คุณเหนื่อยไหมที่ต้องคอยตามงานอยู่บ่อย ๆ ? อยากรู้เมื่อไรก็ต้องแช็ตหรือส่งอีเมลไป ต้องคอยถาม คอยตาม คอยเช็ก เรื่องพวกนี้หลายคนอาจจะมองว่าไม่ได้มีผลอะไรในการทำงานมากนัก แต่จริง ๆ แล้วการที่ต้องคอยตามความคืบหน้าของแต่ละโปรเจกต์หรือของแต่ละคนนั้นทำให้คุณต้องเสียเวลาในการทำงานอื่นไปด้วย มิหนำซ้ำยังทำให้คุณต้องทำงานซ้ำไปซ้ำมา คุยแล้วคุยอีก วนไปอยู่แบบนี้เรื่อย ๆ นั่นเอง
แต่รู้หรือไม่ว่า Google Docs ก็มีฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถ Track งานได้ง่าย ๆ ด้วยฟังก์ชัน Building blocks ซึ่งเป็นตาราง Track งานแบบอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องสร้างเอง เมื่อไรก็ตามที่คุณต้องการดู Status ของงาน ก็เพียงแค่เข้ามาในไฟล์นี้ได้เลย
ไปดูกันว่า Building blocks จะช่วยคุณเช็ก Status ได้อย่างไรบ้าง?
ก่อนอื่นเลยถ้าคุณยังไม่รู้ว่าฟังก์ชันนี้อยู่ตรงไหนให้กดไปที่ Insert (แทรก) เลือก Building Blocks จากนั้นจะมีเมนูให้เลือกดังนี้ Meeting note, Email draft, Product roadmap, Review tracker, Project assets, และ Launch content tracker ซึ่งวันนี้เราจะโฟกัสกันที่ 4 ตัวหลังเพราะเป็นฟังก์ชันสำหรับการ Track โปรเจกต์โดยตรง
Product roadmap
Product roadmap จะมีหน้าตาแบบที่คุณเห็นด้านบน เริ่มต้นจาก Project, Status, Related files, และ Notes ซึ่งตารางนี้ Google Docs จะสร้างให้คุณโดยอัตโนมัติ โดยคุณสามารถเลือกสถานะของโปรเจกต์ แนบไฟล์งานได้ หรือแม้กระทั่งหากคุณต้องการจะเพิ่มผู้ที่รับผิดชอบโปรเจกต์นั้น ๆ ก็สามารถทำได้เช่นกัน
เหมาะสำหรับการเช็ก Status ตามความคืบหน้าโปรเจกต์แบบทั่วไป
Review tracker
ต่อมาที่ Review tracker หลายคนอาจจะสับสนอยู่เล็กน้อยว่ามันต่างจาก Product roadmap อย่างไร? ความแตกต่างก็คือ Product roadmap จะเป็นเครื่องมือสำหรับหัวหน้าที่ต้องการเช็กสถานะการทำงานของคนในทีม แต่ Review trackers จะเหมาะสำหรับคนในทีมที่ต้องการเข้ามาเช็กว่าหัวหน้าได้ตรวจเช็กงานของตัวเองแล้วหรือยัง เพื่อที่จะได้ดำเนินงานต่อนั่นเอง
Product assets
ฟังก์ชันนี้จะเน้นไปที่ตัวของสินค้า (หรือจะใช้กับ Content ก็ได้) เหมาะสำหรับคนที่ต้องการโฟกัสที่ สินค้าเป็นราย Sku มี Description ที่สามารถใส่รายละเอียดของสินค้า ข้อมูล หรือ Content ที่ต้องการจะโพสได้ ตัวอย่างเช่น คุณแนบไฟล์ Art work ไว้ที่ช่อง File ใส่ข้อความที่คุณต้องการโพสไว้ที่ Description แบบนี้ก็ทำได้เช่นกัน จากนั้นก็รอให้หัวหน้ามาตรวจได้เลย
Launch content trackers
ในส่วนของ Launch content trackers นั้นเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณวางแผนตารางเวลาในการโพส Content หรือ โพสสินค้า โดยจะแบ่งออกเป็น
- Type ประเภทของสินค้า
- Description คำบรรยายหรือคำอธิบายสินค้า
- Publish date วันที่คุณต้องการที่จะเผยแพร่ Content สู่สาธารณะ
- Published สถานะว่าคุณโพส Content ไปแล้วหรือยัง
- Outlet ช่องทางที่คุณต้องการจะโพส Content หรือสินค้า เช่น Facebook
- Link to content ลิงก์ที่เชื่อมไปยังเอกสารหรือไฟล์งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
จะเห็นได้ว่าฟังก์ชันเหล่านี้จะสามารถช่วยคุณให้ประหยัดเวลาการทำงานได้เยอะขึ้นมาก ๆ ไม่ว่าจะโปรเจกต์หรืองานสำคัญใด ๆ คุณก็สามารถสร้างตารางเช็ก Status ได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถปรับเปลี่ยนตารางให้เป็นสไตล์ที่คุณต้องการ เปลี่ยนภาษา เปลี่ยนสี จัดเลย์เอาต์หรือเพิ่มคอลัมน์ ก็สามารถทำได้เลยง่าย ๆ เพียงแค่ Insert > Building blocks แค่นี้ Google Docs ก็สามารถเป็นได้มากกว่าหน้ากระดาษธรรมดาแล้ว!
ติดตาม Line: @dmit เพื่อรับข่าวสารดี ๆ เช่นนี้ หรือ โทร 02-030-0066 เพื่อสอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Google Workspace by Demeter ICT – Google Cloud Premier Partner
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
