Category: Google Workspace Updates TH

ในปัจจุบันภาคองค์กรและภาคธุรกิจมีการปรับรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Work from Home สูงขึ้นเรื่อย ๆ การเลือกใช้เครื่องมือในการทำงานให้มีความสอดคล้องและสามารถรองรับการทำงานจากที่บ้านได้นั้นจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง และแอปพลิเคชันของ Google Workspace ก็เป็นแอปพลิเคชันที่กลายเป็นที่นิยมเป็นอย่างมากในช่วงนี้ เนื่องจากมีความโดดเด่นในเรื่องของการทำงานร่วมกันภายในองค์กรแบบเรียลไทม์ แม้พนักงานไม่ได้ทำงานอยู่ที่เดียวกัน หรืออยู่ที่ออฟฟิศก็สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นด้วยแอปพลิเคชันต่าง ๆ ของ Google Workspace ดังนี้ 1. Gmail ที่มีความพิเศษเเละโดดเด่นแตกต่างจาก Gmail ธรรมดาในเรื่องของการเสริมสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทของคุณ เนื่องจากบริการ Gmail ของ Google Wrokspace สามารถกำหนดชื่อโดเมนอีเมลเป็นชื่อบริษัทของคุณได้ เช่น you@yourcompany.com และยังสามารถสร้างรายชื่ออีเมลแบบกลุ่มได้อีกด้วย เช่น sales@yourcompany.com 2. Google Calendar ไม่ได้เป็นเเค่ปฎิทินออนไลน์ธรรมดา ๆ เท่านั้น เเต่มีความโดดเด่นเเละพิเศษเปรียบเสมือนกับว่าคุณมีเลขา ฯ ส่วนตัวเลยทีเดียว โดยการใช้งานสามารถตั้งค่าและกำหนดรายละเอียดการประชุมหรือนัดหมายได้ อีกทั้งยังมีการตั้งเวลาแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้คุณพลาดนัดหมายสำคัญ ๆ และง่ายต่อการใช้งาน สามารถสร้างนัดหมายได้ตามต้องการอย่างรวดเร็ว 3. Google Sheets ช่วยในการทำงานของเอกสารรูปแบบสเปรดชีต มีความโดดเด่นในการทำงานร่วมกันและการแชร์ข้อมูลใน Sheets สามารถเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับแผนงาน เห็นการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลแบบเรียลไทม์ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดอัตโนมัติ ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น 4. Google Site เป็นเครื่องมือสร้างเว็บไซต์สำหรับองค์กรโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม ใช้งานง่าย รองรับได้กับหน้าจอทุกขนาด 5. Google Meet ตัวแอปพลิเคชันประชุมทางวิดีโอสำหรับองค์กร (Video Conference) มีความพิเศษซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานเป็นทีม เชื่อมต่อกับทีมของคุณได้จากทุกที่ สามารถเข้าร่วมประชุมทางวิดีโอได้โดยตรงจาก Calendar, Gmail หรือคำเชิญทางอีเมล ซึ่งง่ายต่อการใช้งาน และรองรับกับทุกอุปกรณ์ 6. Google Drive ช่วยในการจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ขององค์กรอย่างปลอดภัยได้จากที่เดียว สามารถเปิดดูไฟล์ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกแพล็ตฟอร์ม 7. Google Slides ตัวช่วยในการสร้างไฟล์นำเสนอในรูปแบบสไลด์ ซึ่งสามารถสร้างและแก้ไขงานนำเสนอร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังสามารถแสดงความคิดเห็น และแชทสนทนากับเพื่อนร่วมงานได้ในไฟล์นั้นเลย ช่วยให้การทำงานนำเสนอกับเพื่อนร่วมทีมเป็นไปอย่างง่ายดายและมีคุณภาพ นอกจากนี้ยังสามารถจัดการสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ว่าใครสามารถแก้ไข ดู หรือเพิ่มความคิดเห็นได้บ้างอีกด้วย...

