ไม่ต้องเสียเวลามานั่งพิมพ์อีกรอบ 4. แปลงลายมือหรือข้อความในภาพเป็นตัวอักษร Google Keep สามารถแปลงข้อความในภาพหรือลายมือที่เราเขียนไว้ในโน้ตออกมาเป็นตัวอักษรได้ โดยที่คุณไม่ต้องนำภาพหรือสิ่งที่เขียนเอาไว้มาพิมพ์ลงโน้ตอีกรอบ ฟีเจอร์นี้ก็สร้างความสะดวกสบายสุด ๆ เพียงแค่คลิกไอคอน สามจุด > Grab Image Text (จับข้อความจากรูปภาพ) เท่านี้ข้อความในภาพทั้งหมดก็จะถูกถอดออกมาเป็นตัวหนังสือ สามารถ Copy ไปวางที่อื่นได้อีกด้วย 5. โน้ตเสร็จแล้ว แชร์ให้เพื่อน ฟีเจอร์นี้คล้ายกับการแชร์เอกสารใน Google Docs ที่คุณสามารถแชร์ให้กับเพื่อนร่วมงานหรือใครก็ได้ เพียงแค่ใส่อีเมลของคนที่คุณต้องการจะแชร์เข้าไป เท่านี้ก็จะสามารถเข้ามาดู แก้ไข หรือทำงานร่วมกันในโน้ตที่คุณสร้างขึ้นได้...
Continue readingเพิ่มความปลอดภัยของบัญชี Google Workspace ด้วย 2 Step Verification
2 Step Verification คืออะไร ? 2 Step Verification คือ การยืนยันตัวตนในการลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลแบบ 2 ขั้นตอน โดยการใส่รหัสผ่านในขั้นตอนแรก หลังจากนั้นระบบจะมีการส่งรหัสไปยังโทรศัพท์มือถือที่ได้ทำการลงทะเบียนไว้ และนำรหัสนั้นมาใส่อีกครั้งเป็นขั้นตอนที่ 2 หากถูกต้อง เราจะสามารถเข้าใช้งานบัญชีอีเมลได้ ซึ่งมีความปลอดภัยค่อนข้างสูง มักจะใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ หรือผู้ใช้งานทั่วไปที่ต้องการความปลอดภัยของบัญชี เพราะหากมีผู้ไม่หวังดีแอบรู้รหัสผ่านก็จะสามารถเข้าถึงบัญชีและข้อมูลทั้งหมดได้ทันที แต่หากเราเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ จะทำให้เรารู้ทันทีหากมีใครพยายามแอบเข้าบัญชีอีเมลของเรา นั่นเป็นที่มาของคำว่า “2 Step Verification หรือ การยืนยัน 2 ขั้นตอน” แต่ในทางกลับกัน ผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะไม่ค่อยเปิดใช้ เนื่องจากมีความยุ่งยากพอสมควร เพราะต้องนำรหัสที่ได้รับมาพิมพ์เองอีกครั้ง คล้ายกับเวลาเราได้รับ OTP จากธนาคารนั่นเอง โดยทาง Google ได้เล็งเห็นปัญหานี้ จึงออกแบบระบบมาใหม่เพื่อที่จะทำให้บัญชีของเราได้รับการป้องกันอย่างปลอดภัย และยังใช้งานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ออกแบบการใช้งานใหม่ ปลอดภัยยิ่งขึ้น หากเราเปิดใช้งาน การยืนยันบัญชีแบบ 2 ขั้นตอน (2 Step Verification) จากเดิมเราต้องใส่รหัสผ่านขั้นที่ 1 และใส่รหัสที่ได้รับทางโทรศัพท์มือถือ เป็นขั้นตอนที่ 2 บางคนอาจจะมองว่ายุ่งยากเกินไป โดยทาง Google ได้มีการปรับปรุงการใช้งานให้มีความง่ายขึ้น ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ใส่รหัสผ่าน และจะได้รับการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ที่ทำการลงทะเบียนไว้ ขั้นตอนที่ 2 เลือกคำตอบตามหน้าจอที่ได้มีการถามให้ถูกต้อง เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถเข้าบัญชีอีเมลของเราได้ ซึ่งจะสะดวกมากยิ่งขึ้นเพราะกดเพียงไม่กี่ปุ่ม แทนการนำรหัสหลายๆ ตัวมาใส่ และที่สำคัญไปกว่านั้นบัญชีของท่านก็ยังปลอดภัยขึ้นอีกระดับ ซึ่งผู้ที่ผูกบัญชีอีเมลกับธนาคารหรือรับส่งอีเมลที่มีข้อมูลเยอะไม่ควรพลาด และไม่ควรมองข้าม ดูเพิ่มเติม ได้ที่ เปิดใช้งานการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace 02 030...
