การทำงานด้วยอีเมลส่วนตัวเป็นทางเลือกหนึ่งของหลาย ๆ บริษัทที่ให้พนักงานได้ใช้ช่องทางของตัวเองสำหรับการทำงานในแต่ละวัน ถึงแม้ว่าวิธีการนี้จะให้ความสะดวกและสามารถลดต้นทุนได้ในระยะสั้น แต่หารู้ไม่ว่าการใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานนั้นสามารถส่งผลเสียระยะยาวต่อบริษัทได้เลย ซึ่งหากปล่อยไว้จนบานปลายก็คงไม่ดีเท่าไหร่นักหากจะต้องมารื้อระบบการทำงานในภายภาคหน้า
ดังนั้นเพื่อเป็นการเริ่มสร้างภูมิคุ้มกันให้บริษัทก่อนจะสายเกินแก้ เราจึงได้คัดเลือก 3 เหตุผลหลักที่คุณไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวทำงานแทนอีเมลบริษัท เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับผู้ที่กำลังเริ่มก่อตั้งบริษัทหรือกำลังใช้อีเมลแบบส่วนตัวอยู่ ให้เห็นภาพและทำความเข้าใจข้อจำกัดในการทำงานด้วยอีเมลแบบส่วนตัวมากขึ้นว่าส่งผลเสียต่อบริษัทอย่างไรบ้าง
1. อีเมลไม่มีความน่าเชื่อถือ ดูเหมือนมิจฉาชีพ
ในฐานะผู้รับหากคุณได้รับอีเมลจาก AAA@gmail.com / BBB@hotmail.com หรือ CCC@yahoo.com คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าอีเมลนี้คืออีเมลจากคนในบริษัทที่คุณต้องการจะติดต่อจริง ๆ ? และอีเมลนี้ถูกส่งมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือหรือไม่ ? ปลอดภัยที่จะเปิดเข้าไปอ่านมากแค่ไหน ?
กว่าจะได้เปิดอีเมลต้องคิดวนไปวนมาอยู่หลายครั้งเลยใช่ไหมล่ะ ? ว่าจะอันตรายไหม จะเชื่อได้มากน้อยแค่ไหนในยุคที่มิจฉาชีพทางไซเบอร์ระบาดหนักขนาดนี้
และในกรณีที่คุณเป็นผู้ส่งเอง คุณอาจจะไม่ได้รับการติดต่อกลับจากคนที่คุณต้องการก็ได้เช่นกัน เนื่องจากอีเมลส่วนตัวของคุณเข้าข่ายเป็นอีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือมากพอสำหรับการติดต่องานของบริษัท ทำให้คุณดูเหมือนมิจฉาชีพถึงแม้ว่าคุณจะไม่ใช่ก็ตาม
ดังนั้นเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือคุณจึงควรใช้อีเมลสำหรับบริษัท (@company.co.th / .com) สำหรับการติดต่องานของบริษัทจึงจะเป็นวิธีที่เหมาะสมมากที่สุด
2. บริษัทไม่สามารถควบคุมและตรวจสอบข้อมูลได้
ในส่วนนี้จะเป็นเรื่องของข้อมูลและความปลอดภัย เนื่องจากตอนนี้ประเทศไทยเรามี พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือที่เราเรียกกันสั้น ๆ ว่า PDPA ซึ่ง พ.ร.บ. ฉบับนี้เป็นกฎหมายคอยปกป้องข้อมูลไม่ให้รั่วไหลออกไปโดยที่ไม่ได้รับอนุญาต
หากคุณใช้อีเมลสำหรับบริษัท คุณจะสามารถตั้งค่าและตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้ เช่น การแชร์ข้อมูลต้องห้ามออกนอกบริษัท เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลหรือการถูกโจรกรรมข้อมูล ซึ่งหากใครที่มีการใช้งานบัญชีอีเมลบริษัทของ Google Workspace จะไม่ต้องเป็นกังวลเรื่องนี้เลย เพราะ Google นั้นมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานระดับโลก
แต่หากคุณใช้อีเมลส่วนตัวล่ะก็ คุณจะไม่มี Admin Console เหมือนกับอีเมลบริษัท ดังนั้นหากพนักงานคนไหนส่งข้อมูลอะไรออกไป คุณจะไม่สามารถควบคุมและตรวจสอบข้อมูลที่ถูกแชร์ออกไปได้นั่นเอง
3. พนักงานลาออก = ข้อมูลบริษัทหาย
เมื่อพนักงานใช้อีเมลส่วนตัวในการติดต่องาน นั่นก็หมายความว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกรับ-ส่ง ก็จะถูกเก็บไว้ใน Drive ส่วนตัวของพนักงานคนนั้นเช่นกัน ดังนั้นแล้วหากพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออก ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะไม่ถูกโอนมายังบริษัทแต่อย่างใด หรือหากโอนย้ายจาก Drive มาได้ คุณก็จะไม่ใช่เจ้าของข้อมูลนั้นอยู่ดี ทำให้เวลาที่คุณจะเข้าไปตั้งค่าหรือเข้าไปใช้งานอาจจะไม่ค่อยสะดวกนัก
ตัวอย่างเช่น พนักงาน A ต้องการจะลาออก จึงได้แชร์ไฟล์ทั้งหมดที่ตนมีให้บริษัท ซึ่งพนักงานคนอื่น ๆ จะสามารถเข้าถึงได้ตามสิทธิ์ที่พนักงาน A ได้กำหนดให้เท่านั้น ทำให้เวลาที่พนักงานคนอื่นจะเข้าใช้งานไฟล์ใดก็ตามก็จะต้องยื่นขอ Permission จากพนักงาน A ก่อน ซึ่งอาจทำให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ เกิดความล่าช้าได้ และหากพนักงาน A ได้ลบไฟล์บางอย่างออกไป พนักงานที่เหลือก็จะไม่สามารถใช้งานไฟล์นั้นได้เลย…
ซึ่งหากจะถามว่าใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานผิดไหม ?
บอกเลยว่าไม่ผิด เพราะคุณสามารถเลือกวิธีการทำงานในรูปแบบต่าง ๆ ตามที่คุณสะดวกได้เลย แต่ว่าหากคุณเลือกที่จะทำงานด้วยอีเมลส่วนตัวของพนักงาน คุณก็ควรทำความเข้าใจข้อจำกัดในการใช้อีเมลส่วนตัวให้ถี่ถ้วน เพราะไม่ใช่แค่เพียง 3 เหตุผลด้านบนที่เราได้ยกมาเท่านั้น ยังมีเรื่องของความปลอดภัย เรื่องพื้นที่เก็บความจำ เรื่องฟังก์ชันการใช้งาน และอื่น ๆ อีกมากมาย
และหากคุณกำลังใช้งาน Gmail แบบฟรีอยู่ ต้องการจะศึกษาเพิ่มเติมว่าการใช้งานแบบฟรีและแบบบริษัทมีความแตกต่างกันอย่างไร คลิกที่นี่ได้เลย >> ไขข้อข้องใจ Google Workspace VS Gmail ฟรี แตกต่างกันอย่างไร ?
ใช้บริการระบบอีเมลบริษัทกับ Google Workspace ถือว่าเป็นทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ เพราะแพ็กเกจเริ่มต้นแค่ 113.50 บาทต่อบัญชีต่อเดือนเท่านั้น ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้บริการขั้นต่ำ บริษัทขนาดเล็ก 1-5 บัญชีก็สามารถสมัครได้แล้ว
ติดต่อเพื่อรับปรึกษาฟรีได้ที่ Facebook: Demeter ICT, Line:@dmit, โทร. 02-030-0066
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
