ธุรกิจขนาดเล็ก (SMB) ไม่จำเป็นต้องมีการทำงานที่เป็นระบบมากก็ได้ ทำเท่าที่ทำได้ก็พอ ความคิดนี้อาจไม่ถูกต้องซะทีเดียว เพราะหากวางแผนการใหญ่ การทำให้ลูกค้าพอใจด้วยระบบการทำงานที่ง่ายทั้งต่อลูกค้าและองค์กรเองนั้นก็สำคัญนะ
มาเช็กกันหน่อยว่าขณะนี้คุณกำลังทำงานแบบนี้อยู่หรือไม่ ?
- ส่งอีเมลสำหรับข้อความที่เป็นทางการหรือต้องการหลักฐานยืนยันเท่านั้น
- นัดประชุมหรือนัดพบลูกค้าด้วยโทรศัพท์
- ใช้หลายแอปพลิเคชันหรือแพลตฟอร์มในการติดต่อประสานงาน
จาก Checklist นี้จะเห็นว่าคุณต้องใช้ถึง 3 ช่องทางในการดำเนินงาน 1 งาน ซึ่งอาจทำให้ลูกค้าเกิดความสับสนได้ ดังนั้นเราจึงอยากแนะนำให้ธุรกิจ SMB หันมาใช้การสื่อสารจากช่องทางเดียวกันด้วยฟังก์ชันจาก Google Workspace เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณมีการทำงานที่ง่ายมากขึ้น สามารถติดต่อลูกค้าได้ครอบคลุมด้วยแพลตฟอร์มเดียว ฟังก์ชันที่ว่านี้ มีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย !
3 ฟังก์ชันจาก Google Workspace แนะนำสำหรับธุรกิจ SMB
1. นัดหมายด้วย Appointment Schedule จาก Google Calendar
ก่อนหน้านี้ฟังก์ชัน Appointment Schedule นั้นมีไว้สำหรับผู้ใช้บริการ Google Workspace Individual เท่านั้น แต่ตอนนี้ไม่ว่าจะเป็นบัญชีฟรีหรือใช้บริการแพ็กเกจสำหรับองค์กรก็สามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้แล้ว โดยคุณสามารถสร้างหน้าเพจสำหรับการนัดหมายได้ โดยไปที่ Google Calendar
- คลิกวันที่ใดก็ได้ เลือก Appointment Schedule
- กด Set up the schedule
- จากนั้นก็ตั้งค่าต่าง ๆ ได้เลย เช่น ชื่อหน้า booking เวลาที่เปิดให้นัดหมาย เวลาต่อรอบนัดหมาย และอื่น
โดยคุณสามารถแชร์หน้า Booking ให้กับลูกค้าของคุณได้ 2 ช่องทาง คือ
- Google Calendar: ลูกค้าสามารถเปิดปฏิทินของคุณแล้วเลือกเวลาที่ต้องการนัดหมายได้เลย
- Gmail: คุณสามารถส่งลิงก์ให้ลูกค้าจองตารางนัดหมายได้โดยไปที่ Appointment Schedule กดปุ่ม Share
สำหรับฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น การสร้างหน้าการนัดหมายแบบไม่จำกัด การส่งแจ้งเตือนการนัดหมายแบบอัตโนมัติ การเช็กดูตารางว่างจากปฏิทินหลายฉบับ หรือการตรวจสอบตัวตนของผู้นัดหมาย เป็นต้น คุณสามารถเลือกดูแพ็กเกจของ Google Workspace ได้ที่นี่ หรือติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อปรึกษาเพิ่มเติมได้ที่เบอร์ 02-030-0066 & Facebook: Demeter ICT
2. ส่งอีเมลด้วยรายชื่อจาก Google Sheets
หากคุณมีรายชื่อของลูกค้าอยู่ใน Google Sheets อยู่แล้ว จากเดิมที่คุณต้องสร้าง Group ใน Gmail ขึ้นมา จากนี้ไปคุณจะสามารถนำเข้ารายชื่อลูกค้าจาก Google Sheets ได้เลยทันที และสามารถส่งได้สูงสุดถึง 1,500 รายชื่อเลย !
วิธีการเลือก Recipients จาก Google Sheets
1. ไปที่ไอคอน + ด้านขวามือใกล้ ๆ กับ CC และ BCC
2. กด Import from Sheets จากนั้นก็เลือกไฟล์ได้เลย
ซึ่งวิธีนี้คุณจะสามารถต่อยอดไปยังการใช้งาน Toggle Muti-Send Mode ได้ ฟังก์ชันนี้ คืออะไร คลิกเพื่อดูได้เลย
หมายเหตุ: ฟังก์ชันนี้จะถูกทยอยปล่อยออกมาภายในปี 2023 นี้สำหรับผู้ที่ใช้บริการ Google Workspace Individual, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus customers และ Nonprofits
3. ใช้ Email Layout สำหรับการส่งข่าวสาร
หากคุณต้องการส่งข่าวสารไปยังลูกค้า เช่น การประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์ใหม่ บริการใหม่ หรือโปรโมชันต่าง ๆ คุณก็สามารถสร้างใน Gmail ได้เลย ไม่ต้องซื้อโปรแกรมอื่นหรือใช้แพลตฟอร์มอื่นในการสร้าง ซึ่งถือว่าสะดวกและประหยัดงบประมาณของธุรกิจ SMB ได้อย่างมาก เพราะคุณจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากมายกับการซื้อหลายโปรแกรม เพียงแค่คุณมี Google Workspace คุณก็สามารถใช้งานฟังก์ชันเหล่านี้ได้ครบจบในที่เดียว คุ้มค่าสำหรับธุรกิจ SMB
วิธีการสร้าง Email Layout
1. กด Compose หน้า Gmail
2. ไปยังแท็บเมนูด้านล่างสุด เลือก Select Layout
3. เลือก Templates ที่คุณต้องการ แล้วกด Insert (หากต้องการเปลี่ยนสีของธีม ฟอนต์ โลโก้ และอื่น ๆ กด Default Styling ก่อนกด Insert)
4. จากนั้นก็เปลี่ยนเนื้อหาที่คุณต้องการจะสื่อสารกับลูกค้าลง Templates นี้ได้เลย
เป็นอย่างไรกันบ้าง ? คุณชอบฟังก์ชันเหล่านี้กันหรือไม่ ?
Demeter ICT คาดหวังว่าบทความนี้จะสามารถช่วยธุรกิจกลุ่ม SMB ที่ใช้งาน Gmail หรือ Google Workspace อยู่ ให้สามารถนำฟังก์ชันเหล่านี้ไปต่อยอดและพัฒนาการทำงานของธุรกิจได้มากขึ้น
การใส่ใจผู้ใช้บริการถือเป็นบริการอันดับหนึ่งของเรา เรื่องการแนะนำการใช้งาน เทคนิคดี ๆ เกี่ยวกับการใช้งาน ฟังก์ชันไหนใหม่และน่าใช้ ไว้ใจ Demeter ICT ได้เลย – ผู้ให้บริการ Google Workspace ที่ธุรกิจ SMB หลายแห่งเลือกใช้
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