Continue readingพื้นที่เก็บข้อมูลใน Google Workspace เต็ม ทำอย่างไรดี?
จากที่ Google ประกาศเปลี่ยนนโยบายการคิดพื้นที่แบบใหม่ ทำให้ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2021 เป็นต้นไป ไฟล์งานเอกสารที่สร้างจาก Google Drive เช่น Docs, Sheets, Slides, Forms,, Jamboard และ Drawings จะถูกคิดพื้นที่ตามการใช้งานจริงทันที อ่านรายละเอียดการบริการของ Google ที่มีการคิดพื้นที่เก็บข้อมูล และวิธีการตรวจสอบดูว่าบัญชีของท่านใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลไปเท่าไหร่ได้ที่บทความนี้ Google ประกาศคิดพื้นที่เก็บข้อมูล เตรียมตัวอย่างไรดี? ซึ่งถ้าหากท่านเป็นผู้ใช้งาน Google Drive และพื้นที่ในไดรฟ์เกิดเต็มขึ้นมา ท่านสามารถแก้ปัญหาได้โดยการซื้อพื้นที่เพิ่ม ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการซื้อพื้นที่ แต่ถ้าหากท่านใดไม่อยากเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และคิดว่าลักษณะการใช้งานของท่านไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่มากนัก Demeter ICT ก็มีวิธีการจัดการไฟล์ให้เพียงพอต่อการใช้งาน และให้ท่านสามารถใช้งานได้ตามปกติ ดังนี้ 1. ลบอีเมลที่มีขนาดใหญ่บน Gmail เพื่อให้ได้พื้นที่กลับคืนมาอย่างรวดเร็ว ในช่องค้นหาให้พิมพ์ has:attachment larger:10M ซึ่งหมายความว่าเราจะหาอีเมลฉบับที่มีขนาดตั้งแต่ 10MB ขึ้นไป โดยหากท่านต้องการค้นหาไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่านี้ ก็สามารถเพิ่มตัวเลขได้เลยตามต้องการ คลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อค้นหาไฟล์ เลือกอีเมลที่ไม่ต้องการแล้วคลิกไอคอนรูปถังขยะเพื่อลบ จากนั้นที่เมนูด้านซ้ายให้คลิกที่เมนู ‘ถังขยะ หรือ Trash’ คลิก ‘ลบไฟล์ออกจากถังขยะอย่างถาวร หรือ Empty Trash now’ เพื่อลบข้อมูลออกจากถังขยะอย่างถาวร หมายเหตุ: ในกรณีที่ท่านเพียงแค่ย้ายไฟล์มาที่ถังขยะแต่ไม่ได้เลือกลบไฟล์ออกจากถังขยะอย่างถาวร หรือ Empty Trash now ไฟล์ทั้งหมดจะถูกลบอย่างถาวรโดยอัตโนมัติเมื่อครบ 60 วัน ท่านถึงจะได้พื้นที่คืนกลับมา 2. ลบไฟล์ขนาดใหญ่ใน Google Drive ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ใช้คอมพิวเตอร์เปิดเว็บเบราว์เซอร์จากนั้นคัดลอกลิงก์นี้ไปวาง https://drive.google.com/drive/u/0/quota เพื่อดูรายชื่อไฟล์ที่ใช้พื้นที่เรียงตามขนาดจากไฟล์ใหญ่ไปเล็ก 2. ย้ายไฟล์ที่ไม่ต้องการหรือไม่ได้ใช้งานแล้วลงถังขยะ จากนั้นคลิก ‘ลบไฟล์ออกจากถังขยะอย่างถาวร หรือ Empty Trash now’ เพื่อลบข้อมูลออกจากถังขยะอย่างถาวร เพียงเท่านี้ท่านก็จะได้พื้นที่ว่างใน Google Drive กลับมาภายใน 24 ชั่วโมง หมายเหตุ:...
Continue reading