สถานการณ์ในปัจจุบันตามมาตรการที่ออกมาของรัฐบาลน่าจะทำให้หลายองค์กรต้อง WFH  กันไปยาว ๆ ถึงแม้จะต้องทำงานอยู่บ้าน การมีเครื่องมือที่ดีและตอบสนองการทำงานร่วมกันในช่วงเวลานี้ ก็คงหนีไม่พ้น “Google Workspace เครื่องมือเพื่อการทำงานร่วมกัน ที่เหมาะที่สุดในช่วง WFH” ชุดเครื่องมือการทำงานที่ครบครัน ครบทุกเครื่องมือการทำงานไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทั้งภายในและนอกองค์กร Gmail, Google Chat, Google Meet การทำงานบนเอกสารและแชร์ร่วมกัน Docs, Sheets, Slides การเก็บไฟล์บนคลาวด์ Google Drive และความปลอดภัยขององค์กร ข้อมูลไม่สูญหายแน่นอนอย่าง Google Vault ทั้งหมดนี้รวมอยู่ใน Google Workspace ทั้งหมด ที่ทุกอย่างสามารถแชร์ร่วมกันได้ เข้าถึงได้ เพียงแค่มีเบราว์เซอร์และอินเทอร์เน็ต อีกทั้งยังมีฟีเจอร์อัปเดตเรื่อย ๆ เพื่อให้องค์กรนั้นทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะสถานการณ์ไหนก็ตาม นัดหรือเข้าประชุมออนไลน์ได้ทุกช่องทาง Google Meet ออกแบบมาเพื่อการทำงานอย่างแท้จริง สามารถนัดหรือเข้าร่วมประชุมออนไลน์ได้ทุกช่องทางไม่ว่าจะเป็นทาง Gmail หรือ Google Calendar วิธีการนัดประชุมนั้นง่ายมาก ๆ เพียงแค่เลือกวันเวลา และกรอกอีเมลเพื่อนร่วมงาน เพียงเท่านี้ทุกคนก็ได้รับคำเชิญทางอีเมลและสามารถเข้าร่วมประชุมได้ผ่านทาง Gmail และ Google Calendar เช่นกัน อีกทั้งในแอปพลิเคชันบนมือถือ แค่โหลดแอปฯ Gmail แอปฯเดียวก็เข้าได้ทั้งอีเมล ห้องแชท และ Google Meet สะดวกต่อการทำงานสุด ๆ มอบหมายและติดตามงานได้ แม้จะต้องทำงานคนละที่ แต่การติดตามงานนั้นก็สำคัญไม่แพ้กัน จะรู้ได้ไงว่าคนในทีมได้รับมอบหมายงานอะไรบ้าง และทำได้ตรงตามแผนหรือไม่ Google Sheets สามารถสร้างสเปรดชีตการทำงานร่วมกันและแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ สามารถเพิ่มช่อง Checkbox แก้ไขรายละเอียด หรือแสดงความคิดเห็น และเห็นการทำงานไปพร้อม ๆ กันได้แบบเรียลไทม์  สามารถติดตามและวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยที่ทุกคนเห็นไฟล์เดียวกันแม้อยู่กันคนละที่ หรือจะเป็นการเช็คชื่อออนไลน์ ที่ทาง Demeter ICT ได้จัดทำคลิปขึ้นมาเพื่อสอนการประยุกต์การใช้งานเครื่องมือใน Google Workspace ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อองค์กร คลิกเพื่อดู ล็อคดาวน์ต่อไป แต่งานไม่ล็อคแน่นอน ปลดล็อคการเดินทางเข้าออฟฟิศ เพราะไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานได้...

วันนี้เรามี 2 วิธี การจัดการอีเมลขยะ สำหรับผู้ใช้งาน Gmail ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากผู้ใช้งานได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาหลอกลวงเอาข้อมูลส่วนบุคคล เช่น รหัสผ่านหรือหมายเลขบัตรเครดิต อีกทั้งยืนยันไม่ได้ว่าอีเมลฉนับนี้ใครเป็นผู้ส่งมา หรือได้รับอีเมลที่มีลักษณะคล้ายกับของจริงมากจนเกือบแยกไม่ออก ผู้ใช้งานสามารถทำเครื่องหมายได้ว่า อีเมลฉบับนี้เป็นจดหมายขยะได้ นอกจากนี้ Gmail ยังสามารถระบุจดหมายขยะและอีเมลอื่น ๆ ที่มีแนวโน้มว่าจะไม่ปลอดภัยส่งไปยังกล่องจดหมายขยะได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งมีวิธีการจัดการดังนี้ 1 . ทำเครื่องหมายว่าอีเมลเป็นจดหมายขยะ จริง ๆ แล้ว เมื่อผู้ใช้งานได้รับจดหมายขยะมากขึ้น Gmail จะสามารถแจ้งเตือนได้อัตโนมัติว่าอีเมลฉบับนี้เป็นจดหมายขยะ เนื่องจากเกิดการเรียนรู้จากอีเมลฉบับก่อนหน้าที่มีเนื้อหาคล้ายกัน แต่ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถคลิกรายงานจดหมายขยะได้เอง ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ เปิด Gmail  เลือกอีเมลที่มีแนวโน้มจะเป็นจดหมายขยะอย่างน้อย 1 รายการ เลือกคลิกเพิ่มเติม คลิกรายงานจดหมายขยะ เคล็ดลับ: เมื่อผู้ใช้งานคลิกรายงานจดหมายขยะ  หรือย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์จดหมายขยะ ทาง Google จะได้รับสำเนาอีเมลและจะวิเคราะห์อีเมลดังกล่าว เพื่อปกป้องผู้ใช้จากจดหมายขยะและการละเมิดการใช้งาน 2. กรองอีเมลขยะ ให้มีการลบอีเมลอัตโนมัติ ผู้ใช้งาน Gmail สามารถจัดการอีเมลที่เข้ามาใหม่ได้ว่าเป็นจดหมายขยะโดยใช้ตัวกรองของ Gmail เพื่อเป็นการรายงานว่าเป็นจดหมายขยะ ซึ่งจะกรองให้ลบอีเมลฉบับดังกล่าวอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่าง ดังต่อไปนี้ เปิด Gmail คลิกเพิ่มเติม คลิกกรองข้อความคล้ายแบบนี้ เพื่อเเสดงอีเมลทั้งหมดเลือกค้นหา  ●  การค้นหาจะเเสดงอีเมลที่มีเนื้อหาเดียวกันจากผู้ส่งรายเดียวกันนำมาเเสดงทั้งหม คลิกลูกศรลง  ▾ คลิกสร้างตัวกรอง 7. เลือกลบทิ้ง  8. เลือกใช้ตัวกรองกับการสนทนา ทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไขด้วย 9. คลิกสร้างตัวกรอง หมายเหตุ: ข้อความที่อยู่ในจดหมายขยะเเละข้อความที่อยู่ในถังขยะจะถูกระบบลบทิ้งโดยอัตโนมัติหากเกิน 30 วัน  Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace 02 030 0066...

