3 วิธี จัดการไฟล์ใน Google Drive ให้หาเจอง่าย ทำตามได้ไม่ยุ่งยาก

ในเรื่องของข้อมูลมีความจำเป็นอย่างมาก ๆ ต่อการใช้งานในเเต่ละองค์กร ซึ่งกรณีนี้ขอยกตัวอย่างการใช้พื้นที่การใช้งานบน Google Drive ซึ่งข้อมูลของเเต่ละองค์กรประกอบไปด้วยไฟล์เอกสาร โฟลเดอร์ ที่อาจจะเป็นข้อมูลที่มีมูลค่ามหาศาลต่อองค์กรของท่าน รวมไปถึงอาจจะเป็นข้อมูลทางการเงินที่จะต้องมีการรักษาความลับต่อองค์กรหรือข้อมูลของลูกค้าที่ห้ามสูญหายและห้ามเปิดเผย 

สำหรับวันนี้เราจะพาทุกคนมารู้จักกับ 3 วิธีจัดการพื้นที่บนผลิตภัณฑ์ Google Drive ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อปริมาณข้อมูลที่พนักงานในองค์กรมีการใช้งานจริง เพื่อเป็นการรอรับมือกับการอัปเดตในเรื่องของการคิดพื้นที่ของการใช้งาน Google Drive ที่จะมีการคิดพื้นที่เพิ่มขึ้นมาในอนาคต ซึ่ง 3 วิธีจัดการพื้นที่บนผลิตภัณฑ์ Google Drive สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนด้านล่างกันได้เลย

วิธีการที่ 1 วิธีการสร้าง Shared drives เพื่อจัดการข้อมูลใน Folder

  1. เปิด Google Drive หรือพิมพ์
    URL: https://drive.google.com
  2. ให้คลิกที่รายการ Shared drives ทางด้านซ้าย
  3. คลิก NEW ที่ด้านบน
  4. ป้อนชื่อแล้วคลิก CREATE เพื่อสร้าง Shared drives

หมายเหตุ: หลังจากที่ได้มีการสร้าง Shared drive เรียบร้อยเเล้วหากต้องการเพิ่มสมาชิกเเละการตั้งค่าระดับการเข้าถึง

วิธีสร้างโฟลเดอร์

หลังจากที่เราได้มีการสร้าง Shared drives เเละได้มีการเพิ่มสมาชิกเรียบร้อยเเล้ว ลำดับถัดไปจะเป็นการเเสดงขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์ เพื่อที่สามารถจัดการประเภท หมวดหมู่ ในเเต่ละหมวดงานที่เกี่ยวข้องมาจัดเเสดงในโฟลเดอร์เดียวกัน โดยขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์สามารถดำเนินการได้จากขั้นตอนด้านล่าง

  1. ที่ด้านซ้าย ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์หรือโฟลเดอร์ที่มีอยู่ 
  2. คลิก NEW > Folder เพื่อสร้างโฟร์เดอร์
  3. ป้อนชื่อโฟลเดอร์แล้วคลิก CREATE 

วิธีการที่ 2 วิธีการสร้างใส่ Description เพื่อดู Activity เพื่อการค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้น

หลังจากที่ได้สร้างโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารไว้ในไดรฟ์เเล้ว ลำดับถัดไปจะอธิบายการดูรายละเอียดเเละกิจกรรมที่เปลี่ยนแปลงในรายการไฟล์ที่ถูกสร้างหรืออัปโหลดไปยังไดรฟ์ โดยวิธีการดูกิจกรรมของไดรฟ์และรายละเอียดไฟล์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกข้อมูลทีในแท็บรายละเอียด โดย

1. ให้คลิก View Details รายละเอียดเพื่อดูข้อมูลและการเปลี่ยนแปลง เช่น

  • ประเภทไฟล์และเจ้าของ
  • ขนาดโฟลเดอร์และจำนวนรายการ
  • บุคคลที่แก้ไข สร้าง หรือเปิดรายการครั้งล่าสุด

2. คลิกแก้ไข เพื่อเพิ่มรายละเอียดของรายการ

หมายเหตุ: กรณีนี้ขอยกตัวอย่างไฟล์ .pdf เเละเพิ่มรายละเอียดของไฟล์ว่า Google Teams หากต้องการค้นหาข้อมูลไฟล์ในอนาคตสามารถค้นหาชื่อจาก Google Teams ได้เลย ซึ่งการค้นหานี้สามารถค้นได้ทุกคนที่ได้สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ดังกล่าว โดยวิธีการคือไปที่

เเล้วค้นหาพิมพ์คำหรือวลีลงในช่องค้นหาที่ต้องการ

วิธีการที่ 3 การสร้างพื้นที่ทำงานในรูปเเบบ Workspaces เพื่อเข้าถึงไฟล์อย่างรวดเร็ว

 หากคุณต้องการเก็บไฟล์สำคัญหรือเข้าถึงไฟล์ที่ใช้งานบ่อยๆ วันนี้เราจะไาคุณไปเพิ่มไฟล์งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดย้ายไปยังพื้นที่ทำงานหรือ Workspaces ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานที่เราสร้างขึ้นเอง โดยวิธีการเพิ่มไฟล์ลงในพื้นที่ทำงานไม่ได้เป็นการนำไฟล์ดังกล่าวออกจากตำเเหน่งเดิมหรือเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ แต่จะเป็นการนำไฟล์ไปไว้ในพื้นที่จำลองเพื่อให้คุณค้นหาได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น 

วิธีสร้างพื้นที่ทำงาน

  1. คลิกที่ลำดับความสำคัญหรือ Priority ของไดรฟ์
  2. คลิกสร้าง > Create > ตั้งชื่อพื้นที่ทำงาน 
  3. Add files เลือกไฟล์ตามที่ต้องการ 
  4. คลิกเสร็จสิ้น

ท่านสามารถอ่านรายละเอียดวิธีจัดการไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกจากพื้นที่เก็บข้อมูลได้ที่บทความนี้

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เพื่อให้ท่านสามารถเตรียมตัวพร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