หากอินเทอร์เน็ตใช้งานไม่ได้ในบางครั้ง การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ใน Google Drive อย่าง Docs, Sheets, Slides จะยังสามารถเข้าถึงเเละทำงานได้อย่างต่อเนื่องหาก Google Drive ได้มีการตั้งค่าให้เปิดเข้าถึงไฟล์ในลักษณะออฟไลน์ เพื่อให้สามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้ตลอดเวลา ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทั้งเบราว์เซอร์   เดสก์ท็อป รวมถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ และวิธีการตั้งค่านั้นก็ง่ายนิดเดียว ดังนี้ ก่อนที่จะเริ่มเปิดการเข้าถึงไฟล์แบบออฟไลน์ เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ใช้เบราว์เซอร์ Google Chrome  ไม่ใช้การท่องเว็บแบบส่วนตัว (Incognito Window) ติดตั้งและเปิดส่วนขยายของ Google Chrome เอกสารแบบออฟไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ว่างเพียงพอในอุปกรณ์ที่จะบันทึกไฟล์ เมื่อครบคุณสมบัติตามข้อข้างบน เราไปดูวิธีการตั้งค่ากันเลย  การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนเบราว์เซอร์ เปิด drive.google.com ให้คลิกไอคอนการตั้งค่า > ตั้งค่า 3. ในเมนู ออฟไลน์ > ให้เลือกเปิด  “สร้างเปิดและแก้ไขไฟล์ เอกสาร ชีตและสไลด์ล่าสุดในอุปกรณ์นี้ขณะออฟไลน์” 4. คลิกเสร็จสิ้น 5. คลิกขวาที่ไฟล์ > เปิดใช้งานแบบออฟไลน์ได้ การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนเดสก์ท็อป เปิด Drive File Stream        คลิกเปิด Google Drive เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการเข้าถึงแบบออฟไลน์ คลิกขวา > Drive File Stream  คลิกพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ การเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์แบบออฟไลน์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ในอุปกรณ์ Android หรือ Apple iOS  ให้เปิดแอป Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ แตะเมนู > การตั้งค่า เปิดทำให้ไฟล์ล่าสุดพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจและราคา Google Workspace...

Google Drive เป็นพื้นที่บน Cloud ที่เราเก็บข้อมูลไว้อย่างหลากหลายไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอ ซึ่งเมื่อเราเก็บในปริมาณที่มากขึ้น การหาไฟล์ก็อาจจะเป็นเรื่องยากที่ตามมา วันนี้เรามีวิธีที่จะทำให้การหาไฟล์เป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้นด้วย Advanced Search นั่นเอง วิธีค้นหาไฟล์ใน Google Drive ด้วย Advanced Search เปิด Google Drive ในช่อง Search คลิกไอคอนที่อยู่ทางด้านขวา (Search Option) 3. เมื่อคลิกเข้ามา จะพบกับหน้าต่าง Advanced Search  โดยข้างในจะประกอบไปด้วย Type : ประเภทไฟล์เอกสารที่ต้องการจะค้นหา เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป  Owner : ค้นหาตามเจ้าของไฟล์ Anyone : จากทุกคน Owned by me : เจ้าของคือฉัน Not owned by me : ไฟล์ที่ฉันไม่ได้เป็นเจ้าของ Specific person : ระบุเจาะจง Location : ตำแหน่งของไฟล์  Date modified : ค้นหารายการที่ได้รับการแก้ไขก่อนหรือหลังวันที่ที่ระบุ โดยโหมด Custom  สามารถระบุช่วงวันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น  Item Name: ค้นหาจากชื่อไฟล์ ตัวอย่าง: title:Conference 2014  Has the words : ค้นหาเอกสารที่มีคําหรือวลีที่ตรงกัน Shared with: ค้นหาเอกสารซึ่งบัญชีที่ระบุมีสิทธิ์เข้าถึง รวมถึงไฟล์ที่บัญชีดังกล่าวเป็นเจ้าของ ตัวอย่าง: shared with : bob@gmail.com Followup : ค้นหาไฟล์ที่มีรายการการทํางานหรือคําแนะนําที่มอบหมายให้คุณ ตัวอย่าง:  Followup :any มีการมอบหมายหรือแนะนำใด ๆ ก็ตามในเอกสาร...